Abwesenheitsbenachrichtigung Vorlage und Tipps

Die wichtigsten Tipps und Vorlage für eine Abwesenheitsbenachrichtigung 

E-Mails sind zu einem wichtigen Kommunikationsmittel geworden, was auch durchaus nachvollziehbar ist, denn die elektronischen Nachrichten bieten einige Vorteile. So kombiniert eine E-Mail die Pluspunkte von einem Telefonanruf und einem Brief miteinander.

Genau wie bei einem Telefonat erhält der Empfänger der E-Mail die Informationen unmittelbar oder mit einer nur kurzen zeitlichen Verzögerung. Wie bei einem Brief liegt die Nachricht dabei aber in schriftlicher Form vor, so dass der Empfänger die E-Mail ausdrucken, archivieren und beliebig oft lesen kann. 

Hinzu kommt, dass eine E-Mail die gleichen Funktionen ermöglicht wie ein Serienbrief. Das bedeutet, der Absender kann die E-Mail an beliebig viele Empfänger verschicken und dabei die Inhalte unverändert lassen oder einzelne Textbausteine austauschen, ohne den gesamten Text oder die Grundangaben wie beispielsweise die Kontaktdaten des Absenders jedes Mal neu schreiben zu müssen. Ein weiterer Vorteil ist der Preis.

So ist der Versand von E-Mails deutlich kostengünstiger als der Versand von Briefen. Dies macht sich vor allem dann bemerkbar, wenn neben der eigentlichen Nachricht weitere Anlagen wie beispielsweise Prospekte oder Broschüren verschickt werden. Nun ist die Schnelligkeit aber eines der wesentlichen Charaktermerkmale einer E-Mail.

Aus diesem Grund gilt es insbesondere im geschäftlichen Bereich als unhöflich und unprofessionell, wenn eine E-Mail über mehrere Tage oder gar gänzlich unbeantwortet bleibt. In aller Regel wird auf eine E-Mail nämlich eine kurzfristige Antwort erwartet.

Für den Fall, dass jemand eine bestimmte Zeit lang nicht per E-Mail erreichbar ist und die eingehenden Nachrichten auch nicht von einer Vertretung bearbeitet werden, hat sich im Geschäftsbereich daher die automatische Abwesenheitsbenachrichtigung etabliert.

Aber auch im privaten Bereich nutzen viele den Abwesenheitsassistenten ihres E-Mail-Programms, um eine entsprechende Benachrichtigung einzurichten. Nun stellt sich aber die Frage, wie eine Abwesenheitsnotiz denn eigentlich aussehen und welche Informationen sie enthalten sollte.

Hier die wichtigsten Tipps zur gelungenen Abwesenheitsbenachrichtigung in der Übersicht: 

Was genau ist eine Abwesenheitsbenachrichtigung eigentlich?

Eine Abwesenheitsbenachrichtigung ist eine E-Mail, die automatisch verschickt wird, wenn eine neue E-Mail im Postfach eingeht. Die Abwesenheitsnotiz wird mithilfe des Abwesenheitsassistenten des E-Mail-Programms erstellt und in diesem Zuge wird auch der Zeitraum festgelegt, in dem die automatischen Nachrichten verschickt werden.

Dadurch ist sichergestellt, dass der Absender der E-Mail über die Abwesenheit informiert wird und folglich nicht enttäuscht oder gar verärgert ist, weil er vergeblich auf eine schnelle Antwort gewartet hat. 

Welche Informationen sollte eine Abwesenheitsbenachrichtigung enthalten? 

Abwesenheitsbenachrichtigungen sind in vielen unterschiedlichen Varianten möglich. So gibt es beispielsweise reine Informationsmails, die ohne weitere Angaben oder Grußformeln lediglich angeben, von wann bis wann der Empfänger nicht erreichbar ist.

Daneben kann eine Abwesenheitsbenachrichtigung kurz, knapp und auf den Punkt gebracht darüber informieren, dass der Empfänger beispielsweise außer Haus oder in Urlaub ist. Einen deutlich besseren und professionelleren Eindruck hinterlässt eine Abwesenheitsbenachrichtigung aber, wenn sie neben dem informativen Charakter auch eine freundliche Note hat. Dadurch vermittelt sie nämlich wie ein Geschäftsbrief Stil, Wertschätzung und Respekt, was vor allem im geschäftlichen Bereich eine große Rolle spielt.

Eine gelungene Abwesenheitsbenachrichtigung, die einen guten und professionellen Eindruck hinterlässt, sollte daher folgende Angaben enthalten:

·         einen kurzen, aussagekräftigen Betreff,
·         eine Grußformel als Begrüßung,
·         genaue Angaben dazu, bis wann der Empfänger nicht erreichbar ist,
·         sofern es eine Vertretung gibt, wie diese heißt und wie sie kontaktiert werden kann,
·         eine Grußformel als Abschluss sowie Name und eventuell Signatur.

Ansonsten gelten für eine Abwesenheitsbenachrichtigung die Regeln, die auch für normale E-Mails und Geschäftsbriefe gelten. So braucht die Abwesenheitsbenachrichtigung deshalb einen aussagekräftigen Betreff, damit sie schnell und eindeutig zugeordnet werden kann. Außerdem darf der Text keine Rechtschreib- oder Grammatikfehler enthalten.

Diese wirken nicht nur im Allgemeinen unprofessionell, sondern fallen bei einem kurzen Text noch viel stärker auf. Zudem sollte auf eine reine Kleinschreibung ebenso verzichtet werden wie auf beispielsweise Icons oder andere technische Spielereien.

   

Wie kann eine Abwesenheitsbenachrichtigung aussehen? (Vorlage)

Wie die Abwesenheitsbenachrichtigung konkret formuliert und gestaltet wird, hängt zum einen natürlich vom eigenen Geschmack und zu anderen davon ab, ob sie im privaten oder im geschäftlichen Bereich zur Anwendung kommt.

Eine Abwesenheitsbenachrichtigung im Geschäftsbereich könnte aber beispielsweise so aussehen: 

(Betreff: Ich bin bis … außer Haus.) 

Guten Tag! 

Vielen Dank für Ihre Nachricht. 

Bis zum … bin ich nicht im Hause. Ich bin erst ab dem … wieder erreichbar.Während meiner Abwesenheit vertritt mich jedoch Frau/Herr (Name), die/der bei Fragen gerne zur Verfügung steht. Sie erreichen Frau/Herr (Name) unter der Telefonnummer (Nummer mit Durchwahl) oder per E-Mail unter (E-Mail-Adresse).  

Freundliche Grüße,

(Name und evt. Signatur)

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Thema: Die wichtigsten Tipps und Vorlage für eine Abwesenheitsbenachrichtigung

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