Vorlage bei überhöhten Mahnkosten

Infos zur zulässigen Höhe von Mahngebühren (+ Vorlage bei überhöhten Mahnkosten)

Im Alltagstrubel kann es durchaus passieren, dass vergessen wird, eine fällige Rechnung zu bezahlen. Manchmal kommen auch viele Rechnungen auf einmal zusammen und die finanziellen Mittel lassen keine andere Wahl, als die eine oder andere Zahlung etwas aufzuschieben.

Andererseits ist natürlich verständlich, dass der Gläubiger sein Geld pünktlich haben möchte. Bleibt die Zahlung aus, wird er meist eine Mahnung schicken. Auch wenn die Mahnung oft noch auf Verständnis stößt, ärgern sich viele über die mitunter happigen Mahngebühren.

Aber darf der Gläubiger überhaupt Mahngebühren verlangen? Und wenn ja, wie hoch dürfen die Mahnkosten sein?

Der folgende Beitrag fasst die wichtigsten Infos zur zulässigen Höhe von Mahngebühren zusammen. Außerdem findet sich am Ende des Artikels eine Vorlage, um sich gegen überhöhte Mahnkosten zu wehren:

 

Wann ist eine Zahlung fällig?

Bis wann eine Rechnung bezahlt oder eine Zahlung geleistet werden muss, hängt davon ab, was vereinbart wurde. Gibt es keine Vereinbarungen zur Fälligkeit, greifen die gesetzlichen Regelungen. Insgesamt kommen drei Möglichkeiten in Frage:

Fälligkeit nach Vereinbarung:

In den meisten Fällen gibt es Vereinbarungen dazu, bis wann die Zahlung zu leisten ist. In Verträgen sind die Termine für die Zahlungen oft in einer Klausel genannt. In Auftragsbestätigungen und auf Rechnungen gibt häufig ein Vermerk Auskunft darüber, bis wann der Gläubiger die Zahlung erwartet. Dort steht dann etwas wie „zahlbar bis zum (Datum)“, „Zahlbar innerhalb von … Tagen ab Rechnungsdatum“ oder „zahlbar sofort“.

Fälligkeit nach gesetzlichen Vorgaben:

Gesetzlich ist die Fälligkeit unter anderem für die Zahlung des Arbeitsentgelts und der Miete geregelt. So muss der Arbeitgeber das Entgelt für den vergangenen Monat zum 01. oder zum 15. des Folgemonats bezahlen. Ein Mieter wiederum muss seinem Vermieter die Miete für den aktuellen Monat zum 01. dieses Monats überweisen.

Sofortige Fälligkeit:

Gibt es keine Vereinbarungen zur Fälligkeit oder keine gesetzlichen Regelungen, wird die Zahlung sofort fällig.

 

Wann gerät der Schuldner in Zahlungsverzug?

Auch wenn der Schuldner eine fällige Zahlung nicht geleistet hat, gerät er nicht automatisch in Zahlungsverzug. Grundsätzlich muss ihm der Gläubiger erst eine Mahnung schicken. Durch diese Mahnung setzt der Gläubiger den Schuldner in Verzug. Voraussetzung für einen Verzug wiederum ist, dass die Leistung fällig war und der Schuldner auf die Mahnung des Gläubigers nicht reagiert.

Die Mahnung hat die Aufgabe, den Schuldner an die Zahlung zu erinnern und gleichzeitig vor weiteren Konsequenzen zu warnen. Leistet der Schuldner die Zahlung trotz Mahnung nicht, kann der Gläubiger nämlich Verzugszinsen und Schadensersatz verlangen.

Grundsätzlich gerät der Schuldner also erst durch eine Mahnung in Zahlungsverzug. Allerdings gibt es Fälle, in denen der Verzug auch ohne Mahnung eintritt. Dies gilt dann, wenn entweder im Vertrag oder im Gesetz ein Zahlungsdatum festgelegt ist.

Steht in einem Vertrag beispielsweise, dass die Zahlung bis zum 15. Juli zu leisten ist, gerät der Schuldner auch ohne Mahnung in Verzug, wenn er bis zu diesem Zeitpunkt nicht gezahlt hat.

Auch bei der Miete oder dem Arbeitsentgelt ist keine Mahnung notwendig, um den Mieter oder den Arbeitgeber in Verzug zu setzen, denn der Zahlungstermin ist gesetzlich und zusätzlich auch vertraglich geregelt. Steht der Zahlungstermin hingegen nur auf der Rechnung, aber nicht in einer Vertragsklausel oder dem Gesetz, muss der Gläubiger den Schuldner durch eine Mahnung in Verzug setzen.

Er hat allerdings die Möglichkeit, den Verzug schon auf der Rechnung anzukündigen. Dies ist durch eine Formulierung wie “Verzug tritt spätestens ein, wenn die Rechnung innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit nicht beglichen ist.” möglich. Steht ein solcher Hinweis auf der Rechnung, wird eine zusätzliche Mahnung überflüssig.

 

Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?

Ist der Schuldner mit seiner Zahlung in Verzug, darf der Gläubiger Mahngebühren erheben. Wie hoch diese Mahngebühren ausfallen dürfen, ist gesetzlich aber nicht konkret festgelegt.

Der Gesetzgeber gibt in § 309 Abs. 5a BGB lediglich vor, dass der Gläubiger keine Pauschale in Rechnung stellen darf, die höher ist als der Schaden, der durch die verspätete Zahlung zu erwarten ist. Im Klartext heißt das, dass die Mahngebühren nur die Kosten für die Mahnung als solches umfassen dürfen.

Diese Kosten wiederum bestehen letztlich nur aus dem Papier, dem Briefumschlag und dem Porto. Allgemeine Verwaltungskosten wie Personal- oder IT-Kosten dürfen nicht eingerechnet werden. Gleiches gilt für Bearbeitungsgebühren, denn die Bearbeitung erfolgt nicht im Interesse des Schuldners, sondern im eigenen Interesse des Gläubigers.

In verschiedenen Verfahren sind unterschiedliche Gerichte zu der Auffassung gekommen, dass pauschale Mahngebühren von zwei bis drei Euro zulässig sind. Mahnkosten, die darüber hinausgingen, wurden bereits mehrfach für zu hoch und damit für unzulässig erklärt. Der Schuldner kann sich also durchaus an der 2- bis 3-Euro-Grenze der gängigen Rechtsprechung orientieren, wenn ein Gläubiger Mahngebühren von ihm fordert.

 

Musterbrief als Vorlage bei überhöhten Mahnkosten

Erhält der Schuldner eine Mahnung, in der der Gläubiger pauschale Mahngebühren verlangt, die höher sind als drei Euro, muss er das nicht akzeptieren. Stattdessen kann er den Gläubiger auf die gängige Rechtsprechung hinweisen.

Gleichzeitig kann er den Gläubiger dazu auffordern, die tatsächlich angefallenen Kosten für die Mahnung nachvollziehbar zu belegen. Den Rechnungsbetrag muss der Schuldner selbstverständlich möglichst umgehend bezahlen. Die Mahngebühren kann er jedoch zunächst einbehalten, bis ihm der Gläubiger den Nachweis für die tatsächlichen Mahnkosten erbracht hat.

Eine andere Möglichkeit mit weniger Streitpotenzial ist, dass der Schuldner zusammen mit dem Rechnungsbetrag drei Euro als Mahnkostenpauschale überweist.

In vielen Fällen wird sich der Gläubiger damit zufriedengeben, jedenfalls dann, wenn er nicht belegen kann, dass die tatsächlichen Kosten für die Mahnung höher waren als drei Euro.

Der Brief an den Gläubiger kann wie folgt aussehen:

 

Sehr geehrte Damen und Herren, 

den fälligen Rechnungsbetrag habe ich zwischenzeitlich überwiesen. 

Mit den Mahngebühren, die Sie mit Mahnung vom … in Rechnung gestellt haben, bin ich jedoch nicht einverstanden. Eine Mahnkostenpauschale in Höhe von … Euro ist unzulässig.

Nach gängiger Rechtsprechung darf eine Mahnkostenpauschale den zu erwartenden Schaden nicht übersteigen. Außerdem dürfen nur Gebühren verlangt werden, die den Kosten entsprechen, die durch die Mahnung tatsächlich entstanden sind.

Sie haben keinen Nachweis über diese Kosten erbracht.

[Wenn eine Mahnkostenpauschale überwiesen wurde, zusätzlich:

Mit Verweis auf die gängige Rechtsprechung, die eine Mahnkostenpauschale von höchstens 3 Euro für angemessen hält, habe ich diesen Betrag zur Abgeltung der Mahngebühren überwiesen.]

 

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift

 

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