Die Aufbewahrungsfristen 2019 im Überblick
Auf dem Schreibtisch, in Schubladen und Kartons, in Regalen und in Aktenordnen: Die Berge an Papieren, Briefen und Unterlagen wachsen stetig. Das papierlose Büro ist noch Zukunftsmusik. In Wirklichkeit wird heute mehr ausgedruckt und aufbewahrt als je zuvor.
Gerade der Frühjahrsputz ist aber eine gute Gelegenheit, um die Unterlagen durchzuschauen und alte Papiere auszusortieren. Denn so ist alles auf einem aktuellen Stand und der Überblick bleibt gewahrt. Gleichzeitig entsteht Platz.
Allerdings ist es keine gute Idee, rigoros auszumisten und alle älteren Schreiben einfach durch den Schredder zu jagen. Denn sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen müssen verschiedene Papiere unterschiedlich lange aufheben.
Wir haben die Aufbewahrungsfristen 2019 in einem Überblick zusammengestellt!:
Inhalt
Die Aufbewahrungsfristen bei Privatpersonen
Anders als bei Unternehmen sind die Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen nicht allzu streng regelt. Trotzdem gibt es auch hier ein paar Vorgaben. Bei einigen Unterlagen ist es außerdem sehr sinnvoll, sie aufzuheben.
| Was? | Wie lange aufbewahren? |
| Urkunden vom Standesamt (z.B. Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden)
Schulzeugnisse Nachweise von Berufsabschlüssen Belege zu vorhandenen Immobilien Ärztliche Gutachten |
lebenslang |
| Unterlagen zum beruflichen Werdegang (z.B. Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise, Arbeitsverträge und Kündigungen) | bis zur Rente |
| Versicherungspolicen
Unterlagen zu Vorsorgeprodukten (z.B. Sparbücher, Tagesgeld oder Lebensversicherungen) |
während der gesamten Vertragslaufzeit |
| Belege über Wert- und Einrichtungsgegenstände (z.B. Möbel, Gemälde, Antiquitäten, Schmuck und Haushaltsgeräte) | während der Nutzungsdauer (Solche Unterlagen können im Schadensfall für die Versicherung notwendig werden.) |
| Gerichtsurteile
Mahnbescheide Kreditunterlagen |
30 Jahre |
| Kontoauszüge, Überweisungen und ähnliche Bankunterlagen | 4 Jahre |
| alte Mietverträge, Quittungen über Kautionszahlungen, Übergabeprotokolle und ähnliche Unterlagen rund um frühere Mietverhältnisse | 3 Jahre |
| Rechnungen und Kassenzettel
Handwerkerrechungen |
2 Jahre (Das entspricht der Dauer der üblichen Gewährleistungsfrist.) |
Ein Hinweis zu Handwerkerrechnungen
Seit 2004 gilt für Unterlagen rund um Handwerksleistungen eine zweijährige Aufbewahrungspflicht. Zu diesen Unterlagen gehören beispielsweise Rechnungen und Zahlungsbelege. Die Handwerksleistungen wiederum umfassen sämtliche Leistungen, die mit der Planung, der Durchführung und der Überwachung von Baumaßnahmen zusammenhängen.
Die Aufbewahrungspflicht für die Handwerkerunterlagen ergibt sich aus § 14b Abs. 1 Satz 5 des Umsatzsteuergesetzes und gilt für denjenigen, der den Handwerker beauftragt hat. Ob der Auftraggeber der Eigentümer der Immobilie ist oder nur als Mieter darin wohnt, spielt keine Rolle.
Aber Achtung: Eine Ausnahme gilt für Handwerkerrechnungen, die die Errichtung von Gebäuden dokumentieren. Sie müssen fünf Jahre lang aufgewahrt werden.
Was ist mit den Steuerunterlagen?
Für Privatpersonen wurde die Frist, wie lange sie Steuerbescheide und andere steuerrelevante Unterlagen aufheben müssen, abgeschafft. Das heißt im Klartext: Sobald ein Steuerbescheid rechtskräftig ist, kann er im Prinzip direkt entsorgt werden.
Doch auch hier gibt es wieder eine Ausnahme. Sie betrifft Steuerpflichtige, bei denen die Summe aller positiven Einkünfte in einem Kalenderjahr die Marke von 500.000 Euro übersteigt.
In diesem Fall schreibt die Abgabenordnung vor, dass der Steuerbescheid samt Belegen und eingereichten Steuerunterlagen sechs Jahre lang aufbewahrt werden muss.
Die Aufbewahrungsfristen bei Gewerbetreibenden
Gewerbetreibende müssen dann die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einhalten, wenn sie der Pflicht zur Buchführung unterliegen. Sie müssen in diesem Fall die geschäftlichen Unterlagen eine gewisse Zeit lang aufbewahren und in einer lesbaren Form bereithalten.
Die Aufbewahrungsfristen, die das Steuerrecht betreffen, regelt die Abgabenordnung. Demnach entsteht die Pflicht zur Buchführung, wenn der Umsatz pro Jahr über 600.000 Euro und der jährliche Gewinn über 60.000 Euro beträgt.
Für den Bereich des Handelsrechts gelten die Vorschriften aus dem Handelsgesetzbuch. Je nach Branche, Geschäftstätigkeit und Beruf können mit Blick auf die Aufbewahrungsfristen für Unterlagen dann noch weitere Gesetze und Verordnungen zum Tragen kommen.
Generell unterliegen geschäftliche Unterlagen aber einer Aufbewahrungsfrist von sechs oder zehn Jahren. Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt für:
- Buchungsbelege aller Art, z.B. Rechnungen, Quittungen, Lieferscheine, Auftragszettel, Kontoauszüge, Wechsel, Schecks, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Reisekostenabrechnungen, Kassenberichte, Inventurlisten, Vertragsunterlagen und Steuerbescheide
- Eröffnungsbilanzen und alle dazugehörigen Unterlagen
- Jahresabschlüsse
- Handelsbücher und vergleichbare Aufzeichnungen
- Lageberichte
- Inventare
Unter die sechsjährige Aufbewahrungsfrist fällt die geschäftliche Korrespondenz. Sie umfasst sowohl die Schreiben, die das Unternehmen selbst erstellt und verschickt hat, als auch die Briefe, die das Unternehmen erhalten hat. Außerdem gilt die Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren für alle anderen Unterlagen, die für die Steuer relevant sind.
Tipp:
Besteht Unsicherheit darüber, ob und wie lange bestimmte Belege oder Unterlagen aufbewahrt werden müssen, lohnt sich die Nachfrage beim Steuerberater. Auch das Finanzamt selbst kann Auskunft erteilen. Auf diese Weise lässt sich vermeiden, dass wichtige Dokumente vorschnell im Schredder laden – und bei der nächsten Betriebsprüfung Ärger droht.
Aufzeichnungen zum Mindestlohn
Zum 1. Januar 2015 wurde der gesetzliche Mindestlohn in Deutschland eingeführt. Seitdem sind Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet, in bestimmten Branchen und für gewisse Arbeitnehmer die Arbeitszeiten zu dokumentieren. Diese Pflicht gilt zum einen für alle Minijobber.
Zum anderen müssen Arbeitgeber in den Branchen Aufzeichnungen führen, die im Gesetz zur Bekämpfung von Schwarzarbeit genannt sind. Zu diesen Branchen gehören beispielsweise das Baugewerbe, die Gebäudereinigung und der Logistikbereich. Minijobber in Privathaushalten und Arbeitnehmer, deren Lohn regelmäßig über bestimmten Grenzwerten liegt, sind von der Aufzeichnungspflicht ausgenommen.
Das Gesetz schreibt für die Unterlagen, die die Arbeitszeiten dokumentieren, eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren vor. Der Zoll kann die Aufzeichnungen jederzeit überprüfen. Verstößt ein Arbeitgeber gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht, sieht das Mindestlohngesetz Bußgelder von bis zu 30.000 Euro vor.
Eine Aufbewahrung in digitaler Form ist erlaubt
Irgendwann stoßen auch die größten Büroräume an ihre Grenzen. Schließlich sammelt sich eine Fülle an Dokumenten an, die dann auch noch sechs oder zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. An dieser Stelle hat der Gesetzgeber aber ein Einsehen.
Denn in physischer Form, also tatsächlich auf Papier, müssen nur die Eröffnungsbilanz und die Jahresabschlüsse aufgehoben werden. Alle anderen Unterlagen, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen, können auch auf Datenträgern abgespeichert werden. Das Unternehmen muss dann nur dafür Sorge tragen, dass die Dateien zehn Jahre lang lesbar bleiben.
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Thema: Die Aufbewahrungsfristen 2019 im Überblick
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