So adressiert man Briefe richtig

So adressiert man Briefe richtig  

Heutzutage werden die Briefe in Sortierzentren von Maschinen ausgelesen. Sind die Briefe fehlerhaft adressiert, kann es passieren, dass sie nicht richtig zugeordnet werden können, was in der Folge dazu führt, dass die Briefe ihren Empfänger nicht oder nur mit Verzögerung erreichen.

Für private Briefe gelten zwar keine so strengen Normen und Richtlinien, vor allem bei geschäftlichen Briefen kommt aber noch hinzu, dass fehlerhaft adressierte Briefe sehr unprofessionell wirken.

 

Wie aber adressiert man Briefe eigentlich richtig? Hier die wichtigsten Infos dazu in der Übersicht:

Das Adressfeld

Das Adressfeld besteht bei einem Geschäftsbrief aus neun Zeilen. Die ersten drei Zeilen werden als Zusatz- und Vermerkzone bezeichnet und sind ausschließlich für entsprechende Zusätze oder Vermerke bestimmt. Die folgenden sechs Zeilen sind für den eigentlichen Adressblock vorgesehen. Die Adresse beginnt dabei immer in der vierten Zeile des Adressfeldes.

Werden die drei Zeilen der Zusatz- und Vermerkzone nicht benötigt, bleiben sie somit leer. Zudem sollten in dem Adressfeld keine Leerzeilen zwischen den Zeilen auftauchen. Wird also beispielsweise nur ein Vermerk hinzugefügt, steht dieser in der dritten Zeile und nicht in der ersten Zeile des Adressfeldes.

Aufgebaut ist das Adressfeld allgemein nach folgendem Schema: 

1. Zusatz oder Vermerk, beispielsweise elektronische Freimachungsvermerke
2. Zusatz oder Vermerk, beispielsweise Vorausverfügungen wie „Nicht nachsenden“
3. Zusatz oder Vermerk, beispielsweise „Einschreiben“ oder „Vertraulich“
 

1. Adresszeile = Firma / Name des Unternehmens
2. Adresszeile = Anrede (mit Berufs- oder Amtsbezeichnung)
3. Adresszeile = Vorname und Nachname (mit Titel)
4. Adresszeile = Straße und Hausnummer oder Postfach
5. Adresszeile = Postleitzahl und Ort6. Adresszeile = Land 

Die Schrift

Grundsätzlich werden im Adressfeld nur gut lesbare Standardschriften verwendet. Auf Sonderzeichen, Hervorhebungen oder Linien wird verzichtet. Ähnliches gilt, wenn die Adresse von Hand geschrieben wird.

In diesem Fall wird der Umschlag parallel zu seinen Längsseiten beschriftet und die Adresse beginnt etwas unterhalb der Mitte. Die einzelnen Angaben werden linksbündig angeordnet und ebenfalls direkt untereinander geschrieben.    

Briefe im In- und im Ausland

Bei Briefen im Inland wird auf die Angabe des Landes verzichtet und das Länderkürzel wird auch nicht vor der Postleitzahl vermerkt. Zudem wird der Bestimmungsort nicht mehr unterstrichen oder durch eine Leerzeile abgetrennt.

Damit sieht der Adressblock so aus: 

Herrn/Frau
Vorname Nachname
Straße Hausnummer
PLZ Ort 

Bei Briefen ins Ausland werden der Ort und das Land in Großbuchstaben geschrieben. Die Länderkürzel vor der Postleitzahl werden auch hier nicht mehr verwendet. Die Schreibweise wird grundsätzlich der Schreibweise des jeweiligen Landes angepasst. Das bedeutet, dass je nach Bestimmungsland beispielsweise die Hausnummer vor der Straße stehen kann. Der Bestimmungsort wird außerdem immer in der jeweiligen Landessprache geschrieben, das Bestimmungsland hingegen auf Deutsch.

Beispielsweise so: 

Vorname Nachname
Straße Hausnummer
PLZ ORT (beispielsweise MILANO anstelle von Mailand)
LAND (in diesem Beispiel ITALIEN) 

Bei Briefen, die an Firmen geschickt werden, kann auf die Bezeichnung Firma verzichtet werden, wenn aus dem Namen des Unternehmens hervorgeht, dass es sich um eine Firma handelt. Richtet sich der Brief direkt an einen Ansprechpartner, wird nur noch dessen Name geschrieben, Zusätze wie „z. Hd.“ sind nicht mehr üblich.

Die Position, an der der Name des Ansprechpartners steht, entscheidet darüber, wer den Brief öffnen darf. Steht der Name des Empfängers unter der Firmenbezeichnung, darf der Brief von allen Mitarbeitern des Unternehmens geöffnet werden. Steht der Name jedoch vor der Firmenbezeichnung, gilt der Brief als vertraulich und muss dem Empfänger ungeöffnet übergeben werden. Ein gesonderter Vermerk ist dann nicht mehr erforderlich, kann jedoch hinzugefügt werden.

Darf der Brief firmenintern geöffnet werden, sieht die Anschrift also so aus: 

(Firma)Name des Unternehmens
Vorname Nachname
Straße Hausnummer
PLZ Ort 

Sieht die Anschrift hingegen so aus,

(Firma)Vorname Nachname
Name des Unternehmens
Straße Hausnummer
PLZ Ort 

ist der Brief ausschließlich für den angegebenen Empfänger bestimmt. 

Berufsbezeichnungen, Titel und akademische Grade

Berufsbezeichnungen und verliehene Titel stehen immer neben der Anrede und werden grundsätzlich ausgeschrieben. Beispiele hierfür sind Herrn Bürgermeister, Frau Stadträtin, Herrn Rechtsanwalt oder Frau Direktorin.

Titel dürfen grundsätzlich nur dann abgekürzt werden, wenn es der Platz tatsächlich nicht zulässt.

Akademische Grade hingegen sind ein offizieller Bestandteil des Namens und stehen daher in der gleichen Zeile wie der Vor- und der Nachname. Dabei werden die Grade abgekürzt geschrieben und in der Reihenfolge des Erwerbs angeordnet, beispielweise Prof. Vorname Nachname oder Mag. Dr. Vorname Nachname.

Generell sollten der Vorname und der Nachname nach Möglichkeit immer ausgeschrieben werden. Nur wenn der Platz beim besten Willen nicht ausreicht, ist es zulässig, den Vornamen abzukürzen oder wegzulassen.

Weiterführende Musterbriefe, Vorlagen und Anleitungen:

 

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