3. Mahnung – Infos & Vorlage, 2. Teil

3. Mahnung – Infos & Vorlage, 2. Teil

Ein Unternehmen erbringt die vereinbarte Leistung und der Kunde bezahlt im Gegenzug die Rechnung dazu. Soweit zumindest die Theorie. Denn auch wenn die meisten Geschäfte tatsächlich reibungslos ablaufen, kommt es eben genauso vor, dass eine Zahlung ausbleibt. Lässt der Geldeingang auf sich warten, muss keine böse Absicht dahinterstehen.

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3. Mahnung - Infos & Vorlage, 2. Teil

Vielleicht hat der Kunde die Rechnung schlichtweg übersehen oder vergessen. Möglicherweise muss der Kunde die Zahlung etwas verschieben, weil er gerade knapp bei Kasse ist. Ausgehend von einem Versehen, wird das Unternehmen den Kunden deshalb zunächst an die fällige Rechnung erinnern.

Reagiert der Kunde aber nicht auf die Mahnung und hat auch eine zweite Mahnung keinen Erfolg, sollte das Unternehmen zeitnah eine dritte Mahnung verschicken. Diese dritte Mahnung räumt dem Kunden eine letzte Chance ein, die Sache noch zu bereinigen. Danach muss er sich auf rechtliche Konsequenzen einstellen.

In einem zweiteiligen Beitrag haben wir die wichtigsten Infos zur dritten Mahnung zusammengetragen. Dabei haben wir im 1. Teil beantwortet, wann das Unternehmen eine Mahnung einsetzt, wie ein dreistufiges Mahnverfahren abläuft und warum drei Mahnungen nicht immer sinnvoll sind.

Hier ist der 2. Teil!:

Welche Mahngebühren und Verzugszinsen kann das Unternehmen berechnen?

Grundsätzlich bleibt es der Entscheidung des Unternehmens überlassen, ob es überhaupt Mahngebühren und Verzugszinsen einfordert. Ist der Kunde mit seiner Zahlung in Verzug, hat das Unternehmen einen Anspruch darauf, dass er die angefallenen Kosten erstattet. Das Unternehmen ist aber nicht dazu verpflichtet, diesen Anspruch tatsächlich geltend zu machen.

Entscheidet es sich dafür, gibt der Gesetzgeber die Rahmenbedingungen für zulässige Mahngebühren und Verzugszinsen vor:

  • Mahngebühren: Das Unternehmen kann den Aufwand für das Schreiben der Mahnungen in Rechnung stellen. Dabei betrifft der Aufwand hauptsächlich das Papier und das Porto. Konkrete Zahlen gibt der Gesetzgeber nicht vor. In der Praxis werden aber maximal drei Euro pro Mahnung als angemessen betrachtet. Sind weitere Ausgaben entstanden, zum Beispiel Gebühren für eine Rücklastschrift oder Auslagen für eine Adressermittlung, kann das Unternehmen diese Kosten zusätzlich einfordern.
  • Verzugszinsen: 288 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) legt den Zinssatz bei Zahlungsverzug fest. Er beläuft sich bei Verbrauchern auf fünf Prozentpunkte und bei Geschäftskunden auf neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.

Gibt das Unternehmen das Mahnwesen an ein Inkassounternehmen oder einen Rechtsanwalt ab, entstehen weitere Gebühren. Diese Kosten gehen aufs Konto des säumigen Zahlers.

Welche Angaben sollte die 3. Mahnung enthalten?

Zunächst einmal gilt für jede Mahnung, dass sie schriftlich erfolgen sollte. Ob es sich um die erste oder die letzte Mahnung handelt, spielt keine Rolle. Sollte es zu einem Gerichtsverfahren kommen, kann das Unternehmen anhand des Schreibens belegen, dass und wann es die fällige Zahlung angemahnt hatte.

Außerdem sollten die Unternehmens- und Kontaktdaten vollständig aufgeführt sein. Am besten orientiert sich das Unternehmen an den Pflichtangaben, die für Rechnungen gelten. Die vollständigen Daten stellen sicher, dass der Kunde den Absender der Mahnung eindeutig bestimmen kann.

Speziell die 3. Mahnung sollte dann noch folgende Inhalte haben:

  • Das Schreiben sollte unmissverständlich als dritte oder letzte Mahnung benannt sein. Durch die eindeutige Bezeichnung sieht der Kunde sofort, worum es geht.

  • Für eine eindeutige Zuordnung der Mahnung sollte die Nummer der Ausgangsrechnung aufgeführt sein.

  • Das Unternehmen sollte auf die vorhergehenden Zahlungsfristen hinweisen. Am besten benennt es dazu das Zahlungsziel der ursprünglichen Rechnungen und die Fristen, die es in den beiden vorherigen Mahnungen gesetzt hatte. Alternativ kann es die Daten der Mahnungen angeben. Gleichzeitig sollte es eine letzte Frist setzen.

  • Berechnet das Unternehmen Mahngebühren und Verzugszinsen, muss es diese aufschlüsseln und präzise benennen. Führt es nur eine Summe auf, kann der Kunde nicht nachvollziehen, was es mit dem Betrag auf sich hat und wie er zustande kommt.

  • Um Missverständnissen vorzubeugen, sollte das Unternehmen die Gesamtsumme, die inzwischen aufgelaufen ist, noch einmal angeben.

  • Bleibt die Zahlung weiterhin aus, schließen sich an die dritte und letzte Mahnung weitere Schritte an. Das Unternehmen sollte angeben, welche Maßnahmen es nach Ablauf der Zahlungsfrist einleiten wird. Dabei kann es rechtliche Konsequenzen androhen oder konkret werden und ein gerichtliches Mahnverfahren ankündigen.

Vorlagen und Formulierungshilfen für die 3. Mahnung

Dass der Ton in der dritten Mahnung etwas rauer wird, ist dem Sachverhalt geschuldet. Immerhin war die Zahlung schon vor einiger Zeit fällig und die beiden vorhergehenden Mahnungen konnten den Kunden nicht dazu bewegen, die offene Rechnung zu begleichen.

Trotzdem darf das Unternehmen nicht übertreiben. Zur Professionalität gehört dazu, sachlich zu bleiben. Außerdem sollte sich das Unternehmen vor Augen führen, was es erreichen will. Geht es darum, die Dringlichkeit und Ernsthaftigkeit zu betonen, kann es deutlich werden.

Ist dem Unternehmen daran gelegen, den Kunden trotz allem nicht zu verlieren, sollte es hingegen sanftere Töne anschlagen.

Kundenorientierte Formulierung

Die dritte Mahnung bietet die Gelegenheit, den Kunden ein letztes Mal an die überfällige Zahlung zu erinnern. Ergreift er die Chance, ist die Angelegenheit ohne einen bitteren Beigeschmack erledigt.

Eine kundenfreundliche Mahnung kann zum Beispiel so lauten:

Sehr geehrte/r Frau/Herr Name,

bislang haben Sie leider nicht auf unsere Zahlungserinnerung vom … und die zweite Mahnung vom … reagiert. Wir bitten Sie daher eindringlich darum, den fälligen Betrag von … Euro bis spätestens zum … zu überweisen.

Sollten wir wider Erwarten keinen Geldeingang verbuchen können, werden wir uns nach Ablauf dieser letzten Zahlungsfrist gezwungen sehen, gerichtliche Schritte einzuleiten.

Mit freundlichen Grüßen,

Unterschrift

Klarere Formulierung

Das Unternehmen kann in der dritten Mahnung trotz freundlichem Ton auch deutlicher werden. Dadurch bleibt es professionell und höflich, betont aber gleichzeitig, dass der Kunde nur noch diese eine Gelegenheit bekommt, die Sache aus der Welt zu schaffen.

Das kann in etwa so klingen:

Sehr geehrte Frau/Herr Name,

für die Rechnung Nr. … konnten wir trotz Zahlungserinnerung am … und Mahnung am … bislang keinen Zahlungseingang verbuchen. Daher fordern wir Sie letztmalig dazu auf, die offene und fällige Forderung über … Euro bis zum … zu begleichen.

Sollte auch diese Zahlungsfrist ergebnislos verstreichen, werden wir gerichtliche Schritte einleiten. Die Kosten des Verfahrens gehen zu Ihren Lasten.

Mit freundlichen Grüßen,

Unterschrift

Deutliche Formulierung

Ist dem Unternehmen wichtig, dem Kunden klar zu machen, wie ernst die Lage ist, kann es schärfer formulieren. Es kann unmissverständlich auf den Punkt bringen, dass es nicht mehr länger warten, sondern bei Nichtzahlung Maßnahmen ergreifen wird.

Die Mahnung kann dann beispielsweise so aussehen:

Sehr geehrte Frau/Herr Name,

auf unsere beiden Mahnungen vom … und … haben Sie nicht reagiert. Deshalb sehen wir uns veranlasst, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.

Dieses Verfahren und die damit verbundenen Kosten können Sie noch abwenden, wenn Sie dafür sorgen, dass wir bis spätestens am … über die fällige Gesamtforderung von … Euro verfügen können.

Mit freundlichen Grüßen,

Unterschrift

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Benjamin Naue, 48 Jahre, Jurist, Sabine Scheuer, 41 Jahre, Rechtsberaterin, David Wichewski, 37 Jahre , Anwalt, sowie Ferya Gülcan, Betreiberin und Redakteurin dieser Webseite, schreiben hier Wissenwertes, Tipps, Anleitungen und Ratgeber für Verbraucher zum Thema Recht, Schriftverkehr und Kommunikation.

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