Eine Quittung schreiben – Infos, Tipps und Vorlage, Teil II

Eine Quittung schreiben – Infos, Tipps und Vorlage, Teil II

Eine Quittung bestätigt schriftlich, dass eine bestimmte Leistung in Empfang genommen wurde. Sie ist somit der Beleg dafür, dass die beiden Vertragspartner nun quitt sind.

Während Privatpersonen eher selten Quittungen ausstellen, ist das Schreiben von Quittungen in Unternehmen ein alltäglicher Vorgang. Und im Unterschied zu Rechnungen müssen Quittungen weit weniger Anforderungen gerecht werden. Aber ganz ohne Regeln kommt natürlich auch die Quittung nicht aus.

In einem zweiteiligen Beitrag erklären wir alles Wichtige zur Quittung. Dabei ging es im 1. Teil darum, was eine Quittung überhaupt ist und welchen gesetzlichen Regelungen sie unterliegt. Außerdem haben wir erläutert, was die Quittung von der Rechnung unterscheidet und warum ein Kassenbon oder ein Kontoauszug keine Quittung ist.

Jetzt, im 2. Teil, kümmern wir uns um die Inhalte der Quittung. Und neben den Infos und Tipps stellen wir natürlich auch eine Vorlage zur Verfügung.

 

Welche Angaben muss eine Quittung enthalten?

Es gibt einige Pflichtangaben, die auf einer ordnungsgemäß ausgestellten Quittung aufgeführt sein müssen. Diese Pflichtangaben sind folgende:

  • die Bezeichnung Quittung
  • eine fortlaufende Nummer; sie ist aber nur dann notwendig, wenn die Quittung von einem Unternehmen ausgestellt wird. Stellt eine Privatperson die Quittung aus, kann die Nummer weggelassen werden.
  • der Nettobetrag
  • der angewendete Steuersatz und der Steuerbetrag, der sich daraus ergibt
  • der Bruttobetrag, einmal als Zahl und einmal in Worten ausgeschrieben
  • der Name des Leistungserbringers; die Anschrift des Leistungserbringers kann ebenfalls aufgeführt werden. Die Anschrift ist aber keine Pflichtangabe.
  • der Verwendungszweck; hierbei muss die Art und die Menge des Produkts oder der Dienstleistung, für die die Zahlung geleistet wurde, benannt werden.
  • Ort und Datum die handschriftliche Unterschrift des Leistungsempfängers; die Unterschrift kann durch den Firmenstempel ergänzt werden. Während der Firmenstempel optional ist, ist die Unterschrift aber Pflicht.

Im Schreibwarenbedarf sind sogenannte Quittungsblöcke erhältlich. Diese Blöcke enthalten Vordrucke, die ausgefüllt und anschließend herausgetrennt werden können. Eine Verpflichtung, solche Formulare zu verwenden, gibt es aber nicht. Eine rechtswirksame Quittung kann genauso gut auch von Hand auf normalem Papier geschrieben oder per Textverarbeitungsprogramm am Computer erstellt und ausgedruckt werden.

 

Muss die Mehrwertsteuer immer ausgewiesen werden?

Grundsätzlich müssen auf einer Quittung der Nettobetrag, der Mehrwertsteuerbetrag samt angewendetem Steuersatz und der Bruttobetrag aufgeführt sein. Dabei ist der Nettobetrag der reine Rechnungsbetrag ohne Mehrwertsteuer.

Je nachdem, ob der normale Steuersatz von 19 Prozent oder der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent angewendet werden, kommt dann der entsprechende Anteil vom Bruttobetrag als Mehrwertsteuerbetrag dazu. Der Bruttobetrag wiederum errechnet sich aus dem Nettobetrag plus dem Mehrwertsteuerbetrag.

Ausgerechnet werden die Beträge mithilfe folgender Formeln:

 

Normaler Mehrwertsteuersatz von 19 Prozent:

Nettobetrag = Bruttobetrag : 1,19

Steuerbetrag = Nettobetrag x 0,19

Bruttobetrag = Nettobetrag x 1,19

Ermäßigter Mehrwertsteuersatz von 7 Prozent:

Nettobetrag = Bruttobetrag : 1,07

Steuerbetrag = Nettobetrag x 0,07

Bruttobetrag = Nettobetrag x 1,07

Steuerbetrag = Bruttobetrag – Nettobetrag
Bruttobetrag = Nettobetrag + Steuerbetrag

 

Eine Privatperson kann sich diese Berechnungen aber ersparen. Denn wenn die Quittung von einer Privatperson ausgestellt wird, genügt es, wenn nur der Bruttobetrag angegeben wird.

Schreibt ein Unternehmer, der die Kleinunternehmerregelung nutzt und deshalb von der Umsatzsteuer befreit ist, die Quittung, gibt er auf seiner Quittung auch nur den Bruttobetrag an. Denn als Kleinunternehmer darf er keine Steuern ausweisen.

 

Wie wird ein Quittungsformular ausgefüllt?

Ein Vordruck für eine Quittung enthält nur wenige Zeilen. Diese Zeilen werden wie folgt ausgefüllt:

  • Beträge: Im oberen Bereich der Quittung sind Felder für den Nettobetrag, den Steuersatz, den Steuerbetrag und den Bruttobetrag vorgesehen. Hier werden die entsprechenden Beträge als Zahlen eingetragen. Wird die Quittung von einer Privatperson oder einem umsatzsteuerbefreiten Unternehmer ausgestellt, genügt die Angabe des Bruttobetrags.
  • Gesamtbetrag in Worten: Unter den Zahlenbeträgen findet sich eine Zeile, in die der Gesamtbetrag, also der Bruttobetrag, noch einmal in Worten ausgeschrieben eingetragen wird. Dabei wird vor dem ersten und nach dem letzten Zahlwort je ein Bindestrich gesetzt. Diese Striche sollen gewährleisten, dass die Quittung im Nachhinein nicht abgeändert werden kann.
  • Von-Zeile: In die Von-Zeile wird der Leistungserbringer eingetragen. In dieser Zeile steht also, wer die Zahlung, über die die Quittung ausgestellt wird, geleistet hat. Dabei reichen als Angabe der Vor- und der Nachname aus. Die Anschrift kann, muss aber nicht erfasst werden.
  • Für-Zeile: In diesem Feld wird notiert, wofür die Zahlung erfolgt ist. Dazu wird die Ware oder die Dienstleistung, die der Leistungserbringer bezahlt hat, benannt.
  • Datum, Ort, Unterschrift: Nun fehlen nur noch die Ortsangabe, das aktuelle Datum und die handschriftliche Unterschrift. Zusätzlich zur Unterschrift kann auch der Firmenstempel abgedruckt werden.

Vorlage für eine Quittung

 

Quittung                                                                              Nr. __________

 

 

Netto EUR  ____________________

+ _____ % MwSt. EUR  ____________________

Gesamtbetrag EUR  ____________________

 

Gesamtbetrag in Worten: ________________________________________________

 

von _________________________________________________________________

 

für __________________________________________________________________

______________________________________________________ dankend erhalten.

 

 

_________________________                          _________________________

Ort, Datum                                                   Unterschrift

 

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