Tipps zur richtigen Anrede in geschäftlichen E-Mails

Tipps zur richtigen Anrede in geschäftlichen E-Mails

Wie bei Briefen ist auch bei einer E-Mail die Anrede nach dem Betreff das Erste, was der Empfänger liest. Deshalb ist wichtig, dass die Anrede ihre Aufgabe erfüllt und der Empfänger sich tatsächlich persönlich angesprochen fühlt. Verglichen mit Briefen, sind E-Mails aber nicht ganz so förmlich. Dadurch ergeben sich mehr Möglichkeiten für die Anrede. Trotzdem sollte der Empfänger nicht zu locker angesprochen werden.

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Tipps zur richtigen Anrede in geschäftlichen E-Mails

Denn bei geschäftlicher Korrespondenz muss der höfliche und professionelle Ton gewahrt bleiben. Das gilt für E-Mails genauso wie für klassische Briefe.

Doch wie kann die Anrede in geschäftlichen E-Mails formuliert werden? Und was ist, wenn eine E-Mail an mehrere Empfänger verschickt wird?

Wir geben Tipps!:

Die richtige Anrede in geschäftlichen E-Mails

Wie in Briefen werden Geschäftspartner und Kunden auch in E-Mails grundsätzlich mit der klassischen Anrede „Sehr geehrter Herr …“ oder „Sehr geehrte Frau …“ angesprochen. Ist der Empfänger näher bekannt, ist auch die vertrautere Anrede „Lieber Herr …“ oder „Liebe Frau …“ möglich.

Als Mittelweg zwischen diesen beiden Anreden hat sich in E-Mails ein „Hallo“ als Anrede etabliert. Das „Hallo“ ist nicht so förmlich und steif wie das klassische „Sehr geehrte/r Frau/Herr …“, aber eben auch nicht so locker wie das vertrauliche „Liebe/r Frau/Herr …“

Trotzdem ist ein bisschen Vorsicht geboten. Denn zum einen kann es ein Empfänger als unangebracht empfinden, im beruflichen Umfeld mit einem umgangssprachlichen „Hallo“ begrüßt zu werden. Und zum anderen kann ihm der notwendige Respekt fehlen.

Das ist vor allem dann der Fall, wenn es zwischen dem Empfänger und dem Absender einen deutlichen Altersunterschied oder ein größeres hierarchisches Gefälle gibt.

Wird ein „Hallo“ als Anrede verwendet, sollte es in geschäftlichen E-Mails immer mit „Herr“ oder „Frau“ und dem Nachnamen kombiniert werden. Ein reines „Hallo“ ohne Name wirkt unprofessionell. In Kombination mit dem Vor- und dem Namen, also etwa „Hallo Max Mustermann“, ist die Anrede unpersönlich und macht den Eindruck, als wäre sie von einer Datenbank generiert.

Ist sich der Absender mit der Anrede nicht sicher, sollte er in geschäftlichen E-Mails wie in Geschäftsbriefen beim „Sehr geehrte/r Frau/Herr …“ bleiben. Damit kann er nichts falsch machen.

Die Anrede mit einem akademischen Titel

In Deutschland ist es üblich, akademische Grade ab dem Doktortitel in der Anrede aufzuführen. Das gilt in Gesprächen und Briefen genauso wie in E-Mails. Dabei wird der Titel vor den Nachnamen gesetzt, zum Beispiel „Sehr geehrte Frau Doktor Müller“.

Amtsbezeichnungen wie etwa „Herr Oberstudienrat“ hingegen müssen heutzutage nicht mehr unbedingt genannt werden. Allerdings kommt es immer auch ein bisschen auf die Situation und die Hierarchie an.

Schickt zum Beispiel ein Student eine E-Mail an seinen Professor, gebietet es die Höflichkeit, diesen Titel in der Anrede anzugeben. Schreibt hingegen eine Professorin an einen Kollegen, der ebenfalls Professor ist, genügt der Name.

Eine Anrede mit Tageszeit

Je nachdem, wann geschäftliche E-Mails geschrieben und verschickt werden, kann der Absender eine Anrede wählen, die die Tageszeit aufgreift. „Guten Morgen, Herr …“ oder „Guten Abend, Frau …“ sind dann eine schöne Abwechslung zu den Standard-Anreden.

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Allerdings sollte der Absender eine Anrede mit Tageszeit nur dann verwenden, wenn er davon ausgehen kann, dass der Empfänger die Nachricht zur gleichen Tageszeit erhalten und lesen wird.

Vor allem die Anrede mit „Guten Abend“ kann sonst den Eindruck erwecken, dass der Absender durch die Blume sagen will, dass die E-Mail noch am gleichen Abend bearbeitet werden muss.

Die Anrede bei zwei Empfängern

Schickt der Absender eine E-Mail an zwei Empfänger, ist es einfach, die richtige Anrede zu wählen. Der Absender spricht die beiden Empfänger nämlich so an, wie er sie einzeln begrüßen würde. Entscheidet er sich für die formelle Anrede, schreibt er also „Sehr geehrter Herr …, sehr geehrte Frau …“.

Geht die E-Mail an zwei Empfänger, muss sich der Absender aber über die Reihenfolge Gedanken machen. Im privaten Umfeld ergibt sich die Reihenfolge aus der Etikette. Demnach wird eine Frau vor einem Mann und der Ältere vor dem Jüngeren angesprochen.

Im geschäftlichen Umfeld ist das anders. Hier sind nicht das Geschlecht und das Alter entscheidend, sondern der hierarchische Rang. In der Anrede wird also zuerst die ranghöhere Person und danach der zweite Empfänger genannt.

Die Anrede bei mehreren Empfängern

Geht eine geschäftliche E-Mail an mehr als zwei Empfänger, ist es nicht üblich und bei einer größeren Gruppe auch wenig sinnvoll, jede Person einzeln aufzuführen. Stattdessen wird dann eine Gruppenanrede verwendet.

Die Anrede als Gruppe gestaltet sich unkompliziert, wenn alle Empfänger ein Geschlecht haben oder wenn beide Geschlechter mehrfach vertreten sind. Dann kann der Absender zum Beispiel schreiben: „Liebe Kolleginnen“, „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Sehr geehrte Teilnehmerinnen und Teilnehmer“.

Schwieriger wird es, wenn innerhalb der Gruppe ein Geschlecht nur durch einen Empfänger vertreten ist. In diesem Fall kann der Absender diese eine Person namentlich nennen. Ist die Person gleichzeitig der Haupt-Ansprechpartner, kann der Absender sie auch an erster Stelle aufführen. Wird eine Person besonders hervorgehoben, kann aber schnell der Eindruck entstehen, dass sie eine Sonderstellung hat oder nicht zur Gruppe gehört.

Hier kann der Absender gegensteuern, indem er die gleiche Bezeichnung verwendet wie für die Gruppe, nur im Singular. Mögliche Anreden wären also zum Beispiel: „Sehr geehrter Herr …, liebe Teilnehmer“ oder „Liebe Kolleginnen, lieber Kollege“.

Noch eleganter kann sich der Absender aus der Affäre ziehen, wenn er eine geschlechtsneutrale Gruppenbezeichnung verwendet. Durch Anreden wie „Sehr geehrtes Serviceteam“, „Liebes Projektteam“ oder „Hallo an alle aus der Arbeitsgruppe …“ fühlen sich alle Empfänger gleichermaßen angesprochen.

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Veröffentlicht von

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Benjamin Naue, 48 Jahre, Jurist, Sabine Scheuer, 41 Jahre, Rechtsberaterin, David Wichewski, 37 Jahre , Anwalt, sowie Ferya Gülcan, Betreiberin und Redakteurin dieser Webseite, schreiben hier Wissenwertes, Tipps, Anleitungen und Ratgeber für Verbraucher zum Thema Recht, Schriftverkehr und Kommunikation.

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