Warum hochwertige Präsentationsmappen (wieder) punkten

Warum hochwertige Präsentationsmappen (wieder) punkten

Ob Telefonate, E-Mails, Kurznachrichten, PDF-Dateien oder Video-Konferenzen: Heutzutage sind digitale Kommunikationsmittel allgegenwärtig. Und es hat auch durchaus seine Berechtigung, dass Absprachen und Informationen digital ausgetauscht und festgehalten werden. Schließlich geht das nicht nur deutlich schneller als auf dem traditionellen Postweg, sondern spart außerdem Papier-, Druck- und Portokosten ein.

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Warum hochwertige Präsentationsmappen (wieder) punkten

Doch spätestens wenn es ernst wird und zum Beispiel ein Vertrag unterschrieben werden soll, möchten die beteiligten Parteien die Vereinbarungen schwarz auf weiß in der Hand halten. Echte, gedruckte Unterlagen schaffen einfach mehr Vertrauen und wirken verbindlicher als irgendeine Datei.

Im privaten Bereich zeichnet sich schon länger eine Rückbesinnung auf altbewährte Formate ab. So erleben etwa Postkarten aus dem Urlaub, Grußkarten zum Geburtstag oder handgeschriebene Briefe ein Comeback. Solche Post sorgt eben für eine schöne Abwechslung. Und auch in der Arbeitswelt setzen immer mehr Unternehmen gerade im digitalen Zeitalter wieder verstärkt auf edle Druckerzeugnisse.

Zum Beispiel in Form von Präsentations- und Firmenmappen.

Warum hochwertige Präsentationsmappen (wieder) punkten

Digitale Marketingstrategien bieten zweifelsohne Vorteile. Das Unternehmen kann Informationen und Botschaften schnell, mit großer Reichweite und kostengünstig streuen. Ebenso kann es zeitnah Fragen beantworten und auf Trends reagieren.

Allerdings geraten digitale Informationen recht schnell auch wieder in Vergessenheit. Wissenschaftliche Studien haben festgestellt, dass Inhalte auf Papier besser im Gedächtnis haften bleiben als Bildschirminhalte. Gleichzeitig empfinden Leser Informationen, die auf Papier gedruckt sind, als besser nachvollziehbar.

Ein anderer Aspekt ist, dass gedruckte Aussagen oft als glaubwürdiger wahrgenommen werden. Dieses Phänomen zeigt sich zum Beispiel, wenn es um klassische Zeitungen im Vergleich zu deren Online-Ausgaben geht. Leser vertrauen Meldungen im Internet weniger als Nachrichten, die in der Zeitung stehen.

Das Marketing setzt genau an diesen Punkten an. Kunden und Geschäftspartner nehmen eine ansprechend gestaltete Präsentationsmappe aus hochwertigen Materialien gerne in die Hand, schlagen sie auf und blättern darin.

Sie bewerten die Unterlagen in der Mappe und die darin aufgeführten Informationen als wichtig und sorgfältig zusammengestellt. Andernfalls hätte das Unternehmen schließlich nicht Arbeit und Geld investiert, um die Mappe zu erstellen.

Hinzu kommt, dass hochwertige Präsentationsmappen nicht so schnell im Mülleimer landen. Stattdessen werden sie immer mal wieder in die Hand genommen. Auf diese Weise ist auch das Unternehmen regelmäßig präsent.

Außerdem hat die Mappe für den Kunden oder Geschäftspartner einen ganz praktischen Nutzen. Möchte er eine Information nachlesen, kann er die Mappe nämlich einfach hervorholen. Im Unterschied dazu kann es ungleich schwieriger sein, eine Info in den Weiten des Internets wiederzufinden.

Wie die Mappen gestaltet werden können

Meistens hat eine Präsentationsmappe einen Umschlag aus Papier. Der Name des Unternehmens, sein Logo und eventuell der Leitspruch oder ein Slogan sind auf dem Deckblatt richtig aufgehoben. Denn diese Angaben fallen dem Leser als Erstes ins Auge.

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Ob das Unternehmen die Unterlagen lose in die Papiermappe einlegt oder sich für ein Modell entscheidet, in dem die Blätter abgeheftet oder festgeklemmt werden, bleibt eine Frage des Geschmacks und ein Stück weit auch des Budgets.

Was die Farben und die Schriftarten angeht, kann sich das Unternehmen kreativ austoben. Insgesamt sollte das Design aber nicht zu bunt ausfallen und eine klare Linie haben. Andernfalls wirken die Mappen schnell zu unruhig. Sinnvoll ist natürlich auch, die Unternehmensfarben aufzugreifen. Das erhöht den Wiedererkennungswert.

Ein hochwertiges Papier ist bei einer Präsentationsmappe Pflicht. Allerdings geht es dabei vor allem um die Haptik. Ein Hochglanzpapier zum Beispiel mag hübsch aussehen, ist aber so schnell mit Fingerabdrücken übersät, dass die Mappe bald keinen guten Eindruck mehr macht.

Ratsam ist außerdem, eine herausnehmbare Visitenkarte in die Mappe zu integrieren. So hat der Kunde oder Geschäftspartner die Kontaktdaten seines Ansprechpartners jederzeit griffbereit.

Wo Präsentationsmappen zum Einsatz kommen können

Im Tagesgeschäft kann das Unternehmen Präsentationsmappen an vielen verschiedenen Stellen einsetzen. Ein klassischer Einsatzbereich ist die Präsentation von Firmenunterlagen. Beim ersten Meeting mit einem Kunden oder auf einer Messe kann der Mitarbeiter seinem Gesprächspartner zum Abschluss eine Mappe überreichen.

Der Kunde kann die wesentlichen Daten und Informationen über das Unternehmen so in Ruhe noch einmal nachlesen. Und das Unternehmen hinterlässt einen seriösen, kompetenten und serviceorientierten Eindruck.

Auch als Pressemappe ist eine Firmen-Präsentationsmappe gut geeignet. Journalisten sind eher bereit, über das Unternehmen zu berichten, wenn sie Informationen ansprechend vorgelegt bekommen und nicht mühsam recherchieren müssen.

Daneben bieten sich Präsentationsmappen bei Schulungen, Tagungen, Seminaren und ähnlichen Veranstaltungen an. Bei solchen Veranstaltungen werden die Vorträge in aller Regel von digitalen Medien begleitet.

Deshalb kann es ein großer Mehrwert sein, wenn die Teilnehmer die wichtigsten Punkte in einer Mappe vor sich haben. Auf diese Weise können sie die Infos jederzeit nachlesen und sich wichtige Stellen markieren.

Und: Als Marketinginstrument kann eine Präsentationsmappe die analoge und die digitale Welt sehr gut miteinander verbinden. Möglich ist das zum Beispiel, indem das Unternehmen einen QR-Code abdruckt.

Scannt der Kunde den Code, kann er auf die Unternehmens-Homepage oder ein spezielles Kundenportal weitergeleitet werden und hier zusätzliche Informationen abrufen.

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Benjamin Naue, 48 Jahre, Jurist, Sabine Scheuer, 41 Jahre, Rechtsberaterin, David Wichewski, 37 Jahre , Anwalt, sowie Ferya Gülcan, Betreiberin und Redakteurin dieser Webseite, schreiben hier Wissenwertes, Tipps, Anleitungen und Ratgeber für Verbraucher zum Thema Recht, Schriftverkehr und Kommunikation.

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