Tipps für Briefe per E-Mail

Tipps für erfolgreiche Briefe per E-Mail 

Neben den klassischen Briefen in gedruckter und per Post verschickter Form sowie Faxen haben sich mittlerweile auch E-Mails als gängiges Kommunikationsmittel etabliert. Dabei bieten E-Mails die Vorteile, dass Versand und Empfang zeitnah erfolgen, die Kosten sehr viel geringer sind und auch verschiedene Anlagen problemlos versendet werden können.

Insbesondere bei wichtigen Briefen per E-Mail gibt es jedoch eine Punkte, die beachtet werden müssen, damit die E-Mail eine ähnliche Wirkung wie ein persönlich verfasster Brief und vor allem auch den gewünschten Effekt erzielt. 

 

Hier daher die wichtigsten Tipps für erfolgreiche Briefe per E-Mail:

•        Die Betreffzeile.

Im Idealfall sollte die Betreffzeile dazu genutzt werden, um die Inhalte der E-Mail kurz und prägnant auf den Punkt zu bringen.

Sieht der Empfänger bereits in der Betreffzeile, worum es in der E-Mail geht, steigen die Chancen, dass die Nachricht überhaupt geöffnet und gelesen wird und vor allem nicht im Spam-Filter landet.

•        Der Aufbau.

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Grundsätzlich gilt für Briefe per E-Mail, dass sie verfasst werden wie Zeitungsartikel oder Pressemeldungen, das Wichtigste also gleich zu Beginn benennen.

Günstig ist zudem, wenn der Empfänger bereits nach dem ersten Abschnitt über alle wichtigen Punkte informiert ist, die dann in den Folgeabschnitten näher erläutert werden können. Ansonsten gilt auch für E-Mails, dass diese klar und übersichtlich strukturiert werden sollten.

•        Der Stil.

Häufig werden E-Mails schnell gelesen. Daher ist sehr wichtig, kurz und präzise zu formulieren, ohne allzu viele Fremdwörter und nicht in Bandwurmsätzen. Dennoch muss der Grundton natürlich höflich und freundlich sein.

Störend für den Lesefluss ist, wenn viel mit Abkürzungen gearbeitet wird oder die gesamte Mail in Groß- oder Kleinbuchstaben geschrieben wird. Insofern sollten die Rechtschreib- und Grammatikregeln auch bei E-Mails eingehalten werden.

•        Die Absicht.

In aller Regel werden Briefe per E-Mail verschickt, wenn die Informationen schnell weitergegeben werden sollen und auch eine recht zügige Antwort erwatet wird.

Daher sollte der Empfänger auch die Möglichkeit erhalten, schnell zu antworten, indem er auf einfache Fragen mit ebenso einfachen Antworten reagieren kann. Sehr komplexe, mehrdeutige oder auch vertrauliche und sehr persönliche Inhalte sollten besser nicht per E-Mail bearbeitet werden.    

•        Die Anlagen.

Für Anlagen gilt, dass wirklich nur solche verschickt werden sollten, die auch tatsächlich notwendig sind, wobei wichtig ist, dass ein Format gewählt wird, das der Empfänger auch öffnen kann.

Sinnvoll ist zudem, die Anlagen mit Absenderdaten zu versehen, denn vielfach werden E-Mail und Anlagen nicht zusammen abgespeichert.

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