Tipps und Infos zum Schreiben einer Absage

Tipps und Infos zum Schreiben einer Absage 

Es kann durchaus vorkommen, dass es notwendig wird, eine Absage zu verfassen. Dabei kann der Grund für die Absage sein, dass eine Einladung ausgesprochen wurde, die der Empfänger jedoch leider nicht annehmen kann und seine Teilnahme daher absagen muss.

Genauso ist möglich, dass die Absage im Zusammenhang mit einer Bewerbung steht und einem Bewerber nun mitgeteilt werden muss, dass er bei der Stellenbesetzung nicht berücksichtigt werden kann. 

In beiden Fällen stellt sich die Frage, wie die Absage am besten formuliert werden sollte. Im Zusammenhang mit Bewerbungen wird zwar häufig mit Standardtexten gearbeitet, was es etwas leichter macht, eine Absage zu verfassen als bei einer persönlichen Einladung. Dennoch müssen aber auch hier einige Punkte beachtet werden.

Die wichtigsten Infos und Tipps zum Schreiben einer Absage fasst die folgende Übersicht zusammen:

Eine Absage bei einer Einladung schreiben

Vor allem bei einer schriftlichen Einladung sollte auch die Absage schriftlich erfolgen, wenn der Eingeladene seine Teilnahme absagen muss. Recht hilfreich beim Schreiben der Absage ist es dabei, sich in die Rolle des Einladenden zu versetzen. Dieser organisiert ein Fest, das geplant und organisiert werden will. Die Mühe, die sich der Einladende macht, sollte auch im Rahmen der Absage honoriert werden.

Hierzu gehört, dass die Absage freundlich formuliert wird und rechtzeitig erfolgt, damit der Einladende entsprechend planen kann. Zudem sollte nach Möglichkeit der wahre Grund für die Absage genannt werden. Irgendwelche Ausreden zu erfinden, ist nicht unbedingt zu empfehlen, denn dies kann schnell nach hinten losgehen, wobei gleichzeitig natürlich auch ein wenig Fingerspitzengefühl notwendig ist.

Hat der Eingeladene beispielsweise keine Lust auf die Feier und möchte er lieber mit Freunden einen netten Abend in der Stadt verbringen, sollte er als Grund nicht angeben, dass er arbeiten muss oder verreist ist. Wird er nämlich zufällig in der Stadt gesehen, könnte dies für ihn peinlich und angenehm werden. Besser ist in diesem Fall, die Absage beispielsweise damit zu begründen, dass bereits eine andere Einladung für den Abend vorliegt.

Eine höflich und zugleich diplomatisch formulierte Absage setzt sich neben der Empfänger- und der Absenderadresse, dem Datum, der Grußformel und der Unterschrift im Wesentlichen aus folgenden vier Elementen zusammen:

1.       Dank für die Einladung.

Im Einleitungssatz sollte sich der Verfasser für die Einladung bedanken.

2.       Angabe des Grundes für die Absage.

Als nächstes sollte der Verfasser angeben, weshalb er die Einladung nicht annehmen kann. Mögliche Gründe können beispielsweise sein, dass der Verfasser arbeiten muss, zu dieser Zeit verreist ist, aus gesundheitlichen Gründen nicht kommen kann oder an diesem Datum bereits andere Verpflichtungen bestehen.

3.       Ausdruck des Bedauerns.

Nach der Begründung sollte der Verfasser kurz zum Ausdruck bringen, dass er es bedauert, nicht an dem Fest teilnehmen zu können. Gleichzeitig kann er anmerken, dass es sicherlich bald eine Gelegenheit für ein Wiedersehen geben wird.

4.       Wünsche für eine gelungene Feier.

Im Schlusssatz sollte der Verfasser dem Empfänger ein gelungenes Fest wünschen.  

Eine Absage an einen Bewerber schreiben

Schreibt ein Unternehmen eine Stelle aus, so erhält es oft hunderte von Bewerbungen und diese Bewerbungen lassen sich üblicherweise in mehrere Gruppen einteilen. So gibt es zum einen jene Bewerbungen, die schon auf den ersten Blick aussortiert werden können, beispielsweise weil sie unvollständig, voller Fehler oder unordentlich sind oder weil der Bewerber die notwendigen Qualifikationen nicht einmal ansatzweise mitbringt.

Zum anderen gibt es Bewerbungen, die zwar optisch und inhaltlich ansprechend sind, die das Unternehmen bei der näheren Auswahl aber dennoch nicht berücksichtigen kann oder möchte. Zudem gibt es Bewerbungen von solchen Kandidaten, die zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden, wobei nach dem Vorstellungsgespräch dann ein weiteres Mal aussortiert wird.

Nun ist es natürlich allein schon aus zeitlichen Gründen kaum möglich, für jeden einzelnen Bewerber eine individuelle Absage verfassen. Hinzu kommt, dass es durch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz schwierig werden kann, die Absage ehrlich zu begründen, auch wenn der Bewerber sicherlich gerne wissen möchte, weshalb er nicht in Frage kommt.

Für das Unternehmen gilt es also, eine höfliche und freundliche Absage zu verfassen, die den Bewerber nicht in seinen Rechten verletzt, gleichzeitig aber auch nicht so allgemein gehalten ist, dass sie oberflächlich wirkt und zu jeder beliebigen Bewerbung bei jedem Unternehmen und für jede Stelle passen würde.

Dabei setzt sich die Absage, ähnlich wie die Absage bei einer Einladung, neben den Standardangaben in Briefen aus folgenden Elementen zusammen:

1.       Dank für die Bewerbung.

Der Bewerber hat sich die Mühe gemacht, eine Bewerbung zusammenzustellen und einzureichen. Das Unternehmen sollte diese Mühe honorieren, indem es sich zunächst für die Bewerbungsunterlagen und das Interesse des Bewerbers an der Stelle und dem Unternehmen bedankt.

2.       Erklärung für die Absage.

Im Hauptteil sollte das Unternehmen auf diplomatische Art erklären, weshalb es die Bewerbung nicht weiter berücksichtigen kann. Dazu kann es beispielsweise angeben, dass sehr viele Bewerbungen eingegangen sind und die Auswahl schwergefallen ist.

Es kann anmerken, dass die Entscheidung für die Absage nicht als Wertung der Person und des Profils zu werten ist, sondern dass es kleine Details waren, die letztlich den Ausschlag gegeben haben. Zudem steht hier auch der Hinweis, dass die eingereichten Unterlagen zurückgesandt werden. Möglich ist aber auch, dass das Unternehmen erklärt, dass es die Unterlagen behält und eventuell bei einer späteren Stellenbesetzung berücksichtigt.

Gute Wünsche für die weitere berufliche Zukunft.

Im Schlusssatz sollte das Unternehmen dem Bewerber viel Erfolg und das notwendige Quäntchen Glück bei weiteren Bewerbungen und für die berufliche Zukunft wünschen.

Weiterführende Musterbriefe, Vorlagen und Tipps:

 

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