Infos und Tipps zur optimalen E-Mail-Signatur

Infos und Tipps zur optimalen E-Mail-Signatur

Bei einer geschäftlichen E-Mail ist sie Pflicht, doch auch bei einer privaten E-Mail kann sie nicht schaden: die E-Mail-Signatur. Was sich dahinter verbirgt, warum die Signatur mehr kann als nur die Kontaktdaten aufzuführen und wie die optimale E-Mail-Signatur aussieht, erklärt dieser Beitrag.

Früher lief ein großer Teil der geschäftlichen Korrespondenz über Briefe ab. Und bei einem Brief ist es eigentlich selbstverständlich, seine Kontaktdaten anzugeben. Schließlich muss und soll der Empfänger wissen, wer der Absender des Briefes ist. Zudem ist ein ansprechend gestalteter Briefkopf immer auch ein Stück weit Werbung.

Heute ist die E-Mail eines der wichtigsten Kommunikationsmittel und wo früher ein Geschäftsbrief geschrieben worden wäre, wird heute eine E-Mail verschickt. Die Kontaktdaten werden dabei mithilfe der E-Mail-Signatur übermittelt.

Dass sich hier keine Rechtschreibfehler einschleichen dürfen, versteht sich von selbst. Doch gleichzeitig sollte die Signatur auch ansprechend gestaltet sein. Nur: Wie sieht die ideale E-Mail-Signatur aus?

Hier sind Infos und Tipps!

 

Was ist eine E-Mail-Signatur überhaupt?

Als die E-Mail ab Ende der 1990er-Jahre als Kommunikationsmittel im Geschäftsleben zunehmend an Bedeutung gewann, begannen immer mehr Unternehmen damit, unterhalb der Grußformel ihre Kontaktdaten und teilweise auch ihre rechtlichen Informationen anzugeben.

Diese Angabe erfolgte einerseits aus praktischen Gründen, denn so wurde es für den Kunden oder Geschäftspartner als Empfänger der E-Mail leichter, mit dem Absender Kontakt aufzunehmen. Andererseits konnte der Empfänger anhand der rechtlichen Informationen die Seriosität des Absenders besser überprüfen. Damit wurde die Unterscheidung zwischen echten E-Mails und Spam einfacher.

Die E-Mail-Signatur ist also eine Zusammenstellung, in der die Kontaktdaten und die rechtlichen Angaben eines Unternehmens genannt sind. Und mittlerweile muss jede geschäftliche E-Mail eine solche Signatur enthalten. Das ist gesetzlich vorgeschrieben. Gleichzeitig hat sich im Laufe der Zeit herausgestellt, dass die E-Mail-Signatur auch ein wirksames Marketinginstrument sein kann.

 

Welche Angaben muss eine E-Mail-Signatur enthalten?

Eine geschäftliche E-Mail wird aus rechtlicher Sicht genauso behandelt wie ein Geschäftsbrief. Aus diesem Grund muss eine E-Mail im geschäftlichen Schriftverkehr die gleichen Angaben enthalten wie ein Geschäftsbrief. Demnach muss die E-Mail-Signatur folgende Daten nennen:

  • Name des Unternehmens
  • Rechtsform des Unternehmens
  • Ort der Niederlassung
  • Registergericht und Nummer des Unternehmens im Handelsregister
  • Name des Verantwortlichen

Bei einer GmbH müssen zusätzlich die Geschäftsführer und, sofern vorhanden, der Vorsitzende des Aufsichtsrats genannt werden. Bei einer AG muss die E-Mail-Signatur die Vorstandsmitglieder aufführen und den Vorstandsvorsitzenden kennzeichnen. Hat das Unternehmen keinen Handelsregistereintrag, muss die E-Mail-Signatur eine ladungsfähige Anschrift angeben.

Zusätzlich zu den Pflichtangaben ist es aber übliche Praxis, auch die Telefon- und die Faxnummer, die Homepage und Links zu Kanälen in den sozialen Medien aufzuführen. Außerdem wird die E-Mail-Signatur gerne um das Logo, ein Foto oder eine Werbebotschaft ergänzt. Auch ein sogenannter Call-to-Action, also eine Aufforderung an den Empfänger, wird immer beliebter.

 

Wie sieht die optimale E-Mail-Signatur aus?

Abgesehen von den gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben, kann die E-Mail-Signatur recht frei gestaltet werden. Und es kann sich durchaus lohnen, etwas Zeit und Mühe zu investieren, um eine professionelle und ansprechende E-Mail-Signatur auszuarbeiten. Denn auf diese Weise kann der Unternehmer nicht nur die notwendigen Daten übermitteln, sondern auch die Möglichkeiten ausschöpfen, die ihm die E-Mail-Signatur als Werbemittel bietet.

Generell geht es bei der E-Mail-Signatur darum, dem Empfänger die Angaben kurz und knapp, aber gleichzeitig professionell und ansprechend zur Verfügung zu stellen. Ratsam ist deshalb folgende Anordnung:

  • Den Anfang macht der Name des Absenders.
  • Darunter können die Position, die Abteilung, die Kontaktdaten und andere wichtige Infos eingefügt werden.
  • Anschließend können das Unternehmenslogo, ein Bild oder andere werbewirksame Inhalte folgen.
  • Erst zum Schluss werden die rechtlichen Pflichtangaben aufgeführt.

Durch diese Anordnung kann der Absender die Aufmerksamkeit des Lesers gezielt auf die Infos lenken, die für eine Kontaktaufnahme oder eine Reaktion auf die E-Mail von Bedeutung sind. Gleichzeitig verhindert er, dass der Empfänger als erstes irgendwelche nichtssagenden Daten und Nummern sieht und sich die für ihn maßgeblichen Angaben mühsam heraussuchen muss.

 

6 Tipps für die optimale E-Mail-Signatur

Damit die E-Mail-Signatur nicht nur die notwendigen Daten übermittelt, sondern auch eine Werbewirkung erzielt und beim Empfänger einen guten Eindruck macht, sollte der Absender folgende Tipps beherzigen:

  1. Die E-Mail-Signatur sollte die Angaben kurz und knackig aufführen und sich dabei auf das Wesentliche beschränken. Kein Empfänger wird sich mit einer seitenlangen Signatur beschäftigen, zumal er die eigentliche Nachricht ja schon längst gelesen hat.
  2. Die wichtigsten Daten sollten an erster Stelle stehen.
  3. Um die Aufmerksamkeit auf die entscheidenden Angaben zu lenken, kann mit Fettschrift oder Farben gearbeitet werden. Auch Bilder stechen ins Auge.
  4. Damit die Signatur kompakt bleibt, kann es sinnvoll sein, mehrere Daten in einer Zeile anzuordnen und mit Leerzeichen voneinander zu trennen, statt für jede kurze Angabe eine eigene Zeile zu verwenden.
  5. Für Bilder, Grafiken und Logos sollte das JPEG- oder GIF-Format verwendet werden. Nicht jedes E-Mail-Programm stellt Grafiken aber korrekt dar. Stattdessen wird manchmal nur der Bildname angezeigt. Dieser sollte deshalb aussagekräftig gewählt werden. Sinnvoll wäre beispielsweise der Firmenname oder eine Botschaft wie „Kontaktieren Sie uns!“ als Bildtitel.
  6. Da E-Mails oft auch per Smartphone oder Tablet abgerufen werden, sollte die E-Mail-Signatur auch für mobile Endgeräte optimiert sein.

Was sind die größten Fehler bei der E-Mail-Signatur?

Der größte Fehler, der gemacht werden kann, ist, dass gar keine E-Mail-Signatur vorhanden ist. Denn der Absender verschenkt damit nicht nur die Möglichkeit, dass der Empfänger die Nachricht schnell zuordnen und bequem beantworten kann.

Stattdessen riskiert der Absender eine ärgerliche und teure Abmahnung, wenn er die gesetzlich vorgeschriebene Signatur einfach weglässt. Daneben sollte der Absender die folgenden Fahler unterbedingt vermeiden:

  • Die E-Mail-Signatur darf nicht zu lang sein. Der Empfänger muss sie im Ganzen sehen können. Wenn der Empfänger herunterscrollen muss, ist die Signatur eindeutig zu lang.
  • Rechtschreib- und Tippfehler haben in der Signatur nichts zu suchen!
  • Wenn Links eingefügt werden, sollten sie kurz sein. Außerdem sollten sie direkt angeklickt werden können.
  • Hervorhebungen durch Fettschrift oder Farben sollten sparsam dosiert werden. Andernfalls entsteht ein unruhiger Wirrwarr mit zu vielen optischen Reizen. Auch die Anzahl an Bildern und zusätzlichen Werbebotschaften sollte sich in engen Grenzen halten, denn die Signatur könnte sonst unseriös und aufdringlich wirken.
  • Wichtig ist eine einheitliche und übersichtliche Formatierung, die auch nach dem Versand erhalten bleiben muss. Aufzählungen mit Punkten, Zahlen oder anderen Zeihen gehören jedoch nicht in eine E-Mail-Signatur.

Musterbeispiel für eine E-Mail-Signatur

Wie die Angaben zum Absender in einem klassischen Geschäftsbrief auf Papier informiert die E-Mail-Signatur den Empfänger darüber, wer ihm schreibt und wie er Kontakt mit dem Absender aufnehmen kann. In einer geschäftlichen E-Mail muss eine Signatur vorhanden sein und zumindest die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten. Doch auch in einer privaten E-Mail kann eine Signatur durchaus Sinn machen. Bewirbt sich der Absender beispielsweise per E-Mail um einen Job oder stellt er eine Anfrage an ein Unternehmen, spiegelt die Signatur Professionalität wider. Und so kann eine gelungene E-Mail-Signatur aussehen:

 

Vorname Nachname

– Position, Name der Abteilung, Logo oder Foto –

Unternehmensname

Straße Hausnummer

D- PLZ Ort

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Soziale Netzwerke: Adresse

Registergericht: Amtsgericht Name           Registernummer: HRB 12345

Verantwortlicher Geschäftsführer: Vorname Nachname

Ust-IdNr. DE 1234567890

“Werbebotschaft oder Slogan des Unternehmens!”

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