Fehler im Zusammenhang mit E-Mails

Die größten Fehler im Zusammenhang mit E-Mails 

Seit den 1990er-Jahren gehört die E-Mail zu den etablierten Kommunikationsmitteln und mittlerweile zu den Diensten im Zusammenhang mit dem Internet, die am meisten genutzt werden und für viele Nutzer mit Abstand am wichtigsten sind.

Zwar gehören vor allem in Büros Faxe und Geschäftsbriefe nach wie vor zu den unverzichtbaren Instrumenten, doch auch E-Mails sind nicht mehr wegzudenken. Die E-Mail bietet dabei auch einige Vorteile. 

So erfolgt die Kommunikation zeitnah und Portokosten können deutlich reduziert werden, zudem bietet sich die E-Mail als Werbemittel an und gewinnt auch im Zusammenhang mit Bewerbungen immer mehr an Bedeutung.

Neben dem vermehrten Spamaufkommen als Minuspunkt der elektronischen Post birgt die E-Mail jedoch auch einige Fehlerquellen. Diese resultieren in erster Linie daraus, dass E-Mails häufig sehr viel schneller erstellt werden als Briefe und die Grundregeln der schriftlichen Kommunikation oft weniger ernst genommen werden.

Vor allem geschäftliche E-Mails sollten jedoch mit der gleichen Aufmerksamkeit behandelt werden wie Geschäftsbriefe, denn ansonsten besteht die Gefahr, dass die E-Mails irgendwann schlichtweg nicht mehr gelesen werden.

Hier daher die größten und typischen Fehler im Zusammenhang mit E-Mails in der Übersicht:

•        Falsche Absenderadresse und nichtssagender Betreff.

Die Absenderadresse und der Betreff sind die beiden Kriterien, die darüber entscheiden, ob eine E-Mail überhaupt gelesen wird oder ob sie direkt im virtuellen Papierkorb landet. Wichtig ist daher, auf eine seriös klingende Absenderadresse und einen aussagekräftigen Betreff zu achten, der eindeutig zugeordnet werden kann.

•        Zu große Anhänge.

Selbst wenn E-Mails mit Datenanhängen aus Sicherheitsgründen nicht automatisch schon abgelehnt werden, so begrenzen die meisten Provider die Größe der Anhänge.

Insofern kann es passieren, dass die E-Mail den Empfänger überhaupt nicht erreicht und zudem reagieren die meisten Empfänger genervt, wenn das Herunterladen der E-Mail samt Anhang ewig dauert.

Ratsam ist neben einer überschaubaren Größe außerdem, nur bekannte Standardformate für die Anhänge zu verwenden, denn es bringt nichts, wenn die Mail zwar ankommt, der Empfänger den Anhang aufgrund eines unbekannten Dateiformates aber nicht öffnen und lesen kann.

•        Fehlende Kontaktdaten.

Die Absicht einer E-Mail besteht darin, die Kommunikation zu vereinfachen und zu beschleunigen. Nun möchte aber nicht jeder Empfänger ebenfalls per E-Mail antworten.

Daher sollte die E-Mail immer eine Signatur mit vollständigen Kontaktdaten beinhalten, so dass der Empfänger auf dem Wege antworten kann, wie er dies möchte, ohne die Kontaktdaten erst mühsam suchen zu müssen.

•        Zu viele Abkürzungen.

Eine E-Mail ist keine SMS, die nur eine bestimmte Anzahl an Zeichen zulässt. Besteht die E-Mail aus vielen, möglicherweise teils sogar unbekannten Abkürzungen, stört dies nicht nur den Lesefluss, sondern sorgt zudem für Verwirrung.

Daher sollte sich der Absender die Zeit nehmen, seine Worte auszuschreiben.

•        Keine Struktur.

Vor allem für geschäftliche E-Mails gilt, dass die Grundregeln und Standards eingehalten werden müssen. Hierzu gehört beispielsweise, den Empfänger mit Namen anzusprechen und den Namen dabei richtig zu schreiben oder den Text in übersichtliche Abschnitte zu gliedern.

Vorsicht ist zudem bei Sonderzeichen geboten, denn nicht alle E-Mail-Programme können diese richtig darstellen.

Sehr bunte E-Mails, lustige Grafiken oder Icons sind im privaten Bereich in Ordnung, in einer geschäftlichen E-Mail sind solche kreativen Elemente jedoch unangebracht.

•        Werbung ohne Absprache.

Grundsätzlich gilt in Deutschland, dass Werbemails und Newsletter nur dann verschickt werden dürfen, wenn die Einwilligung des Empfängers hierzu vorliegt.

Eine Ausnahme besteht dann, wenn bereits eine Geschäftsbeziehung besteht. Allerdings zeugt es auch in diesem Fall von Höflichkeit und Respekt, im Vorfeld nachzufragen.

Weiterführende Vorlagen und Texte für Briefe oder Dokumente:

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