Zeitgemäße Formulierungen für Rechnungen

Zeitgemäße Formulierungen für Rechnungen

Eine Rechnung fordert den Empfänger dazu auf, die erbrachten Leistungen und das gelieferte Material zu bezahlen. Dabei gehören Rechnungen natürlich nicht zu den angenehmsten Schreiben. Schließlich freut sich kaum jemand darüber, wenn Rechnungen in seinem Briefkasten liegen. Aber sie gehören nun einmal dazu. Außerdem steht nirgends geschrieben, dass eine Rechnung als monotone und unpersönliche Zahlungsaufforderung daherkommen muss.

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Zeitgemäße Formulierungen für Rechnungen

Ein klar, zeitgemäß und freundlich formulierter Rechnungstext eröffnet dem Unternehmen die Möglichkeit, die notwendigen Informationen zu übermitteln und gleichzeitig einen positiven Eindruck beim Empfänger zu hinterlassen.

Wir haben ein paar Anregungen für zeitgemäße Formulierungen in Rechnungen zusammengestellt!:

Die Einleitung

Zunächst einmal muss eine Rechnung alle Angaben enthalten, die der Gesetzgeber vorschreibt. Dazu gehören unter anderem der vollständige Name des Unternehmens, die Steuernummer, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, eine Beschreibung der Leistungen und der Rechnungsbetrag samt Steuersatz. Je nach Art der Leistung und Unternehmensform können unterschiedliche Regelungen für die Pflichtangaben gelten.

Den Rechnungstext, der die Pflichtangaben ergänzt, kann das Unternehmen frei formulieren. Dabei darf der Text umso neutraler ausfallen, je weniger persönlichen Kontakt zum Kunden es gab. Bei einer einfachen Bestellung beispielsweise spricht nichts dagegen, direkt auf den Punkt zu kommen.

Hat das Unternehmen hingegen intensiv oder über einen längeren Zeitraum hinweg mit dem Kunden zusammengearbeitet, wirkt es angenehmer, nicht gleich mit der Tür ins Haus zu fallen. Statt ohne Umschweife zur Zahlung aufzufordern, kann das Unternehmen zum Beispiel mit einem Dank für den Auftrag beginnen.

Auch ein Hinweis darauf, dass das Unternehmen gerne für den Kunden tätig wurde, kann ein netter Einstieg sein.

Die Zahlungsaufforderung

Viele Unternehmen nutzen folgende Floskel, um die Zahlungsaufforderung zu formulieren: „Für die von uns erbrachten Arbeiten und das gelieferte Material erlauben wir uns, folgende Leistungen in Rechnung in zu stellen …“ Doch diese Formulierung ist lang und umständlich.

Die meisten Kunden überlesen solche Sätze und wenden ihren Blick direkt der Rechnungssumme zu. Sinnvoller ist deshalb, die Zahlungsaufforderung kurz und einfach zu halten, zum Beispiel so: „Für unsere Arbeit und das Material berechnen wir …“

Eine andere, gerne verwendete Phrase in Rechnungen lautet: „Gemäß des uns erteilten Auftrags haben wir die nachfolgend aufgeführten Leistungen erbracht und berechnen Ihnen dafür …“ Wörter wie „gemäß“ oder „nachfolgend“ sind aber nicht mehr zeitgemäß und erinnern an steifes Beamtendeutsch.

Auch hier kann das Unternehmen kürzer, einfacher und moderner formulieren: „Vielen Dank für Ihren Auftrag! Wir stellen Ihnen für unsere Leistungen in Rechnung …“

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Umständlich und steif klingt auch diese Floskel: „Gemäß unseres Angebots vom … erlauben wir uns, Ihnen wie folgt in Rechnung zu stellen …“ Diese Formulierung mag zwar höflich gemeint sein, wirkt aber unterwürfig. Doch dafür gibt es keinen Grund. Das Unternehmen hat die vereinbarten Leistungen erbracht und nun Anspruch auf eine Gegenleistung.

Für die Rechnungsstellung braucht es keine Erlaubnis des Kunden. Deshalb darf die Formulierung ruhig selbstbewusst sein: „Vielen Dank, dass Sie unser Angebot angenommen haben. Der Auftrag ist abgeschlossen und wir berechnen Ihnen dafür …“

Antiquierte Füllwörter in Rechnungen

In Rechnungstexten tauchen immer wieder verstaubte Formulierungen wie „hiermit“, „anbei“, „Bezug nehmend auf“ oder „wir verbleiben“ auf. Solche antiquierten Füllwörter sind aber in aller Regel überflüssig und klingen unnötig hochtrabend.

Dass der Kunde die Rechnung vor sich hat und sich die Summe auf die erbrachten Leistungen bezieht, weiß er selbst. Es ist nicht notwendig, ihn noch einmal gesondert darauf hinzuweisen.

Zeitgemäßer ist, wenn das Unternehmen den Rechnungstext einfach hält und die Kernaussage nicht unnötig aufbläht: „Wir berechnen Ihnen für unsere Leistungen …“

Die Schlusssätze

Das Unternehmen kann die Rechnung nutzen, um sich beim Kunden für das Vertrauen zu bedanken und viel Freude mit dem erstandenen Produkt zu wünschen.

Auch die Bitte um eine Weiterempfehlung kann es in den Text einfügen: „Wir danken Ihnen für Ihr Vertrauen und wünschen Ihnen viel Freude mit … Waren Sie mit unseren Leistungen zufrieden, empfehlen Sie uns doch weiter!

Die Grußformel

In den meisten Fällen ist es nicht notwendig, eine Rechnung zu unterschreiben. Nur bei wenigen Berufsgruppen ist eine Unterschrift Pflicht. Dazu zählen zum Beispiel Rechtsanwälte und Steuerberater.

Doch gerade weil die meisten Rechnungen nicht unterschrieben sein müssen, können eine Anrede und die Unterschrift der Rechnung eine persönliche Note verleihen. Möchte das Unternehmen den Rechnungstext mit einer Grußformel enden lassen, sollte es aber auf veraltete Floskeln verzichten.

„Wir verbleiben mit freundlichen Grüßen“  ist nicht mehr zeitgemäß. Ein simples „Mit freundlichen Grüßen“ oder einfach nur „Freundliche Grüße“ genügt völlig. Noch etwas moderner und sympathischer wirkt, wenn das Unternehmen den Rechnungstext mit einer Formulierung wie „Beste Grüße aus … “ abschließt.

Mehr Vorlagen, Ratgeber, Tipps und Anleitungen:

Thema: Zeitgemäße Formulierungen für Rechnungen

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Benjamin Naue, 48 Jahre, Jurist, Sabine Scheuer, 41 Jahre, Rechtsberaterin, David Wichewski, 37 Jahre , Anwalt, sowie Ferya Gülcan, Betreiberin und Redakteurin dieser Webseite, schreiben hier Wissenwertes, Tipps, Anleitungen und Ratgeber für Verbraucher zum Thema Recht, Schriftverkehr und Kommunikation.

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