Frühjahrsputz im Aktenschrank: Welche Unterlagen wann in den Müll können

Frühjahrsputz im Aktenschrank: Welche Unterlagen wann in den Müll können

Rechnungen, Kassenzettel, Bescheide, Briefe, Verträge, Kontoauszüge: Mit der Zeit kommen allerlei Schriftstücke zusammen. Der Frühjahrsputz ist eine gute Gelegenheit, auch den Schreibtisch und den Aktenschrank wieder auf Vordermann zu bringen.

Doch oft ist nicht klar, welche Belege noch aufbewahrt werden müssen und welche nicht.

 

Dieser Beitrag erklärt, welche Unterlagen wann in den Müll können:

Bei vielen Unterlagen stellt sich die Frage, ob sie besser abgeheftet werden sollten oder ob sie guten Gewissens entsorgt werden können. Und auch bei der Durchsicht der Aktenordner ist oft nicht klar, welche Dokumente aussortiert werden können.

Anders als im geschäftlichen Bereich müssen im privaten Bereich kaum gesetzliche Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Trotzdem ist es sinnvoll, einige Dokumente gut aufzubewahren. Denn falls zu einem späteren Zeitpunkt beispielsweise Reklamationen oder Ansprüche geltend gemacht werden sollen, ist es sehr hilfreich, wenn die dazugehörigen Unterlagen vorliegen.

 

Kontoauszüge

Kontoauszüge sollten mindestens drei Jahre lang aufbewahrt werden. Drei Jahre entsprechen nämlich der gesetzlichen Verjährungsfrist von Kaufpreiszahlungen. Sollte es mit einem Händler oder einem Dienstleister zu Unstimmigkeiten darüber kommen, ob, wann und in welcher Höhe eine Rechnung bezahlt wurde, kann der entsprechende Kontoauszug so drei Jahre lang als Nachweis verwendet werden.

Kontoauszüge, die Zahlungen von laufenden Verträgen beinhalten, sollten während der gesamten Vertragslaufzeit aufbewahrt werden. Ein Mieter beispielsweise kann dann auch nach Jahren noch belegen, dass er seinerzeit eine Kaution überwiesen hatte.

Wurde ein Konto inzwischen aufgelöst, können die Kontoauszüge vernichtet werden. In diesem Fall reicht es aus, nur den letzten Abschluss-Kontoauszug aufzubewahren. Dieser sollte aber tatsächlich sorgfältig abgeheftet werden. Denn es kommt immer wieder vor, dass eine Bank plötzlich irgendwelche Gebühren anmahnt, die seinerzeit angeblich offengeblieben sind.

 

Verträge

Verträge sollten solange aufbewahrt werden, wie sie laufen. Vor allem bei Versicherungen ist das sehr wichtig, denn bei vielen Versicherungsprodukten werden Leistungen nur dann erbracht, wenn die Police im Original eingereicht wird. Aber auch bei anderen Verträgen wie dem Mietvertrag, einem Kreditvertrag oder einem Vertrag mit dem Telekommunikationsanbieter kann es äußerst hilfreich sein, wenn der Vertragsinhaber die genauen Vereinbarungen, die er bei Vertragsabschluss unterschrieben hat, jederzeit nachlesen kann.

Alle Unterlagen, die mit der Berufstätigkeit zusammenhängen, sollten bis zum Rentenalter aufbewahrt werden. Das gilt für Gehaltsabrechnungen ebenso wie für Sozialversicherungsnachweise und individuelle Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber, beispielsweise über eine betriebliche Altersvorsorge oder vermögenswirksame Leistungen. Erst wenn die Altersrente verbindlich ausgerechnet ist und Zahlungen aus Finanzprodukten abgewickelt sind, können diese Papiere in den Müll.

 

Steuerbescheide

Der Gesetzgeber verlangt nicht, dass private Steuerbescheide aufbewahrt werden. Werden Tatsachen bekannt, die sich auf die Steuerfestsetzung auswirken, kann das Finanzamt einen Steuerbescheid aber bis zu vier Jahre lang noch rückwirkend ändern. Wird eine leichtfertige Steuerverkürzung festgestellt, ist eine rückwirkende Änderung des Steuerbescheids fünf Jahre lang möglich, bei einer Steuerhinterziehung sind es sogar zehn Jahre.

Steuerbescheide mit dem Vermerk „vorläufig“ oder „unter Vorbehalt der Nachprüfung“ sollten auf jeden Fall aufbewahrt werden, bis der endgültige Bescheid vorliegt. Doch auch bei allen anderen Steuerbescheiden ist es ratsam, sie nicht zu entsorgen.

Denn oft müssen Steuerbescheide als Einkommensnachweise vorgelegt werden. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn staatliche Leistungen beantragt und Zuschüsse oder Vergünstigungen bei öffentlichen Trägern in Anspruch genommen werden sollen. Auch bei der Berechnung vom Elternbeitrag für den Kindergartenplatz oder bei der Festlegung von Zahlungen für pflegebedürftige Angehörige dient der Steuerbescheid als Nachweis für die Einkommenshöhe.

Eine Ausnahme gibt es allerdings auch bei privaten Steuerbescheiden: Erzielt ein Steuerpflichtiger Einkünfte, die höher ausfallen als 500.000 Euro, muss er den Steuerbescheid und alle dazugehörigen Unterlagen sechs Jahre lang aufbewahren.

 

Kaufbelege

Kaufverträge und Kassenzettel sollten abgeheftet werden, solange ein Gewährleistungs- oder Garantieanspruch besteht. Denn falls Mängel auftreten sollten, muss der Kaufbeleg bei einer Reklamation in aller Regel mit eingereicht werden.

Der Anspruch auf Gewährleistung endet normalerweise nach zwei Jahren. Solange sollten die Belege also auf jeden Fall im Aktenschrank verbleiben. Hat der Händler eine freiwillige Zusatzgarantie gewährt, verlängert sich die Aufbewahrungszeit natürlich entsprechend. Und bei sehr teuren Gegenständen ist es ratsam, die Kaufbelege solange aufzuheben, wie die Gegenstände in Gebrauch oder vorhanden sind.

Sollte es zu einer Beschädigung oder einem Diebstahl kommen, können die Belege nämlich ein äußerst hilfreicher Nachweis für die Versicherung sein.

 

Handwerkerrechnungen

Rechnungen und Zahlungsbelege von Reparatur- und Wartungsarbeiten müssen zwei Jahre lang aufgehoben werden. Denn sie dienen als Nachweis dafür, dass der Auftraggeber die Arbeiten in seinem Haus oder seiner Wohnung regulär auf Rechnung und nicht als Schwarzarbeit ausführen ließ.

Dabei beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt und ausgehändigt wurde. Hat der Auftraggeber eine Handwerkerrechnung beispielsweise im Februar 2017 erhalten, muss er sie mindestens bis zum 31. Dezember 2019 aufbewahren.

Bei umfangreicheren Baumaßnahmen ist es sinnvoll, die dazugehörige Rechnung fünf Jahre lang aufzuheben. Denn solange läuft die Gewährleistungspflicht für bauliche Mängel bei Werksverträgen. Abweichungen davon sind nur bei den sogenannten VOB-Verträgen möglich.

Und Handwerkerrechnungen sollte der Auftraggeber noch aus einem anderen Grund aufbewahren: Den Arbeitslohn kann er als haushaltsnahe Dienstleistung anteilig von der Steuer absetzen. Voraussetzung dafür ist, dass die Rechnung den Arbeitslohn separat ausweist und per Überweisung bezahlt wurde. Beim Finanzamt müssen dann sowohl die Rechnung als auch der Kontoauszug vorgelegt werden.

Die richtige Entsorgung der Unterlagen

Sind die Unterlagen sortiert, bleibt noch die Frage nach der richtigen Entsorgung. Dabei gilt, dass die Unterlagen nicht achtlos in die grüne Tonne geworfen, sondern besser in den Aktenvernichter geschoben werden sollten. So ist sichergestellt, dass sensible Daten nicht in die falschen Hände geraten.

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