Eine Quittung schreiben – Infos, Tipps und Vorlage, Teil I
Eine Quittung ist eine schriftliche Empfangsbestätigung und belegt den Erhalt einer Zahlung. Hier sind Infos und Tipps rund um die Quittung!
Eine Privatperson wird wahrscheinlich nicht allzu oft eine Quittung schreiben müssen. Trotzdem kann es durchaus sein. Denn wenn die Privatperson beispielsweise etwas verkauft hat, kann der Käufer eine Quittung verlangen. In Unternehmen wiederum ist es gängige Praxis, Quittungen auszustellen. Und verglichen mit Rechnungen, sind Quittungen wesentlich unkomplizierter.
Aber:
Was ist eine Quittung eigentlich genau? Wann muss eine Quittung ausgestellt werden? Welche Angaben muss eine Quittung enthalten? Und was ist der Unterschied zwischen einer Quittung und einer Rechnung? In einem zweiteiligen Beitrag erklären wir alles Wichtige und Wissenswerte zur Quittung. Und eine Vorlage gibt’s obendrauf!
Inhalt
Was ist eine Quittung?
Eine Quittung ist ein schriftlicher Beleg dafür, dass eine Zahlung geleistet oder eine Ware in Empfang genommen wurde. Der Gläubiger bestätigt durch die Quittung also, dass er die Leistung, die ihm der Schuldner schuldet, erhalten hat. Für den Schuldner wiederum ist die Quittung der Nachweis, dass er die geschuldete Leistung erbracht hat.
Anschaulicher wird die Bedeutung der Quittung, wenn die Wortherkunft zugrunde gelegt wird. Das Wort Quittung geht nämlich auf quitt zurück. So quittiert die Quittung eine Leistung, sie bestätigt diese Leistung also. Und wenn die Leistung erbracht wurde, sind die beiden Vertragspartner quitt. Dass die Vertragspartner quitt sind, heißt, dass sie sich gegenseitig nichts mehr schulden.
In der Praxis wird die Quittung meist im Zusammenhang mit Barzahlungen ausgestellt. Wenn beispielsweise ein Gegenstand verkauft und in bar bezahlt wird, kann der Käufer den Verkäufer dazu auffordern, die geleistete Zahlung durch eine Quittung zu bestätigen. Allerdings ist die Quittung nicht auf Barzahlungen beschränkt.
Auch wenn der Käufer den Gegenstand per Überweisung bezahlt hat, kann er also eine Quittung vom Verkäufer verlangen. Ausgestellt wird die Quittung dabei immer von demjenigen, der das Geld oder die Leistung bekommen hat. Der Käufer kann sich also nicht selbst eine Quittung als Beleg dafür, dass er die Zahlung an den Verkäufer geleistet hat, schreiben.
Welche gesetzlichen Regelungen gibt es zur Quittung?
Bei der Quittung greifen verschiedene rechtliche Grundlagen. Einige davon finden sich im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), andere in der Zivilprozessordnung (ZPO). Die wichtigsten gesetzlichen Regelungen, die beim Schreiben von Quittungen berücksichtigt werden müssen, sind folgende:
- Der Schuldner kann vom Gläubiger verlangen, dass dieser eine Quittung ausstellt. Der Gläubiger wiederum muss dieser Aufforderung nachkommen. Das schreibt 368 BGB vor. Wurde also beispielsweise ein Gegenstand verkauft und hat der Käufer die Ware bezahlt, kann er verlangen, dass der Verkäufer den Erhalt des Geldes schriftlich quittiert.
- Gemäß 369 BGB trägt der Schuldner grundsätzlich die Kosten für die Quittung. Wurde nichts anderes vereinbart, kann der Gläubiger also vom Schuldner verlangen, dass dieser die Kosten, die durch das Schreiben der Quittung entstanden sind, übernimmt. In der Praxis ist das so aber nicht üblich. Zumal der Aufwand für eine Quittung recht überschaubar ist.
- Die Quittung hat den Status einer Privaturkunde. Gemäß 416 ZPO beweist sie, dass die Erklärungen im Rahmen der Quittung auch von demjenigen abgegeben wurden, der die Quittung ausgestellt hat. In anderen Worten ausgedrückt, bedeutet das: Wenn der Gläubiger eine Quittung schreibt und unterschreibt, belegt die Quittung die Angaben, die der Gläubiger darin gemacht hat.
- Die Quittung muss die erhaltene Leistung bestätigen und mit einem Datum versehen sein. Außerdem erfordert eine Quittung die Schriftform. Schriftform bedeutet, dass die Quittung nicht nur schriftlich ausgestellt, sondern auch handschriftlich unterschrieben sein muss. Denn erst durch die handschriftliche Unterschrift ist die Vorgabe der Schriftform erfüllt. Fehlt die Unterschrift, ist die Quittung nichtig. Besteht ein rechtliches Interesse, kann der Schuldner allerdings verlangen, dass der Gläubiger die Quittung in einer anderen Form ausstellt. Diese Formvorgaben sind in den §§ 125 BGB, 126 Abs. 1 BGB und 368 Satz 1 und 2 BGB geregelt.
- 370 BGB besagt, dass derjenige, der die Quittung aushändigt, im Normalfall auch derjenige ist, der die bestätigte Leistung in Empfang nehmen darf. Das heißt: Stellt der Gläubiger eine Quittung aus und überreicht diese Quittung dem Schuldner, nimmt der Gläubiger die Leistung, die er durch die Quittung bestätigt, auch entgegen.
Neben der normalen Quittung gibt es die Quittung noch in Sonderformen. Spendenquittungen, Bewirtungsquittungen oder arbeitsrechtliche Ausgleichsquittungen sind Beispiele für solche speziellen Quittungen. Für sie gelten andere Regelungen.
Sind Kassenbons und Kontoauszüge auch Quittungen?
Wenn ein Kunde etwas in einem Geschäft kauft, bekommt er in aller Regel einen Kassenbon. Der Kassenbon ist ein Beleg für den getätigten Kauf und bestätigt gleichzeitig die geleistete Zahlung. Im rechtlichen Sinne ist ein Kassenbon aber trotzdem keine Quittung. Denn auf dem Kassenbon wird der Erhalt der Zahlung nicht durch eine handschriftliche Unterschrift bestätigt. Und weil die handschriftliche Unterschrift fehlt, sind die Formvorgaben für eine Quittung nicht erfüllt.
Bei einem Kontoauszug ist es ähnlich. Durch den Kontoauszug kann der Schuldner zwar nachweisen, dass die Zahlung durch eine Überweisung oder eine Lastschrift erfolgt ist. Allerdings ist auf dem Kontoauszug keine Unterschrift vorhanden, durch die der Gläubiger bestätigt, dass er das Geld auch wirklich bekommen hat. Deshalb ist auch der Kontoauszug kein Ersatz für eine Quittung.
Was ist der Unterschied zwischen einer Quittung und einer Rechnung?
Während die Quittung einen Zahlungseingang bestätigt, ist die Rechnung eine Zahlungsaufforderung. Durch die Rechnung fordert der Verkäufer den Käufer also dazu auf, eine Ware oder Dienstleistung zu bezahlen. Hat der Käufer bezahlt, kann der Verkäufer eine Quittung als Bestätigung für die geleistete Zahlung ausstellen. Für eine Rechnung gelten aber deutlich umfangreichere Vorgaben als für eine Quittung.
Wird die Quittung den gesetzlichen Anforderungen, die eine Rechnung erfüllen muss, gerecht, kann das Schriftstück Rechnung und Quittung in einem sein. Die Quittung kann die Rechnung aber nicht ersetzen. Es ist also nicht möglich, auf eine Rechnung zu verzichten und stattdessen nur eine Quittung auszustellen. Der Verkäufer kann nur eine Quittung ausstellen, die gleichzeitig die Rechnung ist. In diesem Fall müssen aber die gesetzlichen Vorgaben an eine Rechnung erfüllt sein.
Andersherum kann die Rechnung auch als Quittung dienen. Hierfür reicht es aus, wenn sich auf der Rechnung ein Hinweis wie “Betrag dankend erhalten” findet. Ergänzt der Verkäufer den Hinweis dann noch mit dem Datum und seiner Unterschrift, ist eine vollwertige Quittung vorhanden.
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