Briefe im halbprivaten Schriftverkehr schreiben

Basiswissen: Briefe im sog. halbprivaten Schriftverkehr richtig schreiben 

Als halbprivater Schriftverkehr wird die Korrespondenz zwischen Privatpersonen und nicht-privaten Stellen wie beispielsweise Ämtern, Behörden, öffentlichen Einrichtungen und Institutionen, Banken, Versicherungen oder Unternehmen bezeichnet.

Nun kann der halbprivate Schriftverkehr aus den unterschiedlichsten Gründen erforderlich werden, etwa um einen Vertrag zu kündigen, um einen Schaden zu melden, um etwas zu reklamieren, um einen Antrag zu stellen oder um Widerspruch gegen einen Bescheid einzulegen.

In vielen Fällen sind sich Betroffene aber nicht sicher, wie sie ihr Anliegen formulieren sollen und wie solche Briefe überhaupt geschrieben werden. Aus Angst, etwas falsch zu machen, oder auch aus Unsicherheit entscheiden sich dann viele letztlich dazu, nichts zu unternehmen. Damit verzichten sie aber oft automatisch auch auf ihr gutes Recht.

Dabei ist es gar nicht so schwer, Briefe im halbprivaten Schriftverkehr richtig zu schreiben. Wie es geht und worauf es ankommt, erklärt die folgende Übersicht:  

Grundlegendes zum halbprivaten Schriftverkehr vorab

Insbesondere für Geschäftsbriefe gibt es einige Standrads, die eingehalten werden müssen. Hierzu gehört beispielsweise die DIN-Norm DIN 5008, die die Schreib- und Gestaltungsregeln festlegt. Als Privatperson muss sich jedoch niemand von solchen Standards verunsichern lassen, denn Briefe, die von einer Privatperson verfasst werden, müssen nicht zwingend normgerecht sein. Dies gilt auch dann, wenn der Brief an einen nicht-privaten Empfänger gerichtet ist.

Allerdings gibt es einige Grundregeln, die auch für den halbprivaten Schriftverkehr gelten:

1.      

Die Briefe werden grundsätzlich auf Papier im Format DIN A4 geschrieben. Dieses Format wird auch dann verwendet, wenn der Brief aus nur einem Satz besteht.

2.      

Die Briefe sollten nach Möglichkeit nicht von Hand, sondern per Computer oder Schreibmaschine und in einer klaren, gut lesbaren und nicht zu kleinen Schrift geschrieben werden.

3.      

Der Schreibstil sollte klar und verständlich sein. Umständliche Ausdrucksweisen und hochtrabende Floskeln sind heute nicht mehr üblich. Stattdessen wird in kurzen und eindeutigen Worten angegeben, worum es geht. Ein freundlicher Grundton sollte dabei aber immer eingehalten werden. 

Basiswissen und Anleitung: so sind Briefe im halbprivaten Schriftverkehr aufgebaut

Der Aufbau, also die grundlegende Struktur von Briefen im halbprivaten Schriftverkehr bleibt immer gleich, unabhängig vom Empfänger.

Dabei gliedert sich ein Brief in folgende Abschnitte:

Angaben zum Absender und zum Empfänger

Der Brief beginnt mit den Angaben zum Absender, die meist links oben platziert werden. Möglich ist aber auch, diese Angaben mittig oder rechtsbündig anzuordnen. Zu den Absenderangaben gehören der vollständige Name des Absenders, Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort sowie Telefonnummer und eventuell E-Mail-Adresse. Mit etwas Abstand folgt dann die Adresse des Empfängers.

Diese steht auf der linken Seite und umfasst den Namen der Institution oder des Unternehmens, den Namen des Ansprechpartners oder die Abteilung, Straße und Hausnummer oder Postfach sowie Postleitzahl und Ort.

  

Einleitende Informationen

Unterhalb der Empfängeradresse, nun aber auf der rechten Seite, steht das Datum, an dem der Brief verfasst wird. Für die Angabe des Datum gibt es mehrere Möglichkeiten, die alle richtig sind. So kann das Datum beispielsweise als 15.06.2011 oder als 15. Juni 2011 geschrieben werden.

Möglich ist auch die amerikanische Schreibweise in Form von 11-06-15. Nach dem Datum folgt auf der linken Seite die sogenannte Betreffzeile. Diese beinhaltet die Informationen dazu, worum es in dem Schreiben geht.

In vielen Fällen besteht die Betreffzeile dabei aus zwei Zeilen. In der ersten Zeile stehen Informationen wie die Kunden-, Mitglieds-, Rechnungs- oder Vertragsnummer, in der zweiten Zeile steht der konkrete Anlass, also beispielsweise Kündigung, Reklamation, Widerspruch oder Anfrage zu/von. Die Betreffzeile wird dabei immer fett gedruckt. 

Der eigentliche Brief

Der eigentliche Brief beginnt nun mit der Anrede. Ist der zuständige Sachbearbeiter bekannt, wird die Anrede „Sehr geehrte/r Herr/Frau …“ verwendet, ansonsten „Sehr geehrte Damen und Herren“. Nach der Anrede wird ein Komma gesetzt und das erste Wort des Briefes beginnt mit einem Kleinbuchstaben, sofern es sich nicht um eine Anrede oder ein Substantiv handelt.

Der Brieftext selbst setzt sich aus drei Teilen zusammen:

1.      

Im ersten Teil wird genannt, was der Absender konkret möchte. Dieser Teil sollte aus maximal zwei Sätzen bestehen und das Anliegen auf den Punkt bringen.

2.      

Im zweiten Teil stehen weiterführende Informationen. So kann hier beispielsweise begründet werden, weshalb ein Vertrag gekündigt, ein Schaden geltend gemacht oder der Widerspruch eingelegt wird.    

3.      

Der dritte Teil enthält Zusatzangaben, beispielsweise weil der Absender noch etwas hinzufügen möchte oder seinerseits um weiterführende Informationen bittet.  Grundsätzlich sollte der Brief aber kurz und knapp gehalten werden.

Es reicht aus, sich auf die wesentlichen Angaben zu beschränken. Sofern weitere Angaben erforderlich oder noch Fragen offen sein sollten, wird sich der zuständige Sachbearbeiter melden. Unter dem Brieftext steht dann die Grußformel „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichem Gruß“ und darunter die handschriftliche Unterschrift des Absenders.  

Anlagen

Werden dem Brief Anlagen beigelegt, wird dies unterhalb der Unterschrift vermerkt. Dabei kann hier nur das Wort Anlage/n stehen oder die Anlagen werden einzeln aufgezählt.

Sofern es sich bei den Anlagen um Belege, Rechnungen, Zeugnisse oder ähnliche Dokumente handelt, werden aber grundsätzlich immer nur Kopien verschickt. Die Originale bleiben beim Absender.

Weiterführende Vorlagen und Ratgeber zu Briefen:

 

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