Die 4 wichtigsten Punkte beim Versand von elektronischen Rechnungen

Die 4 wichtigsten Punkte beim Versand von elektronischen Rechnungen

Rechnungen auf elektronischem Wege zu verschicken, spart im Vergleich zum klassischen Postversand Zeit und Portokosten. Allerdings müssen die Grundsätze eingehalten werden, die mit Blick auf das ordnungsgemäße Führen und Aufbewahren von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form gelten. Doch was heißt das für die Praxis? Worauf gilt es zu achten?

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Die 4 wichtigsten Punkte beim Versand von elektronischen Rechnungen

Wir haben die vier wichtigsten Punkte beim Versand von elektronischen Rechnungen zusammengestellt. Dabei beziehen wir uns tatsächlich nur auf den Versand.

Inhaltlich gelten für eine elektronische Rechnung die gleichen Vorgaben und Regeln wie für eine klassische Papierrechnung.

Zunächst eine Definition

Bei einer elektronischen Rechnung oder kurz E-Rechnung handelt es sich um eine Rechnung, die auf elektronischem Weg erstellt, übermittelt und empfangen wird. Bezogen auf den Versand, zählen demnach Rechnungen zu den elektronischen Rechnungen, die

  • als Datei per E-Mail,

  • über einen Download aus dem Internet,

  • auf einem Datenträger wie zum Beispiel einem USB-Stick,

  • über Dienste wie E-Post oder DE-Mail oder

  • via Computer-Fax

zum Empfänger gelangen. Eine Rechnung hingegen, die über ein klassisches Faxgerät verschickt wird, ist keine elektronische Rechnung, sondern gilt wie ein traditionelles Schreiben als Papierrechnung.

Punkt 1: Der Empfänger muss mit einer elektronischen Rechnung einverstanden sein.

Aus rechtlicher Sicht sind elektronische Rechnungen Papierrechnungen gleichgestellt. Juristisch gesehen, macht die Form also keinen Unterschied. Allerdings kann jeder Rechnungsempfänger selbst entscheiden, ob er E-Rechnungen bekommen möchte oder ob nicht.

Ein Unternehmen darf einem Kunden grundsätzlich nur dann eine elektronische Rechnung schicken, wenn der Kunde dem Versand in elektronischer Form zugestimmt oder wenigstens nicht widersprochen hat.

Es ist demnach nicht zwingend notwendig, dass sich der Kunde ausdrücklich mit E-Rechnungen einverstanden erklärt. Hat er eine solche Rechnung erhalten und sich nicht weiter dazu geäußert, darf das Unternehmen von seiner Zustimmung ausgehen.

Widerspricht der Kunde hingegen ausdrücklich dem Erhalt von elektronischen Rechnungen, ist das Unternehmen daran gebunden. Gleiches gilt, wenn der Kunde dem Unternehmen mitteilt, dass er eine Rechnung auf Papier haben möchte.

In diesem Fall ist das Unternehmen dazu verpflichtet, eine Papierrechnung zu erstellen und dem Kunden zuzuschicken.

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Punkt 2: Gespeicherte Rechnungen müssen unveränderlich sein.

Elektronische Rechnungen unterliegen den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD.

Die wesentliche Aussage dieser Richtlinien besteht darin, dass gespeicherte Rechnungen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit abrufbar sein müssen und nicht abgeändert werden dürfen. Die elektronischen Rechnungen müssen also inhaltlich exakt in der Form abgerufen werden können, in der sie erstellt und verschickt wurden.

Eine E-Rechnung braucht demnach ein Dateiformat, dass es dem Rechnungsempfänger nicht ermöglicht, Änderungen vorzunehmen. Aus diesem Grund reicht zum Beispiel eine einfache Textdatei ohne Schreib- oder Passwortschutz nicht aus.

Punkt 3: Elektronische Rechnungen müssen lesbar sein und bleiben.

Jede Rechnung, die erstellt und verschickt wird, muss lesbar sein und bleiben. Bei einer klassischen Rechnung auf Papier ist diese Vorgabe in aller Regel erfüllt. Etwas anders kann das aber bei einer elektronischen Rechnung aussehen.

So muss der Empfänger über eine entsprechende Software verfügen, die es ihm ermöglicht, das Rechnungsdokument zu öffnen und zu lesen. Wird die E-Rechnung zum Beispiel als PDF erstellt, wäre das ein PDF-Reader oder -Viewer.

Gleichzeitig muss sichergestellt sein, dass die Rechnung während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist lesbar bleibt. Bei Rechnungen, die ein Unternehmen ausstellt, beträgt diese Frist in aller Regel zehn Jahre.

Verwendet ein Unternehmen elektronische Rechnungen, muss es also ein Format wählen, das gewährleistet, dass der Empfänger die jeweilige Rechnung mit einer geeigneten Software öffnen und lesen kann. Und das nicht nur zum Zeitpunkt des Rechnungsversands, sondern auch in den zehn Folgejahren. Aus diesem Grund ist es ratsam, sich für ein gängiges Dateiformat zu entscheiden.

Punkt 4: Eine digitale Signatur ist keine Pflicht.

Anders als oft angenommen, ist eine digitale Signatur bei einer elektronischen Rechnung nicht mehr zwingend erforderlich. Das Umsatzsteuergesetz benennt die elektronische Signatur mit Kennzeichnung des Anbieters nur noch als ein Beispiel für eine Technologie, die dem Anspruch des Finanzamts an einen Vorsteuerabzug gerecht wird.

Letztlich bleibt es also dem Unternehmen selbst überlassen, ob es seine E-Rechnungen digital signiert oder nicht. Sind alle Vorgaben an eine ordnungsgemäße Rechnung erfüllt, kann eine digitale Signatur entfallen. Analog dazu erfordert eine klassische Papierrechnung auch keine handschriftliche Unterschrift, um rechtsgültig zu sein.

Ein Fazit zum Versand elektronischer Rechnungen

Rechnungen auf elektronischem Wege zu verschicken, ermöglicht dem Unternehmen, die Portokosten einzusparen. Außerdem geht der Versand schneller und auch die Archivierung der verschickten Rechnungen ist mit weniger Aufwand verbunden.

Andererseits muss das Unternehmen eine geeignete Software auswählen und die Abläufe bei der Rechnungslegung mitunter umstellen. Wichtig ist zudem, dass die archivierten Rechnungen in ein Dateiformat gebracht werden, das während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit abgerufen werden kann.

Widersprechen Kunden dem Empfang elektronischer Rechnungen, muss das Unternehmen für sie weiterhin Papierrechnungen erstellen. Das kann zu einem erheblichen Mehraufwand führen.

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Benjamin Naue, - Jurist, Sabine Scheuer, - Rechtsberaterin, David Wichewski, - Anwalt, sowie Ferya Gülcan, Unternehmerin, Gründerin, Vertragserfahren in B2B & B2C, Betreiberin und Redakteurin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Tipps, Anleitungen und Ratgeber für Verbraucher zum Thema Recht, Schriftverkehr und Kommunikation. Die Inhalte des Informationsangebots stellen keine Rechtsberatung dar - somit ersetzen die Inhalte auch keine rechtliche Beratung.

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