10 Basistipps für professionelle Briefe

10 Basistipps für professionelle Briefe

Auch im Zeitalter von Computer, Telefon und Handy hat der gute alte Brief noch lange nicht ausgedient. Bei einem privaten und persönlichen Brief, der sich beispielsweise an ein Familienmitglied oder einen Freund richtet, muss der Absender eigentlich kaum Regeln beachten. Stattdessen kann er seinen Brief letztlich so schreiben und gestalten, wie er es für richtig hält. Bei einem formellen Brief ist das anders.

Hier spielt es eine wichtige Rolle, dass das Schreiben einen seriösen und professionellen Eindruck hinterlässt. Seriös heißt aber nicht, dass der Brief steif oder gar gekünstelt wirken sollte. Entscheidend ist vielmehr, dass das Schreiben sowohl optisch als auch inhaltlich überzeugt.

Wie das gelingen kann, verraten die folgenden
10 Basistipps für professionelle Briefe:

1. Tipp: Weißes Papier im Format DIN A4

Neutrales, weißes Papier ist die beste Wahl für einen professionellen Brief. Dieses Papier wirkt seriös, zudem ist schwarze Schrift auf weißem Untergrund besonders gut zu lesen. Was das Papierformat angeht, so sollte immer zu DIN A4 gegriffen werden. Dies gilt auch dann, wenn der Text nur aus wenigen Sätzen besteht. Selbst ein sehr kurzer Text wirkt auf einem Blatt im Format DIN A4 einfach besser. Außerdem ist dieses Format in Büros gängig und erleichtert so die Ablage. Ein Brief auf Papier in einem kleineren Format kann den schnell den Charakter eines Notizzettels bekommen.

2. Tipp: Deutliche Schrift in Größe 10 bis 12 Punkt

Verschnörkelte, ausgefallene oder Schreibschriften mögen zwar hübsch aussehen. Allerdings sind sie mitunter schwer zu lesen. Da die Lesefreundlichkeit bei einem professionellen Brief aber sehr wichtig ist, ist eine schlichte und deutliche Schrift wie Arial oder Times die bessere Wahl. Die Schriftgröße sollte bei 10 bis 12 Punkt liegen. Als Zeilenabstand ist eine Zeile üblich.

3. Tipp: Der richtige Aufbau

Ein professioneller Brief setzt sich aus mehreren Bausteinen zusammen. Diese Bausteine werden in einer festgelegten Reihenfolge angeordnet, nämlich

· Absenderdaten
· Empfängerdaten
· Datum
· Betreffzeile
· Anrede
· Brieftext
· Grußformel
· Unterschrift
· evt. Hinweis auf Anlagen

Dieses Schema sollte unbedingt eingehalten werden, damit sich der Empfänger schnell und sicher zurechtfindet. Damit der Brieftext den Empfänger nicht gleich verschreckt, sollte er außerdem in Absätze gegliedert sein. Durch die Abschnitte, die jeweils mit einer Leerzeile voneinander getrennt werden, erhält der Brief auch gleich eine übersichtliche Struktur.

4. Tipp: Standards statt Kreativität

In einem formellen Schreiben werden für die Anrede die Formeln Sehr geehrte Frau (Name), Sehr geehrter Herr (Name) oder Sehr geehrte Damen und Herren verwendet. Als Grußformel hat sich Mit freundlichen Grüßen etabliert. Auch wenn diese Formeln nicht unbedingt originell sind und ein wenig altbacken klingen, sollte der Absender unbedingt bei den Standrads belieben. Eine kreative Anrede oder eine ausgefallene Grußformel mögen zwar gut gemeint sein, kommen aber in vielen Fällen nicht gut an.

5. Tipp: Kurz, klar und präzise

Die wenigsten haben Zeit und Lust, einen endlosen langen, romanartigen Brief zu lesen. Zudem möchte niemand ein Schreiben mehrere Male lesen müssen, um den Inhalt zu verstehen und herauszufinden, was der Absender eigentlich will. Der Absender sollte sich deshalb im Vorfeld überlegen, was er vermitteln und was er mit seinem Brief erreichen möchte. Anschließend sollte er sein Anliegen klar, deutlich und auf den Punkt gebracht kommunizieren. Alle Infos und Angaben, die für die Sache nicht von Bedeutung sind oder nur unnötig verwirren, sollte er weglassen.

6. Tipp: Niveauvolle Umgangssprache statt hochgestochenem Amtsdeutsch

In Briefen neigen viele dazu, hochtrabende und komplizierte Formulierungen zu verwenden. Sie benutzen Wörter und Ausdrücke, die in der Alltagssprache so nicht üblich sind, oder versuchen, sich besonders elegant auszudrücken. Ein verstaubtes Beamtendeutsch, das kaum jemand beim ersten Lesen versteht, ist in Briefen aber nicht mehr zeitgemäß. Stattdessen wird heute im Stil von gehobener Umgangssprache geschrieben. Am besten stellt sich der Absender vor, er würde dem Empfänger gegenübersitzen.

Im Büro von einem Amt oder einem Unternehmen würde der Absender mit der Person hinter dem Schreibtisch weder so locker wie mit einem Kumpel sprechen noch sich furchtbar umständlich ausdrücken. Stattdessen würde er sein Anliegen höflich, nachvollziehbar und verständlich vortragen. Genau diesen Sprachstil sollte der Absender auch in seinem Brief verwenden.

7. Tipp: Keine langen Schachtelsätze

Lange Sätze, bei denen viele kürzere Nebensätze und Einschübe ineinander verschachtelt sind, sind meist nur schwer verständlich. Zudem sind solche Sätze unangenehm zu lesen. Meistens wird der Empfänger einen langen Bandwurmsatz mindestens zweimal lesen müssen, um ihn nachvollziehen zu können.

Genau das kommt aber nicht gut an. Besser ist deshalb, mit kurzen Sätzen zu arbeiten. In der Praxis hat es sich als optimal erwiesen, wenn sich kürzere und längere Sätze abwechseln. Dabei sollten die Sätze jeweils zwischen zehn und 20 Wörter umfassen. So entsteht ein lesefreundlicher und verständlicher Brief, ohne dass der Text zu abgehackt wirkt.

8. Tipp: Aktive und positive Formulierungen

Wenn sich in einem Text Substantive (Hauptwörter), Fremdwörter und Konstruktionen mit dem Passiv häufen, kann es schnell passieren, dass der Text konstruiert wirkt und umständlich klingt. Besser ist deshalb, bevorzugt mit Verben und aktiven Konstruktionen zu arbeiten. So wirkt der Text freundlicher und lebendiger.

Ratsam ist außerdem, negativ besetzte Wörter oder Aussagen, die Zweifel aufkommen lassen, möglichst zu vermeiden. Ein professioneller Brief sollte selbst dann einen höflichen Ton wahren, wenn eine negative Nachricht vermittelt werden muss.

Statt also beispielsweise zu schreiben Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass sich die Lieferung der von Ihnen bestellten Ware auf KW 25 verschiebt., läst sich diese Aussage viel sympathischer verpacken und gleichzeitig einfacher ausdrücken, wenn es heißt Mit Ihrer Bestellung können Sie in KW 25 rechnen.

9. Tipp: Keine Konjunktive

In Briefen bauen viele gerne Konjunktive wie hätte, wäre, würde oder könnte ein, weil sie glauben, dass ihre Aussagen dadurch besonders höflich klingen. Tatsächlich vermitteln Konjunktive aber eher den Eindruck von Unsicherheit. Ratsam ist deshalb, auf Konjunktive möglichst zu verzichten.

10. Tipp: Die Unterschrift

Seinen Brief sollte der Absender immer von Hand unterschreiben. Zum einen wirkt ein handschriftlich unterschriebener Brief sympathischer, während ein Brief ohne oder mit maschineller Unterschrift an einen unpersönlichen Serienbrief erinnert. Zum anderen müssen bestimmte Briefe handschriftlich unterschrieben sein, damit sie ihre Wirkung entfalten können. Dies ist beispielsweise bei einer Kündigung der Fall. Sie ist ohne eine handschriftliche Unterschrift nicht gültig.

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