Kompakter Leitfaden für geschäftliche Briefe und E-Mails

Kompakter Leitfaden für geschäftliche Briefe und E-Mails

 

In Büros und an heimischen Schreibtischen werden jeden Tag unzählige Briefe und E-Mails geschrieben. Teilweise handelt es sich dabei um private Nachrichten, ein großer Teil der Korrespondenz hat aber geschäftlichen Charakter.

Bei Briefen und E-Mails, die als Geschäftspost verfasst und verschickt werden, sollten ein paar Punkte berücksichtigt werden. Inzwischen werden geschäftliche Schreiben zwar nicht mehr so steif formuliert wie früher und auch die eher strengen Regeln sind einem lockereren und freundlicheren Ton gewichen. Trotzdem gibt es klare Unterschiede zwischen privater und geschäftlicher Post. Doch worauf gilt es zu achten?

 

Hier ein kompakter Leitfaden für geschäftliche Briefe und E-Mails, der die wichtigsten Punkte zusammenfasst:

 

Geschäftliche Briefe und E-Mails – die Formalitäten

 

Der Name:

Sehr, sehr wichtig ist, den Namen des Empfängers richtig zu schreiben. Eine falsch geschriebene Anrede kostet viele Sympathiepunkte, die sich kaum noch zurückholen lassen.

 

Positiv und aktiv schreiben:

Aktive Formulierungen kommen wesentlich besser an als ein passiver Schreibstil. Auch die persönliche Ansprache des Empfängers verleiht dem Schreiben eine angenehme und griffige Note.

Besser als beispielsweise “Für Ihre Bestellung innerhalb der kommenden 14 Tage wird Ihnen ein Rabatt von 10% gewährt.” ist also “Wenn Sie in den nächsten 2 Wochen bestellen, erhalten Sie 10% Rabatt.”. Was den Sprachstil angeht, gilt, dass er einer gehobenen Umgangssprache entsprechen sollte. Verstaubtes Beamtendeutsch ist nicht mehr zeitgemäß.

 

Kurze Sätze:

Lange, verschachtelte Sätze sind schwer zu lesen und zu verstehen. Der Empfänger wird aber wenig Lust haben, jeden Satz dreimal zu lesen. Ratsam ist daher, in kurzen Sätzen zu schreiben. Optimal sind Sätze mit 10 bis 20 Wörtern. Statt umständlichen Satzkonstruktionen sollte außerdem immer geprüft werden, ob nicht zwei kürzere Sätze daraus gemacht werden können.

 

Struktur durch Abschnitte:

Lesefreundlich und übersichtlich wird ein Schreiben, wenn es in Abschnitte aufgeteilt ist. Bei einem langen Fließtext findet sich kaum jemand zurecht. Letztlich ist es deshalb besser, einen Abschnitt zu viel zu machen als einen zu wenig. Als Faustregel gilt, dass jeder Abschnitt einen Gedanken oder eine Aussage thematisieren sollte.

 

Die Länge und die Schrift:

Im Idealfall passt das Schreiben auf eine DIN A4- Seite. Die Schriftgröße sollte bei 11 oder 12 Punkt liegen. Wichtige Passagen oder Zwischenüberschriften können besonders betont werden. Mehr als drei Schriftgrößen sollten aber nicht auftauchen und fett gedruckte Schrift sollte sparsam eingesetzt werden. Andernfalls wird der Text zu unübersichtlich. Bunte Farben und kursiv gedruckte Schrift sollten am besten komplett vermieden werden.

 

Geschäftliche Briefe und E-Mails – die Inhalte

 

Klares Ziel:

Bevor der Brief oder die E-Mail verfasst wird, sollte klar festgelegt werden, welches Ziel die Nachricht verfolgt. Was wird durch das Schreiben beabsichtigt? Was soll erreicht werden?

 

Aussagekräftige Betreffzeile:

Das Schreiben beginnt nicht mit dem ersten Satz nach der Anrede oder irgendwo im Text, sondern mit der Betreffzeile. Die Betreffzeile informiert den Empfänger darüber, um was es in dem Brief oder der E-Mail geht. Wichtig ist deshalb, die Betreffzeile aussagekräftig und präzise zu formulieren.

 

Kein Geschwafel:

Wenn der Empfänger den Brief oder die E-Mail liest, möchte er die Inhalte möglichst schnell erfassen können. Er wird meist keinen Wert auf langatmige Erklärungen und Ausführungen bis ins kleinste Detail legen.

Auch nicht unbedingt notwendige Zusatzinfos oder umständliche Hinführungen zur eigentlichen Aussage werden ihn nicht weiterbringen und letztlich nur von der Kernbotschaft ablenken. Ratsam ist deshalb, präzise zu formulieren und auf den Punkt zu kommen. Die Kernaussage sollte klar und deutlich zu erfassen sein. Alles, was nicht Wesentlich ist, kann und sollte weggelassen werden.

 

Die AIDA-Formel:

Soll die Korrespondenz keine reinen Infos vermitteln, sondern den Empfänger zu einer Handlung bewegen, hat sich der Einsatz der sogenannten AIDA-Formel bewährt. Dabei gliedert sich der Brieftext in vier Abschnitte:

Attention = Zunächst geht es darum, die Aufmerksamkeit des Empfängers zu gewinnen. Dies geschieht meist durch einen griffigen Einleitungssatz.

Interest = Der nächste Abschnitt zielt darauf ab, das Interesse des Empfängers anzusprechen. Dazu wird der Nutzen oder der Mehrwert für den Empfänger herausgestellt.

Demand = Sind Aufmerksamkeit und Interesse vorhanden, soll beim Empfänger die Nachfrage nach dem Angebot geweckt werden. Der Empfänger sollte also das Gefühl haben, dass er das Angebot nutzen möchte.

Action = Den Abschluss macht eine klare Handlungsaufforderung. Dem Empfänger wird also mitgeteilt, was er konkret unternehmen kann, um von dem Angebot zu profitieren.

Freundliches Ende:

Der letzte Satz bleibt dem Empfänger eher in Erinnerung als der Einleitungssatz. Ratsam ist deshalb, das Schreiben nett zu beenden. Auch ein P.S. kann genutzt werden, um eine positive Botschaft zu hinterlassen, auf ein Angebot hinzuweisen oder zu einer Handlung zu motivieren.

Ratsam ist außerdem, einen Brief zu unterschreiben. Durch die handschriftliche Unterschrift wirkt der Brief sehr viel persönlicher und er drückt mehr Wertschätzung aus als ein maschinell erstelltes Schreiben ohne Unterschrift.

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