Vorlage bei überhöhten Mahnkosten

Infos zur zulässigen Höhe von Mahngebühren (+ Vorlage bei überhöhten Mahnkosten)

Im Alltagstrubel kann es durchaus passieren, dass vergessen wird, eine fällige Rechnung zu bezahlen. Manchmal kommen auch viele Rechnungen auf einmal zusammen und die finanziellen Mittel lassen keine andere Wahl, als die eine oder andere Zahlung etwas aufzuschieben.

Andererseits ist natürlich verständlich, dass der Gläubiger sein Geld pünktlich haben möchte. Bleibt die Zahlung aus, wird er meist eine Mahnung schicken. Auch wenn die Mahnung oft noch auf Verständnis stößt, ärgern sich viele über die mitunter happigen Mahngebühren.

Aber darf der Gläubiger überhaupt Mahngebühren verlangen? Und wenn ja, wie hoch dürfen die Mahnkosten sein?

Der folgende Beitrag fasst die wichtigsten Infos zur zulässigen Höhe von Mahngebühren zusammen.

Außerdem findet sich am Ende des Artikels eine Vorlage, um sich gegen überhöhte Mahnkosten zu wehren:

Wann ist eine Zahlung fällig?

Bis wann eine Rechnung bezahlt oder eine Zahlung geleistet werden muss, hängt davon ab, was vereinbart wurde. Gibt es keine Vereinbarungen zur Fälligkeit, greifen die gesetzlichen Regelungen.

Insgesamt kommen drei Möglichkeiten in Frage:

Fälligkeit nach Vereinbarung:

In den meisten Fällen gibt es Vereinbarungen dazu, bis wann die Zahlung zu leisten ist. In Verträgen sind die Termine für die Zahlungen oft in einer Klausel genannt.

In Auftragsbestätigungen und auf Rechnungen gibt häufig ein Vermerk Auskunft darüber, bis wann der Gläubiger die Zahlung erwartet.

Dort steht dann etwas wie „zahlbar bis zum (Datum)“, „Zahlbar innerhalb von … Tagen ab Rechnungsdatum“ oder „zahlbar sofort“.

Fälligkeit nach gesetzlichen Vorgaben:

Gesetzlich ist die Fälligkeit unter anderem für die Zahlung des Arbeitsentgelts und der Miete geregelt. So muss der Arbeitgeber das Entgelt für den vergangenen Monat zum 01. oder zum 15. des Folgemonats bezahlen.

Ein Mieter wiederum muss seinem Vermieter die Miete für den aktuellen Monat zum 01. dieses Monats überweisen.

Sofortige Fälligkeit:

Gibt es keine Vereinbarungen zur Fälligkeit oder keine gesetzlichen Regelungen, wird die Zahlung sofort fällig.

Wann gerät der Schuldner in Zahlungsverzug?

Auch wenn der Schuldner eine fällige Zahlung nicht geleistet hat, gerät er nicht automatisch in Zahlungsverzug. Grundsätzlich muss ihm der Gläubiger erst eine Mahnung schicken.

Durch diese Mahnung setzt der Gläubiger den Schuldner in Verzug. Voraussetzung für einen Verzug wiederum ist, dass die Leistung fällig war und der Schuldner auf die Mahnung des Gläubigers nicht reagiert.

Die Mahnung hat die Aufgabe, den Schuldner an die Zahlung zu erinnern und gleichzeitig vor weiteren Konsequenzen zu warnen. Leistet der Schuldner die Zahlung trotz Mahnung nicht, kann der Gläubiger nämlich Verzugszinsen und Schadensersatz verlangen.

Grundsätzlich gerät der Schuldner also erst durch eine Mahnung in Zahlungsverzug. Allerdings gibt es Fälle, in denen der Verzug auch ohne Mahnung eintritt. Dies gilt dann, wenn entweder im Vertrag oder im Gesetz ein Zahlungsdatum festgelegt ist.

Steht in einem Vertrag beispielsweise, dass die Zahlung bis zum 15. Juli zu leisten ist, gerät der Schuldner auch ohne Mahnung in Verzug, wenn er bis zu diesem Zeitpunkt nicht gezahlt hat.

Auch bei der Miete oder dem Arbeitsentgelt ist keine Mahnung notwendig, um den Mieter oder den Arbeitgeber in Verzug zu setzen, denn der Zahlungstermin ist gesetzlich und zusätzlich auch vertraglich geregelt.

Steht der Zahlungstermin hingegen nur auf der Rechnung, aber nicht in einer Vertragsklausel oder dem Gesetz, muss der Gläubiger den Schuldner durch eine Mahnung in Verzug setzen.

Er hat allerdings die Möglichkeit, den Verzug schon auf der Rechnung anzukündigen.

Dies ist durch eine Formulierung wie “Verzug tritt spätestens ein, wenn die Rechnung innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit nicht beglichen ist.” möglich. Steht ein solcher Hinweis auf der Rechnung, wird eine zusätzliche Mahnung überflüssig.

Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?

Ist der Schuldner mit seiner Zahlung in Verzug, darf der Gläubiger Mahngebühren erheben. Wie hoch diese Mahngebühren ausfallen dürfen, ist gesetzlich aber nicht konkret festgelegt.

Der Gesetzgeber gibt in § 309 Abs. 5a BGB lediglich vor, dass der Gläubiger keine Pauschale in Rechnung stellen darf, die höher ist als der Schaden, der durch die verspätete Zahlung zu erwarten ist.

Im Klartext heißt das, dass die Mahngebühren nur die Kosten für die Mahnung als solches umfassen dürfen.

Diese Kosten wiederum bestehen letztlich nur aus dem Papier, dem Briefumschlag und dem Porto. Allgemeine Verwaltungskosten wie Personal- oder IT-Kosten dürfen nicht eingerechnet werden. Gleiches gilt für Bearbeitungsgebühren, denn die Bearbeitung erfolgt nicht im Interesse des Schuldners, sondern im eigenen Interesse des Gläubigers.

In verschiedenen Verfahren sind unterschiedliche Gerichte zu der Auffassung gekommen, dass pauschale Mahngebühren von zwei bis drei Euro zulässig sind. Mahnkosten, die darüber hinausgingen, wurden bereits mehrfach für zu hoch und damit für unzulässig erklärt.

Der Schuldner kann sich also durchaus an der 2- bis 3-Euro-Grenze der gängigen Rechtsprechung orientieren, wenn ein Gläubiger Mahngebühren von ihm fordert.

Musterbrief als Vorlage bei überhöhten Mahnkosten

Erhält der Schuldner eine Mahnung, in der der Gläubiger pauschale Mahngebühren verlangt, die höher sind als drei Euro, muss er das nicht akzeptieren. Stattdessen kann er den Gläubiger auf die gängige Rechtsprechung hinweisen.

Gleichzeitig kann er den Gläubiger dazu auffordern, die tatsächlich angefallenen Kosten für die Mahnung nachvollziehbar zu belegen. Den Rechnungsbetrag muss der Schuldner selbstverständlich möglichst umgehend bezahlen.

Die Mahngebühren kann er jedoch zunächst einbehalten, bis ihm der Gläubiger den Nachweis für die tatsächlichen Mahnkosten erbracht hat.

Eine andere Möglichkeit mit weniger Streitpotenzial ist, dass der Schuldner zusammen mit dem Rechnungsbetrag drei Euro als Mahnkostenpauschale überweist.

In vielen Fällen wird sich der Gläubiger damit zufriedengeben, jedenfalls dann, wenn er nicht belegen kann, dass die tatsächlichen Kosten für die Mahnung höher waren als drei Euro.

Der Brief an den Gläubiger kann wie folgt aussehen: 

Sehr geehrte Damen und Herren, 

den fälligen Rechnungsbetrag habe ich zwischenzeitlich überwiesen. 

Mit den Mahngebühren, die Sie mit Mahnung vom … in Rechnung gestellt haben, bin ich jedoch nicht einverstanden. Eine Mahnkostenpauschale in Höhe von … Euro ist unzulässig.

Nach gängiger Rechtsprechung darf eine Mahnkostenpauschale den zu erwartenden Schaden nicht übersteigen. Außerdem dürfen nur Gebühren verlangt werden, die den Kosten entsprechen, die durch die Mahnung tatsächlich entstanden sind.

Sie haben keinen Nachweis über diese Kosten erbracht.

[Wenn eine Mahnkostenpauschale überwiesen wurde, zusätzlich:

Mit Verweis auf die gängige Rechtsprechung, die eine Mahnkostenpauschale von höchstens 3 Euro für angemessen hält, habe ich diesen Betrag zur Abgeltung der Mahngebühren überwiesen.] 

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift

Mehr Tipps:

Sonderregel im B2B: 40-Euro-Verzugspauschale

Zwischen Unternehmern darf der Gläubiger zusätzlich zu Verzugszinsen eine Pauschale von 40 Euro verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB). Sie greift nur bei Entgeltforderungen im B2B-Verhältnis.

Gegenüber Verbrauchern ist diese Pauschale ausgeschlossen. Wichtig: Die 40 Euro sind kein Freifahrtschein für weitere Pauschalen – sie decken typischerweise „Erstaufwand“ ab. Weitere Positionen müssen konkret und erforderlich sein.

Verzugszinsen einfach erklärt

Mit Eintritt des Verzugs entstehen Verzugszinsen:

• Mit Verbraucher beteiligt (§ 288 Abs. 1 BGB): Basiszinssatz + 5 Prozentpunkte
• Reines B2B (§ 288 Abs. 2 BGB): Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte

Formel:

Zinsen = Forderungsbetrag × Zinssatz p. a. × (Verzugstage / 365)
Den jeweils aktuellen Basiszinssatz veröffentlichte die Deutsche Bundesbank. So bleiben Rechnungen nachvollziehbar – gerade wenn du Zinsen im Schreiben bezifferst.

Inkassokosten & Anwaltskosten – was davon zulässig ist

Erstattungsfähig sind erforderliche, angemessene Kosten der Rechtsverfolgung als Verzugsschaden (z. B. Porto, gerichtliche Mahngebühren, angemessene Inkassokosten bis zur Höhe einer vergleichbaren Anwaltsgebühr).

Nicht zulässig sind:

• Doppelbeauftragung (Inkasso und Anwalt parallel) ohne sachlichen Grund,
• pauschale „Bearbeitungs-/Systemgebühren“ oder IT-Kosten,
• Mehrfachpauschalen je Mahnstufe ohne reale Mehrkosten.

Praxisnah heißt das: Wer automatisiert per E-Mail mahnt, kann kein Porto ansetzen. Wer einen Brief verschickt, kann Papier, Umschlag, Porto geltend machen – typischerweise landen Gerichte dann eben bei ~ 2–3 Euro je Mahnung.

Wie viele Mahnungen? In welcher Form?

Eine Mahnung ist rechtlich formfrei – E-Mail, Brief, Fax, sogar mündlich sind möglich. Mehrere Mahnungen sind nicht vorgeschrieben.

Entscheidend sind Fälligkeit und Verzug (z. B. 30-Tage-Hinweis nach § 286 Abs. 3 BGB oder kalendermäßig bestimmter Zahlungstermin).

Konsequenz für „Mahngebühren“: Erstattet werden nur tatsächlich angefallene Kosten. Eine „Gebühr“ für eine erste freundliche Zahlungserinnerung ohne Kostenblock – schwierig.

Rücklastschrift, Adressermittlung & Zustellung

• Rücklastschriftgebühren: Als Verzugsschaden ersatzfähig, aber nur in tatsächlicher Höhe der Bank.
• Adressrecherche/Zustellung: Ebenfalls nur echte Fremdkosten (z. B. Einwohnermeldeamt, förmliche Zustellung).
• Telefon-, E-Mail-, System- und Personalkosten: Regelmäßig nicht umlegbar.

AGB-Klauseln zu Mahnpauschalen: Was gilt wirklich

Pauschaler Schadensersatz in AGB ist unwirksam, wenn die Pauschale den regelmäßig zu erwartenden Schaden übersteigt oder kein Gegenbeweis möglich ist (§ 309 Nr. 5 lit. a BGB). Damit sind überzogene Pauschalen (z. B. 10 Euro pro Mahnung) in Standard-AGB angreifbar.

Schritt-für-Schritt: So reagierst du auf überhöhte Mahngebühren

1. Rechnungsbetrag sofort zahlen (Verzug beenden).
2. Mahnkosten prüfen: Medium (E-Mail/Brief), Anzahl, Fremdkosten, B2B-Pauschale?
3. Überhöhte Posten kürzen und begründet widersprechen (s. Kurzvorlagen).
4. Nachweise anfordern (Belege für Porto, Rücklastschrift, Zustellung).
5. Zahlung unter Vorbehalt nutzen, wenn du Streit vermeiden, aber keine Rechtsnachteile riskieren willst.
6. Inkasso-Schreiben: Sachlich bleiben, Forderungskonto anfordern, unzulässige Positionen bestreiten.

Kurzvorlagen (zusätzlich zu unseren Musterbrief)

• A) Kurze E-Mail bei überhöhter Mahnpauschale (Verbraucherfall)

Betreff: Mahnkosten zur Rechnung [Nummer]

„Guten Tag,
den offenen Rechnungsbetrag habe ich heute beglichen. Die zusätzlich berechnete Mahnpauschale in Höhe von [Betrag] akzeptiere ich nicht.

Pauschalen dürfen den typischerweise zu erwartenden Schaden nicht übersteigen; ersetzt werden nur tatsächliche Mahnkosten (z. B. Porto, Papier).

Bitte legen Sie entsprechende Belege Ohne Nachweis zahle ich für die Mahnung maximal 3 Euro.

Freundliche Grüße“

• B) Zahlung unter Vorbehalt

„… Den Rechnungsbetrag zahle ich ohne Anerkennung einer Rechtspflicht und unter Vorbehalt in voller Höhe, um weiteren Verzug zu vermeiden.

Die geltend gemachten Mahn-/Inkassokosten in Höhe von [Betrag] halte ich für überhöht. Ich bitte um Einzelnachweis der tatsächlich angefallenen, erforderlichen Kosten.“

• C) B2B-Hinweis – ja/nein zur 40-Euro-Pauschale

„… Sofern Sie sich auf die 40-Euro-Verzugspauschale (§ 288 Abs. 5 BGB) beziehen:

Diese gilt nur bei Entgeltforderungen im Verhältnis Unternehmer zu Unternehmer. Bitte teilen Sie mir mit, auf welcher Grundlage sie hier anwendbar sein soll.“

Mini-FAQ

Sind 10 Euro Mahngebühr zulässig?
Regelmäßig nein. Ohne Einzelnachweis gelten ~ 2–3 Euro als angemessen. Höhere Beträge brauchen Belege.

Darf eine E-Mail-Mahnung eine Gebühr auslösen?
Nur wenn reale Kosten entstanden sind. Bei rein digitaler Mahnung gibt es typischerweise keine erstattungsfähigen Sachkosten.

Erste Mahnung immer kostenfrei?
Es gibt keine Pflicht zur „ersten kostenlosen Mahnung“. Erstattungsfähig sind aber nur tatsächliche Kosten – oft 0–3 Euro.

Was ist mit Inkassokosten?
Nur erforderliche, angemessene Kosten sind ersatzfähig – keine Doppelbeauftragung, keine Systemgebühren.

Wie rechne ich Verzugszinsen?
Forderung × (Basiszinssatz + 5 pp / 9 pp) × Tage/365. Den Basiszinssatz veröffentlicht die Bundesbank.

Mehr Vorlagen, Tipps und Anleitungen:

• Treueangebote des Telefonanbieters – Infos und Vorlage für Widerruf
• Kompakter Leitfaden für geschäftliche Briefe und E-Mails
• Nach Download Abmahnung – Infos, Tipps und Musterbrief zur Fristverlängerung
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Benjamin Naue, - Jurist, Sabine Scheuer, - Rechtsberaterin, David Wichewski, - Anwalt, sowie Ferya Gülcan, Unternehmerin, Gründerin, Vertragserfahren in B2B & B2C, Betreiberin und Redakteurin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Tipps, Anleitungen und Ratgeber für Verbraucher zum Thema Recht, Schriftverkehr und Kommunikation. Die Inhalte des Informationsangebots stellen keine Rechtsberatung dar - somit ersetzen die Inhalte auch keine rechtliche Beratung.

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