Anleitung für ein Büroleitfaden

Anleitung für ein Büroleitfaden  

In nahezu jedem Bereich, sowohl privat als auch geschäftlich, gibt es Aufgaben und Abläufe, die regelmäßig wiederkehren und nach einem bestimmten Schema erledigt werden.

Im privaten Bereich kann es sich dabei um die typischen Hausarbeiten handeln, zu denen beispielsweise das Erledigen von Einkäufen, das Ein- und Ausräumen der Spülmaschine, das Waschen der Wäsche oder das Staubsaugen gehören. 

In vielen Familien gibt es eine Art Putzplan, aus dem hervorgeht, wer wann für welche Aufgaben in welcher Form zuständig ist. Ähnlich gestaltet sich die Situation in der Industrie, im Handwerk und im Handel. Auch hier gibt es festgelegte Aufgaben und Abläufe, die anhand von Leitfäden und Checklisten durchgeführt und kontrolliert werden und damit einen reibungslosen Produktions- oder Geschäftsbetrieb sicherstellen.

In Büros hingegen gibt es solche Leitfäden, die Informationen und Anleitungen zu wiederkehrenden Aufgaben und Abläufen enthalten, häufig nicht. Dabei könnte ein allgemeiner Leitfaden die Arbeit und die Büroorganisation in vielen Fällen spürbar erleichtern.

Was sich nun aber genau hinter einem Büroleitfaden verbirgt, weshalb er sinnvoll ist und wie er erstellt werden kann, erklärt die folgende Übersicht: 

Was ist ein Büroleitfaden und warum macht er Sinn?

Bei einem Büroleitfaden handelt es sich um eine Art Bedienungsanleitung oder Handbuch für die wiederkehrenden Aufgaben und Abläufe im Büroalltag. Die meisten Büros sind so organisiert, dass jeder Mitarbeiter seinen Aufgabenbereich hat.

In seinem Bereich kennt er alle Abläufe, ist mit den einzelnen Arbeitsschritten vertraut und weiß, wann was wie zu erledigen ist. Fällt ein Mitarbeiter nun aber unerwartet oder für einen längeren Zeitraum aus, werden seine Aufgaben auf die anderen Mitarbeiter oder auf eine Vertretungskraft übertragen. Die Vertretung oder die übrigen Mitarbeiter müssen sich nun aber zuerst in den für sie neuen Aufgabenbereich einfinden und die benötigten Informationen zusammentragen, was vor allem bei komplexen Aufgaben oder Abläufen in engen Zeitfenstern mitunter gar nicht so einfach ist.

Gäbe es hingegen einen Büroleitfaden, in dem alle wesentlichen Abläufe, Arbeitsschritte und Informationen erfasst sind, wäre eine schnelle und effektive Orientierungshilfe gegeben. Der jeweilige Mitarbeiter könnte nämlich schlichtweg nachlesen, was wie zu tun ist.

Ein Büroleitfaden kann sich aber nicht nur zur Überbückung von personellen Ausfällen als äußerst hilfreich erweisen. Genauso kann der Büroleitfaden ein sehr sinnvolles Instrument sein, wenn es darum geht, neue Mitarbeiter einzuarbeiten.   

Wie kann ein Büroleitfaden erstellt werden? Eine kurze Anleitung

Ein Büroleitfaden lässt sich am besten als eine Informationssammlung beschreiben. Das bedeutet, in dem Büroleitfaden sind alle relevanten Informationen zusammengetragen, die wiederkehrende Abläufe und Tätigkeiten beschreiben. Damit der Büroleitfaden nicht zu umfangreich und zu unübersichtlich wird, muss natürlich nicht jede Aufgabe bis ins kleinste Detail beschrieben werden.

Aber insbesondere bei komplexen Abläufen und bei Aufgaben, die ein damit nicht vertrauter Mitarbeiter nur bedingt nachvollziehen und durchführen kann, sollten die einzelnen Arbeitsschritte verständlich dokumentiert sein.

Sinnvoll und hilfreich kann außerdem sein, die eigentlichen Informationen durch Formulare, Checklisten und Listen mit wichtigen Kontaktdaten und Ansprechpartnern zu ergänzen. Wie umfangreich der Büroleitfaden am Ende tatsächlich ausfällt und wie viele Leitfäden erstellt werden, hängt dabei natürlich immer vom Einzelfall ab. So kann es durchaus ausreichen, nur einen allgemeinen Büroleitfaden zu erstellen.

In größeren Unternehmen oder bei recht komplexen Aufgabenbereichen kann es aber genauso sein, dass es sinnvoller ist, einen separaten Leitfaden für jede Abteilung oder sogar nur für bestimmte Positionen zu erstellen. Ebenfalls Geschmackssache ist, ob der Büroleitfaden in digitaler Form oder als reales Handbuch angelegt wird. In digitaler Form bietet sich ein Ordner an, in dem neben dem eigentlichen Leitfaden als Text- oder PDF-Datei auch weitere Dokumente wie Formulare, Checklisten und Kontaktlisten abgelegt sind und auf den alle Mitarbeiter Zugriff haben.

Wer es klassischer mag, kann den Büroleitfaden aber selbstverständlich auch als Handbuch ausdrucken und zusammen mit den zusätzlichen Unterlagen in einem Ordner abheften.  

Worauf kommt es bei dem Büroleitfaden sonst noch an?

Im Idealfall findet ein Mitarbeitermeeting statt, bei dem festgelegt wird, welche Inhalte in den Büroleitfaden aufgenommen werden. Im nächsten Schritt wird entschieden, wer für das Erstellen welcher Inhalte zuständig ist und bis wann die Ergebnisse vorliegen sollten. Sind die Einzelinhalte fertig und überprüft, kann der Büroleitfaden fertig gestellt werden.

Der schwierigste und zweifelsohne aufwändigste Teil ist damit geschafft, die Arbeit selbst aber noch nicht abgeschlossen. Ein Büroleitfaden macht nämlich nur dann Sinn, wenn er stets auf dem aktuellen Stand ist. Das bedeutet, die enthaltenen Informationen müssen in regelmäßigen Abständen auf ihre Vollständigkeit und ihre Aktualität überprüft werden.

Im Büroalltag können immer wieder neue Aufgaben hinzukommen, bisherige Abläufe entfallen oder Systeme und Programme geändert werden. Zudem bleiben auch die Ansprechpartner, Lieferanten und Geschäftsbeziehungen nicht immer über einen langen Zeitraum gleich. Damit der Büroleitfaden effektiv genutzt werden kann, ist also wichtig, dass die benötigten Informationen tatsächlich vorhanden und nicht schon veraltet sind.

Wird der Büroleitfaden in gedruckter Form geführt, sollten sich die Mitarbeiter zudem angewöhnen, entnommene Checklisten und Formulare zeitnah wieder aufzufüllen.

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