Verfassen einer Bestellung

Übersicht und Vorlage zum Verfassen einer Bestellung 

Eine Bestellung wird grundsätzlich immer dann verfasst, wenn ein Kunde ein oder mehrere Produkte oder Dienstleistungen eines Herstellers, eines Händlers oder eines Dienstleisters in Anspruch nehmen möchte.

Durch die Bestellung gehen der Kunde und der Lieferant eine Vertragsbeziehung ein, wobei diese Beziehung durch eine verbindliche Bestellung oder Beauftragung mit entsprechender Zusage der Gegenseite oder durch Auslieferung der bestellten Ware oder Erbringen der angeforderten Leistung zustande kommt.

 

Dabei werden mehrere Arten von Bestellungen unterschieden: 

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Von einer Normalbestellung wird gesprochen, wenn soviel Ware bestellt wird, dass die eigenen Erfordernisse oder die Wünsche der eigenen Kunden damit abgedeckt werden können, die Lagerkosten durch zu viel bestellte Ware allerdings nicht steigen.

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Eine Kleinbestellung kennzeichnet sich dadurch, dass nur eine sehr kleine Stückzahl oder Menge bestellt wird.

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Eine Kontraktbestellung bezeichnet die Vereinbarung mit einem Lieferanten, eine bestimmte Ware oder Dienstleistung zu liefern, wobei in diesem Zusammenhang Gesamtumfang und Preise, jedoch nicht genaue Liefermenge und Liefertermine festgelegt werden.

Daher gliedern sich Kontraktbestelllungen in Mengenkontrakte, die den Gesamtlieferumfang innerhalb eines Zeitraumes festlegen, und in Wertkontrakte, in deren Rahmen der Wert der gesamten Lieferungen vereinbart wird. 

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Wird im Rahmen der Bestellung ein Limit, also eine Wertobergrenze, sowie eine Laufzeit anstelle eines konkreten Liefertermins vereinbart, wird eine solche Bestellung als Limitbestellung bezeichnet.

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Daneben gibt es interne Bestellungen, die als Umlagerungsbestellungen bezeichnet werden und Bestellungen bezeichnen, bei denen Waren von einem Werk, einer Filiale oder einem Lager bestellt und in ein anderes Werk, eine andere Filiale oder ein anderes Lager umgelagert werden. Grundsätzlich gibt es mehrere Möglichkeiten eine Bestellung aufzugeben, beispielsweise per Telefon oder E-Mail, ebenso jedoch auch in Schriftform auf dem Postweg oder per Fax.

Die wesentlichen Elemente einer schriftlichen Bestellung sind neben Absender- und Empfängerdaten eine Betreffzeile, die sich beispielsweise auf ein vorangegangenes Angebot bezieht, der Hinweis, dass es sich um eine Bestellung handelt, die eindeutige Beschreibung der bestellten Ware oder Dienstleistung, Angaben zu Mengen und Preisen sowie Vereinbarungen hinsichtlich der Lieferbedingungen.

Hier ein allgemeines Muster bzw. Vorlage für eine Bestellung:

Absender :
Firma / Name
(Abteilung)
Anschrift

PLZ, Ort   

Empfänger: Firma / Name
Anschrift,
PLZ, Ort
  

Bestelldatum
Kundennummer 

Bestellung (Ihr Angebot vom … )  

Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr / Sehr geehrte Damen und Herren, 

hiermit möchte ich folgende Artikel bestellen: 

Position      Menge      Artikelnummer      Bezeichnung      Einzelpreis      Gesamtpreis   

Laut Ihrem Angebot (Katalog o.ä.) ergibt sich hieraus ein Gesamtbetrag von … Euro inklusive Lieferkosten in Höhe von Euro. 

Ich bitte um schnellstmögliche Lieferung.  

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift

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