Tipps und Vorlage – Spendenanfrage höflich ablehnen

Tipps und Vorlage: eine Spendenanfrage höflich ablehnen 

Viele Unternehmen erhalten beinahe täglich Spendenanfragen. Natürlich kann kein Unternehmen sämtliche Projekte unterstützen und allen Bitten um etwas finanzielle Hilfe nachkommen. Auf der anderen Seite ist es aber gar nicht so einfach, eine Spendenanfrage abzulehnen, denn schließlich soll niemand in seinem ehrenwerten Engagement gebremst oder gar vor den Kopf gestoßen werden.

Es gilt also, den richtigen Ton zu treffen, um die Absage klar und unmissverständlich, aber gleichzeitig auch höflich und mit einer insgesamt positiven Grundhaltung zu formulieren.

Hier daher einige Tipps sowie ein Musterbrief, um eine Spendenanfrage höflich abzulehnen: 

Eine Spendenanfrage höflich ablehnen – Infos und Tipps 

Auch wenn ein Unternehmen unmöglich allen Bitten um Unterstützung nachkommen kann, ist bei einer Absage auf eine Spendenanfrage etwas Fingerspitzengefühl erforderlich. Engagement ist selbstverständlich sehr ehrenwert, aber um ein Projekt tatsächlich auch realisieren zu können, ist in aller Regel finanzielle oder materielle Unterstützung unerlässlich.

Umso bitterer ist es für den Schreiber dann natürlich, wenn er eine Absage erhält. Wichtig ist daher, dass das Schreiben zwar einerseits eindeutig Stellung bezieht, aber andererseits nicht kränkt und demotiviert. Hinzu kommt, dass das Schreiben immer auch ein Stück weit das Unternehmen repräsentiert.

Folgende Tipps können beim Verfassen des Absageschreibens helfen:

Keine Standardbriefe mit nichtssagenden Floskeln

Grundsätzlich sollte das Absageschreiben nicht den Eindruck erwecken, als würde es sich um einen massentauglichen Standardbrief handeln, der in dieser Form als pauschale Antwort auf sämtliche Anfragen verschickt wird. Wer sich für ein Projekt engagiert, ist zurecht enttäuscht, wenn er das Gefühl hat, das angeschriebene Unternehmen hat sich noch nicht einmal die Mühe gemacht, sich überhaupt mit dem vorgestellten Projekt zu beschäftigen.

Zudem sollte in dem Schreiben auf belanglose Floskeln verzichtet werden. So ist beispielsweise die Aussage, dass das Unternehmen der Bitte gerne nachgekommen wäre, zwar vielleicht nett und höflich gemeint, letztlich aber nichtssagend und überflüssig. Gleiches gilt, wenn das Bedauern zu übertrieben ausgedrückt wird.

Das Schreiben sollte zum Ausdruck bringen, dass das Unternehmen grundsätzlich Verständnis für die Bitte um Unterstützung hat und es bedauert, nicht helfen zu können. Wird in dem Schreiben jedoch zu großzügig mit Bedauerungsfloskeln umgegangen, wirkt der Brief schnell unglaubwürdig.   

Ehrlich sein und einen Grund nennen

Strenggenommen reicht es aus, wenn das Unternehmen lediglich erklärt, dass es der Bitte nicht nachkommen wird. Eine Begründung für diese Entscheidung ist nicht zwingend notwendig. Allerdings ist es sehr viel höflicher und macht auch nach außen hin einen deutlich besseren Eindruck, wenn das Unternehmen den Grund für die Absage nennt. So kann das Unternehmen beispielsweise anführen, dass es aufgrund der vielen Anfragen eine Auswahl treffen muss oder dass das begrenzte Spendenbudget erschöpft ist.

Es kann aber auch argumentieren, dass es sich entschlossen hat, ausschließlich Projekte in bestimmten Regionen oder mit lokalem Bezug zu unterstützen. Handelt es sich um ein Projekt, das das Unternehmen aus beispielsweise politischen, gesellschaftlichen oder anderen Gründen nicht unterstützen möchte, sollte es sein Nein unmissverständlich zum Ausdruck bringen.

Dadurch weiß der Schreiber nämlich, dass das Unternehmen weder jetzt noch in den kommenden Jahren als Unterstützer in Frage kommt.  Übrigens ist es nicht notwendig, wirklich jede Spendenanfrage zu beantworten. Handelt es sich bei dem Brief offensichtlich um ein Massenschreiben, das in größerem Stil an potenzielle Geldgeber verschickt wird, kann der Brief unbeantwortet im Mülleimer verschwinden.

Eine persönliche Antwort ist aber immer dann notwendig, wenn die Spendenanfrage konkret an den Empfänger adressiert war, von einem Bekannten, einem Geschäftspartner oder einer anderen Stelle kommt, mit der in irgendeiner Form eine geschäftliche Beziehung besteht, oder wenn die Anfrage aus der näheren Umgebung des Firmenstandorts stammt. In diesen Fällen gebietet es die Höflichkeit, das Schreiben zu beantworten. 

Eine Spendenanfrage höflich ablehnen – unsere Briefvorlage 

 

Empfänger
Anschrift 

Unternehmen
Anschrift 

Ort, den Datum 

Ihre Spendenanfrage 

Sehr geehrter/r Frau/Herr Name, 

zunächst möchten wir uns für Ihren Brief und die ausführliche Vorstellung Ihres interessanten Projekts (Name/Zweck) bedanken.  Es beeindruckt uns immer wieder, wie engagiert, hilfsbereit und tatkräftig sich Helfer für andere einsetzen. Zweifellos hätten fast alle Projekte, Ihr Vorhaben darin eingeschlossen, Unterstützung verdient.

Da aber auch wir nur über ein begrenztes Spendenbudget verfügen, haben wir uns entschlossen, uns auf einige wenige Projekte  zu konzentrieren. Wir versprechen uns davon, gezielter und wirkungsvoller helfen zu können. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir Ihre Anfrage deshalb ablehnen müssen. 

Trotzdem möchten wir es nicht versäumen, Ihnen unseren Respekt und unsere Anerkennung für Ihre wichtige Arbeit aussprechen. Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg und auch den notwendigen Mut für Ihr Projekt. 

Mit freundlichen Grüßen,

Unterschrift

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