Eine Einladung schreiben – Infos, Tipps und Formulierungshilfen

Eine Einladung schreiben – Infos, Tipps und Formulierungshilfen

Bei bestimmten Anlässen gehört eine schriftliche Einladung einfach zum guten Ton. Dabei kommt es bei einer Einladung auf die Optik und die Inhalte gleichermaßen an.

Auch im Zeitalter von Telefon und Internet ist die schriftliche Einladung längst nicht aus der Mode gekommen. Das gilt jedenfalls bei Kindergeburtstagen und bei besonderen Anlässen wie runden Geburtstagen, Hochzeiten, Taufen, Geschäftseröffnungen oder wichtigen Jubiläen. Doch auch bei weniger bedeutsamen oder förmlichen Ereignissen werden wieder häufiger Einladungen geschrieben.

Denn eine richtige Einladung auf Papier ist nun einmal schöner als ein kurzer Telefonanruf oder eine schnelle Nachricht im digitalen Postfach. Und eine schriftliche Einladung bringt stärker zum Ausdruck, dass der Gastgeber seinen Gast wirklich gerne bei dem Ereignis dabeihaben möchte. Nur: Wie wird eine Einladung eigentlich geschrieben?

Worauf sollte der Gastgeber achten? Und wann sollte er seine Einladungen verteilen? Im folgenden Beitrag haben wir Infos, Tipps und Formulierungshilfen fürs Schreiben von Einladungen zusammengestellt.

 

Die Optik der Einladung

Einladungskarten gibt es in vielen verschiedenen Varianten und passend für alle Anlässe fertig zu kaufen. Mag es der Gastgeber individueller, kann er in Online-Kartenshops seine eigenen Einladungen entwerfen und drucken lassen.

Der Gastgeber kann aber auch neutrale Grußkarten nehmen oder ein Foto von sich ausdrucken, im Bastelbedarf Aufkleber mit dem Schriftzug “Einladung” besorgen und auf die Karten kleben. Bastelt der Gastgeber gerne, kann er seine Einladungskarten natürlich auch komplett selbst anfertigen. Braucht er sehr viele Einladungen, sollte er dafür aber genug Zeit einplanen.

Möchte der Gastgeber nicht so viel Geld für die Einladungskarten ausgeben, sie aber trotzdem schön und originell gestalten, kann er seinen Einladungstext auf normales Papier ausdrucken. Anschließend kann er die Blätter zu Origami-Figuren falten, zusammengerollt in Luftballons stecken oder zusammen mit Klopapierrollen Riesenbonbons basteln.

Klebt der Gastgeber das Papier mit dem Einladungstext auf festeren Tonkarton und zerschneidet er ihn anschließend, kann er seine Gäste mit einer Einladung in Puzzleform überraschen. Der Kreativität sind also kaum Grenzen gesetzt. Wichtig ist nur, dass sich der Gastgeber etwas Mühe gibt. Denn seine Einladungen sind so etwas wie die Visitenkarte seines Festes und sollen die Vorfreude der Gäste auf das große Ereignis wecken.

 

Die Inhalte der Einladung

Die schönste und originellste Einladung verfehlt ihren Zweck, wenn sie den Gästen die wesentlichen Informationen vorenthält. Denn die Gäste können nicht viel mit der Einladung anfangen, wenn sie ihr nicht entnehmen können, wer sie wozu einlädt und wann sie wo erscheinen sollen. Eine Einladung muss deshalb immer die folgenden Fragen beantworten:

  • Wer lädt ein?
  • Was ist der Anlass für die Einladung?
  • An welchem Tag wird gefeiert?
  • Um wie viel Uhr beginnt die Feier?
  • Wo findet die Feier statt?

Je nach Anlass kann der Gastgeber auch den groben Ablauf der Feier skizzieren. Damit der Gastgeber besser planen kann, sollte er seine Gäste außerdem bitten, ihm bis zu einem bestimmten Datum zu- oder abzusagen. In diesem Fall ist natürlich wichtig, die Kontaktdaten nicht zu vergessen.

Neben diesen Pflichtbestanteilen kann der Gastgeber noch ein paar weitere Inhalte in seine Einladung aufnehmen, nämlich

  • eine Wegbeschreibung, falls die Feier nicht beim Gastgeber zu Hause stattfindet oder er Gäste von außerhalb einlädt,
  • den Hinweis, welche Geschenkwünsche der Gastgeber hat,
  • die Bitte um eine bestimmte Kleidung, wenn die Feier unter einem besonderen Motto steht,
  • Infos, wenn es einen Taxi- oder Shuttleservice gibt,
  • Kontaktdaten von Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe

Die Struktur der Einladung

Grundsätzlich gibt es bei einer Einladung keine festen Regeln oder verbindlichen Vorgaben. Der Gastgeber kann seine Einladung vielmehr so gestalten, wie es ihm gefällt. Allerdings sollte der Gastgeber darauf achten, dass die Einladung dem Anlass gerecht wird. Während eine Einladung zum 30. Geburtstag also ruhig witzig oder gereimt sein kann, sollte eine Einladung zur Taufe oder zur Hochzeit eher dezent und stilvoll ausfallen. Generell hat es sich bewährt, wenn der Gastgeber seine Einladung nach folgender Struktur aufbaut:

 

Die Anrede

Im Prinzip kann der Gastgeber die Anrede komplett weglassen und direkt mit der Tür ins Haus fallen. Oder er kann eine allgemeine Formulierung wie „Liebe Verwandte und Freunde“ verwenden. Spricht der Gastgeber die jeweiligen Gäste direkt an, erhält die Einladung aber eine persönlichere Note. Und die persönliche Anrede bringt zum Ausdruck, dass es dem Gastgeber wichtig ist, mit genau diesen Gästen zu feiern. Im Unterschied dazu erweckt eine Einladung ohne Anrede mitunter den Eindruck, dass der Gastgeber jede Menge Leute eingeladen hat. So mancher Gast könnte daraus den Rückschluss ziehen, dass es nicht unbedingt darauf ankommt, ob er der Einladung folgt oder ob nicht.

 

Die Einleitung

Mit einem Satz wie „Hiermit lade ich Euch herzlich zu … ein.“ macht der Gastgeber natürlich nichts falsch. Aber ein solcher Standardsatz wirkt ziemlich einfallslos und langweilig. Viel schöner ist deshalb, wenn der Gastgeber seine Einladung mit einem netten Spruch einleitet. Je nach Anlass kann dieser Spruch eher förmlich, witzig oder auch ein bisschen frech sein. Hier ein paar Beispiele:

 

Ich müsste nicht – aber ich will meinen … Geburtstag mit Euch feiern!
Das Lotterleben hat ein Ende! Künftig wollen wir ganz offiziell als Mann und Frau durchs Leben gehen…
Endlich ist es geschafft! Nach wochenlangen Bauarbeiten sind unsere neuen Geschäftsräume fertig!
Ich werde … Und das muss gefeiert werden!
Habt Ihr am … schon was vor? Ich hoffe nicht! Denn ich möchte meinen … mit Euch feiern!

 

Eine andere Möglichkeit ist, dass der Gastgeber ein passendes Zitat, eine Redewendung, einen Vers oder eine Textzeile aus einem Lied zitiert.

 

Die eigentliche Einladung

Nach der Einleitung geht es mit der eigentlichen Einladung weiter. Hier schreibt der Gastgeber, dass er die jeweiligen Gäste herzlich einlädt oder an seinem Ehrentag bei sich haben möchte und führt anschließend die Eckdaten zur Feier auf. Das kann beispielsweise so aussehen:

 

Ich/Wir lade/n Euch herzlich ein

 

am ___ (Datum) ___ ab … Uhr

Gefeiert wird bei/in ___ (genaue Anschrift) ___.

 

Die Eckdaten kann der Gastgeber ruhig schlicht und knapp halten. So können die Gäste die wesentlichen Infos mit einem Blick erfassen.

 

Die Zusatzinfos und die Bitte um Rückmeldung

Findet das Fest unter einem bestimmten Motto statt, kann der Gastgeber auf die Kleiderordnung hinweisen, die er sich vorstellt. Das kann dann beispielsweise so aussehen:

 

Als Kind der 1970er möchte ich meinen Geburtstag unter dieses Motto stellen. Ich freue mich, wenn Ihr Euer Outfit entsprechend wählt!

 

Hat der Gastgeber besondere Aktionen geplant, kann er seine Gäste darüber informieren, damit sie sich entsprechend anziehen oder die benötigten Gegenstände mitbringen. Findet die Feier an einem Ort statt, den möglicherweise nicht alle Gäste kennen, sollte der Gastgeber eine Anfahrtsskizze beilegen. Darauf kann er auch die Parkmöglichkeiten skizzieren. Und für die Gäste, die mit öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen, sollte der Gastgeber notieren, wo sich der Bahnhof, ein Taxistand oder die nächste Bushaltestelle befinden. Eine kleine Liste mit Übernachtungsmöglichkeiten kann ebenfalls nicht schaden.

 

Der Geschenkwunsch

Die Gäste werden dem Gastgeber in aller Regel ein Geschenk mitbringen. Das gehört sich einfach so. Nun kann es aber natürlich sein, dass der Gastgeber konkrete Geschenkwünsche hat. Oder dass er am liebsten Geld möchte. Das kann er ruhig so auch in seiner Einladung schreiben. Bedenken haben, muss er nicht. Ganz im Gegenteil werden es ihm die meisten Gäste danken, wenn sie sich nicht selbst den Kopf über ein passendes Geschenk zerbrechen müssen. Formulieren kann der Gastgeber seine Wünsche beispielsweise so:

 

Falls Ihr Euch Gedanken macht, womit Ihr uns – natürlich neben Eurem Kommen – noch eine zusätzliche Freude machen könnt: Wir haben einen Hochzeitstisch bei/in …
Mich zieht es in die große weite Welt. Deshalb freue ich mich über Geschenke in Euro und US-Dollar.
Ich spare fleißig für … Wenn Ihr meine Sparpläne unterstützt, freue ich mich sehr.
Unser Hausstand ist komplett. Aber wir haben ein Haustier, das ständig Hunger hat: unser Sparschwein!

 

Die Rückmeldung

Für den Gastgeber ist wichtig, dass er die Feier richtig planen kann. Deshalb sollte er seine Gäste bitten, ihm Bescheid zu geben, ob sie kommen oder nicht. Die Frist für die Antwort sollte nicht zu kurz, aber auch nicht zu lang sein. Ist sie zu kurz, können viele Gäste womöglich noch nicht verbindlich zusagen. Ist die Frist zu lang, vergessen einige Gäste vielleicht die Rückmeldung.

Außerdem sollte der Gastgeber alle Gäste um eine Antwort bitten. Denn wenn er nur die Gäste auffordert, sich zurückzumelden, die kommen wollen, kann es passieren, dass einige Gäste schlichtweg vergessen, zuzusagen und am Ende dann doch vor der Tür stehen. Bittet er andersherum nur um Absagen, kommen einige Gäste vielleicht nicht, die er fest eingeplant hatte, weil sie vergessen hatten, abzusagen. Mit einer neutralen Formulierung fährt der Gastgeber deshalb am besten. Sie kann beispielsweise lauten:

 

Bitte sagt mir unter bis zum … Bescheid, ob ich mit Euch rechnen kann.

Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse

 

Das richtige Timing für die Einladung

Der Gastgeber sollte seine Einladungen möglicht frühzeitig verschicken. Denn nicht nur er muss planen, sondern auch seine Gäste. Je größer und wichtiger der Anlass ist, desto früher sollte der Gastgeber seine Gäste einladen. Bei einer Hochzeit beispielsweise sollten die Einladungen spätestens drei Monate vor dem großen Tag verschickt sein. Feiert der Gastgeber einen runden Geburtstag, sollten die Gäste sechs bis acht Wochen vorher Bescheid wissen. Bei einem Kindergeburtstag hingegen genügt es, wenn die kleinen Gäste zwei Wochen vorher eingeladen sind.

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