Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen von Unterlagen

Die wichtigsten Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen von Unterlagen in der Übersicht 

Bis alle Rechnungen, Verträge, Geschäftsbriefe, Belege und sonstigen Unterlagen abgeheftet sind, können im Laufe eines Geschäftsjahres schnell mehrere dicke Ordner voll werden. Für den Laien ist es dabei häufig gar nicht so einfach, zu unterscheiden, welche Dokumente wichtig sind und welche Unterlagen in den Bereich der Zettelwirtschaft gehören. 

Spätestens wenn die Ablage voll ist, wird in Büros dann häufig ausgemistet, um Platz für neue Unterlagen zu schaffen. Allerdings sollte sehr genau überprüft werden, welche Dokumente aussortiert werden, denn ein lückenhaftes Archiv kann nicht nur für viel Ärger sorgen, sondern auch ganz schön teuer werden. Aber was muss wie lange und in welcher Form aufbewahrt werden?

Hier die wichtigsten Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen
von Unterlagen in der Übersicht:
 

Die Aufbewahrungsfristen im Steuer- und im Handelsrecht

Bei fast allen geschäftlichen Unterlagen müssen bestimmte Vorschriften eingehalten werden, die sich zum einen auf die Dauer und zum anderen auf die Form der Aufbewahrung beziehen. Diese Vorschriften geben unter anderem das Handelsgesetzbuch, das Steuerrecht und das Zivilrecht vor, je nach Branche und Unternehmensgröße kommen zusätzlich noch Vorgaben aus beispielsweise dem Aktien- oder dem Produkthaftungsgesetz dazu.

Die Abgabenverordnung, ein Gesetz aus dem Steuerrecht, legt die Aufbewahrungsfristen für steuerrelevante Unterlagen fest. Diese Fristen sind zum einen für diejenigen verbindlich, die die Buchführung verpflichtet oder freiwillig durchführen. Zum anderen gelten die Fristen für Gewerbetreibende, Freiberufler und Betriebe der Land- und Forstwirtschaft, die nicht im Handelsregister eingetragen sind. Für Kaufleute ergeben sich die Aufbewahrungsfristen aus dem Handelsgesetzbuch.

Dabei sind die Vorgaben aus der Abgabenverordnung und dem Handelsgesetzbuch in weiten Teilen identisch.

Demnach gelten folgende Aufbewahrungsfristen:

·         Zehn Jahre lang müssen die Buchführung, sämtliche Aufzeichnungen über Vermögensgegenstände und Schulden, Jahresabschlüsse und Lageberichte sowie die Eröffnungsbilanz samt Arbeitsanweisungen aufbewahrt werden. Daneben gibt es bestimmte Buchungsbelege und einige Zollunterlagen, für die ebenfalls die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt.

·         Sechs Jahre lang müssen Geschäftsbriefe, die Handelskorrespondenz und die sogenannten sonstigen steuerlich relevanten Unterlagen aufbewahrt werden. Zu den sonstigen steuerlich relevanten Unterlagen gehören alle die Unterlagen, die im Hinblick auf die Besteuerung eine Rolle spielen können. Die Aufbewahrungsfristen, die das Steuerrecht vorgibt, können sich allerdings verlängern.

Wurde beispielsweise eine Außenprüfung begonnen oder handelt es sich um Unterlagen, die ein Unternehmen benötigt, um einen gestellten Antrag zu begründen, dürfen die Dokumente auch dann nicht vernichtet werden, wenn die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen bereits abgelaufen sind. Hält ein Unternehmen die Fristen nicht ein und wird es dadurch erschwert, eine Kontrolle des Firmenvermögens durchzuführen, kann eine Geldstrafe und mitunter sogar eine Freiheitsstrafe verhängt werden.   

Die Aufbewahrungsfristen von Personalunterlagen

Auch im Personalbereich sammeln sich jede Menge Unterlagen an, angefangen bei Arbeitsverträgen sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen über Urlaubsanträge und Fahrtkostenabrechnungen bis hin zu Zwischenzeugnissen. Bei allen diesen Unterlagen muss unterschieden werden, ob die Dokumente für das Finanzamt oder für die Personalakte relevant sind. Unterlagen, die steuerlich relevant sind, müssen, wie oben ausgeführt, zwischen sechs und zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Daneben schreibt das Arbeitsrecht bestimmte Aufbewahrungsfristen vor, für Unterlagen im Zusammenhang mit der gesetzlichen Unfallversicherung beispielsweise gilt eine Frist von fünf Jahren. Für die Personalakte selbst schreibt der Gesetzgeber keine Fristen vor.

Besteht keine Notwendigkeit mehr, die Unterlagen aufzubewahren, etwa weil das Arbeitszeugnis bereits ausgestellt ist und ein ausgeschiedener Arbeitnehmer keine Rechtsansprüche geltend machen wird, kann das Unternehmen die Personalakte also vernichten. Nicht mehr benötigte Daten über einen Arbeitnehmer zu löschen, schreibt das Datenschutzrecht übrigens sogar vor. 

Die Vorgaben zur Form der Aufbewahrung

Neben dem Zeitraum ist auch vorgeschrieben, wie Unterlagen aufbewahrt werden müssen. So müssen Eröffnungsbilanzen sowie Jahres- und Konzernabschlüsse im Original und damit in Papierform aufgehoben werden. Bei fast allen anderen Unterlagen ist auch eine Archivierung in digitaler Form zulässig. Allerdings müssen die gespeicherten Daten während der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar gemacht werden können.

Außerdem müssen die Dokumente so gespeichert sein, dass die Daten nicht verändert werden können und sich beispielsweise bei der Datumsangabe nicht automatisch aktualisieren. Daneben müssen die digitalen Unterlagen sowohl inhaltlich als auch optisch mit den Originalen identisch sein. Eine Erleichterung gilt dabei lediglich für Rechnungen, die seit Anfang 2012 auch ohne digitale Signatur unter anderem als E-Mail-Anhang, als Web-Download oder auf einem Fax-Server archiviert werden dürfen.

Werden die Unterlagen nicht oder nicht sachgemäß aufbewahrt, werden sie als Nachweise normalerweise nicht anerkannt. Stattdessen nimmt das Finanzamt dann eine Schätzung vor und diese fällt nicht selten zum Nachteil des Unternehmens aus.Die Aufbewahrung als solches ist ebenfalls durch Vorschriften geregelt.

Diese besagen im Wesentlichen, dass die Aufbewahrung gesichert und geordnet zu erfolgen hat. Gesichert bedeutet, dass in den Archivräumen ein Schutz vor Feuer und Wasser gegeben sein muss. Zudem muss gewährleistet sein, dass Dokumente auf Papier nicht ausbleichen. Geordnet meint, dass es möglich sein muss, Unterlagen, die für eine Prüfung benötigt werden, in einer angemessenen Zeit zu finden. 

Das Vernichten der Unterlagen

Sind die Aufbewahrungsfristen abgelaufen, kann das Unternehmen die entsprechenden Unterlagen vernichten. Bei Dokumenten wie Anfragen oder Angeboten reicht es aus, sie im Reißwolf zu schreddern. Unterlagen, die persönliche und sensible Daten enthalten, sollte das Unternehmen aber besser nicht selbst vernichten, sondern damit ein professionelles Aktenvernichtungsunternehmen beauftragen.

Dadurch ist nämlich sichergestellt, dass die Unterlagen fachgerecht und gemäß den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes nach DIN 32757 entsorgt sind. Als Nachweis dafür händigt das Aktenvernichtungsunternehmen dem Auftraggeber eine schriftliche Vernichtungsbestätigung aus.

Ähnliches gilt für die Vernichtung von Daten, die auf Datenträgern wie Festplatten oder CD-ROMs gespeichert sind. Auch hier sollte sich das Unternehmen sicherheitshalber an einen Fachmann wenden.

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