Mustervorlage fuer eine Gutschrift

Infos und eine Mustervorlage für eine Gutschrift

Eine Gutschrift gehört wie auch die Lastschrift prinzipiell zu den Formen des bargeldlosen Zahlungsverkehrs, wobei im Zuge einer Gutschrift der jeweilige Betrag auf dem Kundenkonto als Guthaben verbucht wird.

Hat ein Kunde beispielsweise Waren bestellt, die er wieder zurückgibt, wird das Geld hierfür auf seinem Kundenkonto gutgeschrieben. Daneben gibt es die Gutschrift im Sinne einer Provision, eines Rabattes oder einer Bonuszahlung.

So kann eine Gutschrift auf dem Kundenkonto beispielsweise auch dann verbucht werden, wenn der Kunde nur einen bestimmten Anteil des Rechnungsbetrages im Sinne eines Rabattes zurückerhält oder wenn die Gutschrift als Gegenleistung bei einer Vertragsverlängerung erfolgt, wie dies oft bei Telekommunikationsanbietern üblich ist.

In diesem Fall wird dem Kundenkonto der vereinbarte Betrag hinzugefügt und mit den folgenden Rechnungen verrechnet. Ähnlich wie die Rechnung muss auch eine Gutschrift formale Richtlinien erfüllen. Bei einem umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen muss die Gutschrift die Namen und Anschriften des Unternehmens und des Kunden enthalten.

Steuernummer und Ausstellungsdatum

Zudem müssen die Steuernummer des Unternehmens, das Ausstellungsdatum der Gutschrift sowie ein Verweis auf die zugrundeliegende Rechnung oder Leistung aufgeführt sein. Ähnlich wie Rechnungen bedarf auch die Gutschrift einer fortlaufenden Nummer. Außerdem müssen die Waren oder Leistungen, für die die Gutschrift erfolgt, beschrieben werden.

Der Gutschriftsbetrag wird zunächst als Nettobetrag angegeben, anzuwendender Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag werden ausgewiesen und der Endbetrag dann aufgeführt. Für Kleinunternehmer oder für Unternehmen mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen gelten im Grunde die gleichen Richtlinien, nur dass die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen wird, sondern der Hinweis erfolgt, dass die Gutschrift nach §19 Abs. 1 UStG umsatzsteuerbefreit ist.

Verfügt der Kunde nicht über ein Kundenkonto, beispielsweise weil es sich um einen einmaligen Einkauf handelte, kann die Gutschrift auch direkt ausbezahlt werden, unbar per Überweisung, per beigelegtem Verrechnungsscheck oder als Barauszahlung.

Der entsprechende Hinweis darauf wird ebenfalls auf der Gutschrift vermerkt und der Erhalt des Auszahlungsbetrages im Fall einer Barauszahlung durch die Unterschrift des Kunden bestätigt.

Hier eine allgemeine Mustervorlage für eine Gutschrift:

Briefkopf des Unternehmens

Ort, den Datum

Name und Anschrift des Kunden/Rechnungsempfängers

Gutschrift Nummer x
Zu Rechnung/Auftrag Nummer x, Kundennummer x

Sehr geehrte(r) Frau/Herr xxx,

folgende Artikel/Leistungen werden Ihrem Kundenkonto gutgeschrieben:

Position Menge    Artikelnummer    Bezeichnung    Einzelpreis    Gesamtpreis
1             1             01234                   xxx                   10,00             10,00
2             1             56789                   xxx                   20,00             20,00