Anleitung – Geschäftsbriefe auf Englisch

Anleitung und Tipps für die formale Gestaltung eines Geschäftsbriefes auf Englisch 

Mittlerweile ist es schon fast alltäglich, mit Geschäftspartnern auf der ganzen Welt zusammenzuarbeiten und in diesem Zuge auch Geschäftsbriefe in englischer Sprache zu verfassen.

Dabei gibt es natürlich auch für englische Geschäftsbriefe allgemeingültige Regeln, wobei diese grundsätzlich keine allzu großen Unterschiede zur geschäftlichen Korrespondenz auf Deutsch aufweisen. 

Dennoch gilt es, auf einige Besonderheiten zu achten und dabei auch die feinen Unterschiede zwischen britischer und US-amerikanischer Korrespondenz zu berücksichtigen.

Hier nun also eine Anleitung und die wichtigsten Tipps für die formale Gestaltung eines Geschäftsbriefes auf Englisch:

Die Adresse des Absenders

Sofern kein Briefpapier mit bereits aufgedrucktem Briefkopf verwendet wird, beginnt der Geschäftsbrief mit der Adresse des Absenders. Diese enthält alle wesentlichen Kontaktinformationen, also neben der Anschrift auch die E-Mail-Adresse sowie die Telefon- und die Faxnummer.

Der Name des Absenders hingegen muss nicht unbedingt in der Absenderadresse auftauchen, denn dieser steht immer am Briefende unterhalb der Unterschrift und meist wird eine Nennung an dieser Stelle als ausreichend empfunden. Die Absenderadresse wird strenggenommen im Britisch-Englischen rechts oben und im US-Amerikanischen links oben platziert, im Alltag spielt die Platzierung aber letztlich keine gravierende Rolle.  

Vermerke zur Versandart

Unterhalb der Absenderadresse wird vermerkt, wenn der Brief in besonderer Form verschickt wird. Bei einem Versand per Einschreiben wird dies durch RECORDED MAIL in Großbritannien und CERTIFIED MAIL oder REGISTERED MAIL in den USA gekennzeichnet. Handelt es sich um eine Eilsendung, ist eine Kennzeichnung durch SPECIAL DELIVERY üblich.  

Die Adresse des Empfängers

Nach eventuellen Vermerken zur Versandart folgt die Empfängeradresse. Wie im Deutschen werden zuerst der Name des Empfängers, dann die Position oder Abteilung, danach der Name des Unternehmens und schließlich die Anschrift aufgeführt, wenn sich der Brief an eine bestimmte Person richtet. Darf der Brief hingegen auch von einer anderen Person geöffnet werden, beispielsweise wenn der Ansprechpartner nicht im Hause ist, wird erst der Name des Unternehmens genannt, gefolgt vom Namen des Empfängers.  

Das Datum

In den USA wird das Datum meist unter die Absenderadresse, in Großbritannien neben die Empfängeradresse gesetzt. Generell ist die Platzierung aber nicht ganz so wichtig, entscheidend ist vielmehr, dass das Datum schnell und ohne langes Suchen zu finden sein muss.

In Europa wird das Datum vielfach in TT/MM/JJJJ angegeben, wobei T für Tag, M für Monat und J für Jahr steht. In den USA ist die Datumsangabe in Form von MM/TT/JJJJ üblich, wobei immer auch die internationale Variante JJJJ/MM/TT verwendet werden kann.   

Die Anrede

Welche Anrede verwendet wird, hängt davon ab, ob der Empfänger bekannt ist und welche Beziehung besteht:

·         „To whom it may concern“ bedeutet übersetzt etwa so viel wie „Sehr geehrte Damen und Herren“. Diese Anredeform ist jedoch sehr formal und wird in aller Regel nur dann verwendet, wenn mit Behörden oder öffentlichen Einrichtungen kommuniziert wird und kein Ansprechpartner bekannt ist.

·         „Dear Sir or Madam“ ist ebenfalls gleichbedeutend mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ und ist die übliche formale Anredeform, wenn es keinen direkten Ansprechpartner gibt.

·         „Dear Mr/Mrs/Ms“ hat die gleiche Bedeutung wie „Sehr geehrte/r Frau/Herr“ und ist dann üblich, wenn der Ansprechpartner bekannt ist. Bei Unsicherheit darüber, ob eine Ansprechpartnerin verheiratet ist oder welche Anrede sie bevorzugt, wird immer die formale Standardanrede „Ms“ verwendet.

·         „Dear (Name)“ ist eine eher persönliche Anrede, die zur Anwendung kommt, wenn der Brief an einen Bekannten oder an einen langjährigen Geschäftspartner/-freund geht.

Nach der Anrede folgt ein Komma, danach beginnt der eigentliche Brief. Im Unterschied zum Deutschen wird das erste Wort dabei immer groß geschrieben. Im Amerikanisch-Englischen steht nach Mr., Mrs. und Ms. zudem ein Punkt, im Britisch-Englischen dagegen nicht.   

Der Betreff

Anders als im Deutschen steht die Betreffzeile im Englischen nach der Anrede. Sie sollte sich deutlich vom Text abheben und kurz, aber präzise angeben, um was es in dem Brief geht. Möglich dabei ist, der Zeile das Kürzel „Re:“ voranzustellen, was für „reference“ oder „with reference to“ steht und sinngemäß dem deutschen Betreff entspricht.

Ob es bereits vorab einen Briefwechsel gab und der Brief nun eine Antwort oder Reaktion darauf ist, spielt keine Rolle. Grundsätzlich ist die Betreffzeile aber nicht vorgeschrieben. Wird sie weggelassen, muss dann jedoch direkt im ersten Absatz die Absicht des Briefes benannt werden. 

Der Text

Insgesamt sollte der Text übersichtlich dargestellt sein. Die Anzahl der Absätze und Leerzeilen hängt dabei vom vorhandenen Platz ab. Sehr wichtig ist jedoch, auf einen höflichen, freundlichen Ton zu achten, auch wenn es sich um eine Beschwerde, Kritik oder eine Absage handeln sollte.   

Die Grußformel und die Unterschrift

Der Brief endet mit einer Grußformel, wobei diese wieder davon abhängt, welche Anredeformel verwendet wurde:

·         „Yours faithfully“ ist eine formale, höfliche Grußformel, die bei einem unbekannten Empfänger verwendet wird. Ein solcher Schlussgruß wird somit zusammen mit den Anredeformeln „To whom it may concern“ und „Dear Sir or Madam“ eingesetzt. 

·         „Yours sincerely“ kommt zur Anwendung, wenn der Empfänger bekannt ist, also zusammen mit „Dear Mr/Mrs/Ms“ und „Dear (Name)“.

·         „Kind regards“ ist eine etwas weniger formale, persönlichere Schlussformel, die in etwa mit „viele Grüße“ oder „beste Grüße“ vergleichbar ist. Das „Kind“ kann dabei auch durch „Best“ ersetzt werden. Wird stattdessen nur die Formulierung „Regards“ verwendet, ist dies zwar noch höflich, aber mit sachlichem, knappen und eher strengem Charakter.

Nach dem Schlussgruß folgt die Unterschrift, die handschriftlich sein sollte. Unterhalb der Unterschrift wird der Name des Absenders wiederholt. 

Anlagen

Werden dem Brief Anlagen beigelegt, wird dies durch „Enclosure(s)“ oder das Kürzel „Encl.“ vermerkt. Möglich ist dabei auch, die Zahl oder die Art der Anlagen anzugeben. Besteht der Brief aus zwei oder mehr Seiten und wird kein Briefpapier mit Briefkopf verwendet, werden auf den folgenden Seiten jeweils der Name des Absenders ohne Adressdaten, das Datum und die Seitenzahl vermerkt.

Weiterführende Briefvorlagen, Vordrucke und Anleitungen:

 

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