Tipps für Geschäftsbriefe inklusive der vier W-Fragen

Auch wenn heute ein großer Teil der Kommunikation über das Telefon erledigt wird, gehören Briefe nach wie vor zu den wesentlichen Bestandteilen im Büroalltag. Aber es werden nicht nur Briefe verfasst, sondern auch Faxe und E-Mails verschickt.

Vom Grundprinzip her sind die Regeln dabei bei allen schriftlichen Kommunikationsmitteln ähnlich, letztlich unabhängig davon, auf welchem Wege sie den Empfänger erreichen.

Worauf es bei einer gelungenen und effektiven Kommunikation ankommt, fasst die folgende Übersicht mit allgemeinen Tipps für (Geschäfts-)Briefe inklusive der vier “W” zusammen: 

Zehn allgemeine Tipps für Geschäftsbriefe

Im Grunde genommen ist es gar nicht so schwierig, gelungene (Geschäfts-)Briefe zu verfassen, wenn dabei einige wesentliche Grundregeln beachtet werden.

Die zehn wichtigsten Tipps für Briefe sind folgende:

1.      
Briefe sollten immer klar gegliedert und übersichtlich strukturiert sein. Hierzu gehört, den Text in eine Einleitung, den Hauptteil und den Schlussteil einzuteilen und die einzelnen Textteile durch Absätze voneinander zu trennen.

2.      
Um wichtige Inhalte hervorzuheben, kann mit dem Fett- oder Kursivdruck gearbeitet werden. Sinnvoll dabei ist aber, sich für eine Form der Hervorhebung zu entscheiden und diese im gesamten Schriftstück anzuwenden. Ein Mix aus kursiv, fett, unterstrichen und farbig gedruckten Wörtern wirkt nämlich nicht nur unübersichtlich, sondern auch sehr unruhig und verwirrend.

3.      
Ein Brief sollte immer höflich und sachlich formuliert sein. Dies gilt auch dann, wenn es sich um eine Beschwerde, eine Reklamation oder eine Absage handelt.

4.      
Anders als früher werden auch in Geschäftsbriefen heute keine verstaubten und allzu hochtrabenden Floskeln mehr verwendet. Stattdessen wird in eher einfachen, klaren und verständlichen Worten formuliert.

5.      
Lange Sätze mit üppigen Nebensatzkonstruktionen und Einschüben sind schwer zu lesen und nachzuvollziehen. Besser ist daher, überwiegend in kurzen Hauptsätzen zu schreiben. Dennoch sollte der Sprachstil natürlich flüssig sein, also nicht abgehackt klingen.

6.      
Damit die Inhalte positiv und lebendig wirken, sollte auf Substantivierungen möglichst verzichtet werden. Außerdem ist es ratsam, auf Abkürzungen zu verzichten. 

7.      
Wo immer möglich, sollte die Ich- oder Wir-Form durch die direkte Ansprache ersetzt werden. Anstelle von “Wir gewähren 10 Prozent Rabatt auf die laufende Kollektion.” fühlt sich der Leser durch “Sie erhalten 10 Prozent Rabatt auf die laufende Kollektion.” meist eher angesprochen.

8.      
Konjunktive und Passiv-Konstruktionen sollten vermieden werden. Ähnlich wie bei Bewerbungen gilt auch für Briefe an Geschäftspartner, dass ein “Ich freue mich auf ihre Rückmeldung” schlichtweg besser und überzeugender klingt als ein “Über Ihre Rückmeldung würde ich mich freuen”.

9.      
Sowohl bei der Begrüßung als auch bei der Grußformel ist durchaus ein wenig Kreativität erlaubt. Nahezu jeder offizielle Brief beginnt mit dem berühmten “Sehr geehrte Damen und Herren” und endet mit freundlichen Grüßen oder einem freundlichen Gruß. Schöne oder herzliche Grüße vermitteln die Wertschätzung jedoch genauso und heben sich dabei gleichzeitig aus der Masse ab, wodurch der Briefe eher in Erinnerung bleibt.

10.   
Rechtschreib-, Grammatik- und Tippfehler sind vor allem in einem Geschäftsbrief absolut tabu, denn sie hinterlassen ein höchst unprofessionellen Eindruck.  

Die vier “W-Fragen” in Geschäftsbriefen

Eigentlich nutzt die Mailing-Werbung die folgenden vier “W”. Aber sie eignen sich hervorragend auch für Briefe, sowohl im privaten wie auch im geschäftlichen Bereich. Durch die vier W sind nämlich klare Aussagen sichergestellt und üblicherweise erhält der Absender schneller und effektiver die Antworten oder Reaktionen, die er mit seinem Schreiben beabsichtigt.

Bei den vier W handelt es sich dabei um folgende:

·         Was.

Zunächst einmal geht es darum, dem Empfänger zu vermitteln, welche Antwort oder Reaktion der Absender anstrebt. Der Absender teilt dem Empfänger also mit, was dieser tun soll. So kann es beispielsweise sein, dass der Empfänger auf das Schreiben antworten, einem Angebot zustimmen oder Stellung zu einem konkreten Sachverhalt nehmen soll.

Genauso kann der Absender aber auch darauf hinweisen, dass der Empfänger nichts zu unternehmen braucht, weil der Brief lediglich zu seiner Information dient oder als Ausfertigung für seine Unterlagen bestimmt ist.

·         Weshalb.

Das zweite “W” gibt an, weshalb der Empfänger das tun soll, worum ihn der Absender bittet. Geht es beispielsweise um ein Angebot oder eine Anfrage, kann der Absender eine Zusage oder eine Stellungnahme erbitten, um die Angelegenheit weiter bearbeiten zu können.

Möglich ist aber auch, dass der Absender darauf hinweist, dass er schon jetzt alle wesentlichen Informationen übermittelt, um die Basis für ein anstehendes Meeting zu schaffen.

·         Wie.

Durch das Wie gibt der Absender vor, in welcher Form der Empfänger auf den Brief reagieren soll. Dazu kann der Absender angeben, ob der Empfänger ebenfalls per Brief, per Fax, per E-Mail oder telefonisch antworten soll, welche Kontaktdaten hierfür zur Verfügung stehen und wann der Absender am besten zu erreichen ist.

Wann.

Das vierte “W” schließlich benennt den Zeitraum oder einen konkreten Zeitpunkt, bis wann eine Antwort erbeten wird. 

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