Infos und Tipps zum Sprachstil von zeitgemäßer Korrespondenz

Zeitgemäße Korrespondenz, unabhängig davon, ob es sich um einen Geschäftsbrief oder um eine E-Mail handelt, lässt sich im Wesentlichen mit vier Attributen beschreiben.

So ist zeitgemäße Korrespondenz kurz, verständlich, freundlich und empfängerorientiert.

Zeitgemäße Korrespondenz ist so kurz wie möglich und so lang wie nötig.

Lange, umständlich formulierte Texte mit endlos langen Schachtelsätzen sind schwer zu lesen. In vielen Fällen wäre es aber gar nicht nötig, die Briefe oder Mails so langatmig zu gestalten. Nach wie vor neigen viele dazu, sich in Briefen sehr umständlich ausdrücken, was zur Folge hat, dass die Schreiben unnötig lang und kompliziert ausfallen.

Sinnvoll ist daher, alle die Informationen ersatzlos zu streichen, die nicht notwendig oder selbstverständlich sind, und alle komplizierten Formulierungen in einfache Sätze auflösen. Allerdings bedeutet das nicht, dass zeitgemäße Korrespondenz einem Telegrammstil mit zahllosen Abkürzungen ähnelt.

Es geht vielmehr darum, die Informationen, die vermittelt werden sollen, auf den Punkt gebracht zu formulieren.

Zeitgemäße Korrespondenz ist verständlich und übersichtlich.

In aller Regel wird ein Brief aus einem bestimmten Anlass geschrieben. Es ist also nicht notwendig, langwierige Einleitungen zu formulieren oder vom eigentlichen Thema abzuschweifen. Besser ist, konkret und auf den Punkt gebracht zur Sache zu kommen.

Das bedeutet, aus dem Schreiben muss klar hervorgehen, worum es geht. Dazu sollte eine verständliche und nachvollziehbare Sprache verwendet werden, die auf Abkürzungen, Umschreibungen oder komplizierte Fremdwörter verzichtet. Insbesondere bei komplizierten Sachverhalten ist außerdem eine übersichtliche Darstellung wichtig.

So können wichtige Informationen beispielsweise durch Fettdruck hervorgehoben oder Zahlen, Daten und Fakten in Form von Aufzählungen dargestellt werden. Lesefreundlicher ist außerdem, wenn die Inhalte in übersichtliche Abschnitte aufgeteilt sind.

Zeitgemäße Korrespondenz ist freundlich.

Früher war es üblich, einen steifen, schwulstigen und fast schon unterwürfigen Schreibstil zu verwenden. Heute sind die hochtrabenden Floskeln aber weder zeitgemäß noch notwendig. Besser ist, auf einen freundlichen und natürlichen Ton zu achten, der nicht nur deutlich angenehmer zu lesen ist, sondern auch die Verständlichkeit fördert.

Grundlegende Manieren müssen aber dennoch eingehalten werden. Hierzu gehört beispielsweise, dass alle Anredepronomen großgeschrieben werden und Worte wie Bitte oder Danke nicht fehlen sollten. Eine persönliche Note erhält der Brief außerdem durch die persönliche Ansprache des Empfängers mit seinem Namen, allerdings nicht nur in der Anrede, sondern auch im Text.

Der freundliche und höfliche Tonfall muss dabei übrigens immer erhalten bleiben, auch wenn es sich bei dem Brief um eine Absage, eine Beschwerde oder einen Brief mit anderen negativen Inhalten handelt.

Beleidigungen, Beschimpfungen, Ironie oder Sarkasmus haben in geschäftlicher Korrespondenz grundsätzlich nichts zu suchen!

Das bedeutet, Kritik sollte sachlich und konstruktiv formuliert und eine Absage entsprechend begründet werden.

Zeitgemäße Korrespondenz ist empfängerorientiert.

Grundsätzlich sollte bei Geschäftsbriefen immer der Empfänger im Mittelpunkt stehen. Das bedeutet, es geht nicht nur darum, seine eigenen Interesse durchsetzen oder sich Vorteile zu sichern. Es geht auch und vor allem darum, den konkreten Nutzen und die Vorteile für den Empfänger zu verdeutlichen.

Konkrete Infos und Tipps zum Sprachstil von zeitgemäßer Korrespondenz

Übertragen auf die Praxis gelten folgende Tipps für den Sprach- und Schreibstil von zeitgemäßer Korrespondenz:

Verständliche Sprache	Statt umständlich zu formulieren, ist es besser, sich an der gesprochenen Sprache zu orientieren. Die gesprochene Sprache ist leichter nachzuvollziehen, weil sie auf komplizierte Satzgebilde verzichtet. Für den Schreibstil bedeutet das, dass die gehobene Umgangssprache eine geeignete Basis darstellt.
Kurze Sätze	Lange Sätze sind schwer zu lesen. Auch hier ist es daher sinnvoll, sich an der gesprochenen Sprache zu orientieren. Als Richtlinie gilt, dass sich kurze und längere Sätze mit rund zehn bis 20 Wörtern abwechseln sollten.
Kein Behördendeutsch	Umständliche Redewendungen, verstaubte Floskeln und altmodische Formulierungen können ersatzlos gestrichen werden. Besser ist, klar, verständlich und freundlich auf den Punkt zu bringen, um was es geht.
Fremdwörter in Maßen	Fremdwörter sollten sparsam dosiert eingesetzt werden. Das bedeutet, Fremdwörter sind nur dann sinnvoll, wenn es keinen deutschen Ausdruck gibt, die Fremdwörter zum alltäglichen Sprachgebrauch gehören, der Schreiber ihre Bedeutung kennt und weiß, wie sie richtig geschrieben werden.
Verben statt Substantive	Der Nominalstil lässt ein Text oft konstruiert wirken. Besser ist daher, Verben tatsächlich als Verben zu verwenden. Dadurch wird der Text nicht nur verständlicher, sondern wirkt auch lebendiger.
Keine Füllwörter oder Doppelungen	Auf Doppelungen und unnötige Zusätze kann getrost verzichtet werden. Es reicht also beispielsweise völlig aus, „den Betrag von 50 Euro“ anstelle von „den Betrag in Höhe von 50 Euro“ zu schreiben.
Persönliche Note	Neben der namentlichen Anrede erhält der Brief auch dadurch eine persönliche Note, dass der Empfänger direkt angesprochen wird. Statt die Sätze also ständig mit „wir“ oder „ich“ zu beginnen, kann auch „Sie“ als Satzanfang verwendet werden.
Aktiv statt passiv	Passive und negative Formulierungen sollten in aktive und positive Formulierungen umgewandelt werden. Dies zeugt von Aktivität und Engagement und ist deutlich angenehmer zu lesen.
Keine Konjunktive	Konjunktive wirken nicht unbedingt höflich, sondern vor allem unsicher, vorsichtig und tendenziell unterwürfig. Aus diesem Grund sollte der Konjunktiv nur dann verwendet werden, wenn es die Grammatik unbedingt erfordert.