Übersicht: welche Angaben eine Rechnung enthalten muss
Rechnungen gehören zu den häufigsten Schreiben, die im Briefkasten landen. Was das Design angeht, gibt es keine verbindlichen Vorschriften. Ein Unternehmer oder Freiberufler kann deshalb sein geschäftliches Briefpapier, genauso aber auch ein einfaches Blatt Papier verwenden, um darauf eine Rechnung zu schreiben.
Zudem muss der Unternehmer seine Rechnung nicht unbedingt als echtes Schreiben in Papierform aushändigen, sondern kann die Rechnung auch elektronisch übermitteln. Bei den Inhalten der Rechnung ist das anders. Hier schreibt der Gesetzgeber ganz klar vor, welche Angaben auf jeden Fall aufgeführt sein müssen, damit der Anspruch des Leistungsempfängers auf eine vollständige Rechnung erfüllt ist.
Doch was muss denn nun in einer Rechnung stehen?
Die folgende Übersicht klärt auf,
welche Angaben eine Rechnung enthalten muss:
Inhalt
Die Pflichtangaben bei einer Rechnung
Die Anforderungen, denen eine Rechnung gerecht werden muss, leiten sich aus dem Umsatzsteuergesetz ab. Dabei definiert das Umsatzsteuergesetz jedes Dokument als Rechnung, das dazu dient, eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abzurechnen.
Welche Bezeichnung im Geschäftsverkehr für das Schreiben verwendet wird, spielt dabei keine Rolle. § 14 des Umsatzsteuergesetzes legt außerdem fest, welche Angaben bei einer Rechnung enthalten sein müssen. Demnach müssen auf der Rechnung aufgeführt sein:
- Name und Anschrift des Leistungserbringes: Derjenige, der die Leistung erbracht hat und dafür eine Rechnung ausstellt, wird als leistender Unternehmer bezeichnet. Als solcher muss er seinen vollständigen Namen mit seiner vollständigen Anschrift angeben. Ist er kein Einzelunternehmer, muss der vollständige Name des Unternehmens mit Rechtsform auf der Rechnung stehen.
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers: Der Kunde, auf den die Rechnung ausgestellt wird, muss ebenfalls mit seinem Namen und seiner Anschrift angegeben werden. Nutzt der Kunde ein Potfach, reicht die Angabe der Postfachadresse aber aus, eine ladungsfähige Anschrift ist nicht notwendig.
- Steuernummer: Auf der Rechnung muss die Steuernummer des leistenden Unternehmers stehen. Dabei kann der Unternehmer die Steuernummer angeben, die ihm das Finanzamt zugeteilt hat. Alternativ kann er auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aufführen. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erteilt das Bundeszentralamt für Steuern.
- Rechnungsdatum und Rechnungsnummer: Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde, muss angegeben werden. Gleiches gilt für die Rechnungsnummer, wobei jede Rechnungsnummer nur einmal vergeben werden darf. Generell sollten alle Rechnungen in einem fortlaufenden und eindeutigen System nummeriert werden. So kann das Finanzamt nämlich die Vollständigkeit der Rechnungen nachvollziehen.
- Beschreibung der Lieferung mit Ausführungszeitpunkt: Aus der Rechnung muss klar hervorgehen, welche Lieferung oder Leistung abgerechnet werden soll. Hierzu gehören eine handelsübliche Bezeichnung als Beschreibung und die Angabe der Menge oder des Umfangs. Allgemeine Bezeichnungen wie beispielsweise Handwerkerarbeiten oder Beratung sind nicht zulässig. Ist der Rechnungsgegenstand recht umfangreich oder komplex, kann statt einer ausführlichen Beschreibung aber auf den dazugehörigen Vertrag oder einen Lieferschein verwiesen werden. Außerdem muss auf der Rechnung angegeben sein, wann die Leistung erbracht wurde. Wird die Rechnung am selben Tag ausgestellt, an dem die Ware geliefert oder die Leistung erbracht wird, kann auf der Rechnung anstelle eines Datums auch ein Hinweis wie Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum stehen.
- Entgelt und Steuersatz: Der Rechnungsbetrag muss aufgeschlüsselt angegeben werden. Das bedeutet, dass der Unternehmer den Nettoumsatz und die Steuerbeträge, die auf das Entgelt entfallen, aufführen muss. Außerdem muss auf der Rechnung stehen, welche Steuersätze Anwendung finden. Unterliegt die Lieferung oder Leistung einer Steuerbefreiung, muss hierauf hingewiesen werden. Rabatte, Vorauszahlungen und andere Vereinbarungen im Zusammenhang mit dem Entgelt müssen ebenfalls ausgewiesen sein.
- Hinweis auf Aufbewahrungspflicht: Bezieht sich die Rechnung auf eine Bauleistung, muss der Rechnungsempfänger darauf hingewiesen werden, dass er die Rechnung aufbewahren muss.
- Eine Ausnahme gilt für Unternehmer, die Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes sind. Sie dürfen in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Um Missverständnissen vorzubeugen, wird Kleinunternehmern deshalb empfohlen, in ihren Rechnungen darauf hinzuweisen, dass sie die Kleinunternehmerregelung nutzen. Ein solcher Hinweis kann beispielsweise Diese Rechnung ist umsatzsteuerbefreit nach §19 Abs. 1 UStG. lauten. Eine Hinweispflicht gibt es aber nicht.
Informationen zu den Bezahlmöglichkeiten müssen in der Rechnung nicht angegeben werden. Gleiches gilt für die Angabe eines Zahlungsziels. Auch eine Unterschrift ist nicht notwendig.
Dennoch ist es natürlich ratsam, auf der Rechnung zu vermerken, wo und wie der Rechnungsempfänger den Betrag begleichen kann und bis wann der Zahlungseingang erwartet wird. Vor allem ein klar vereinbartes Zahlungsziel kann nämlich eine Rolle spielen, wenn der Rechnungsempfänger mit einer Zahlung in Verzug gerät.
Sonderregelungen bei Rechnungen über Kleinbeträge
Für Rechnungen über Kleinbeträge gelten vereinfachte Regeln. Ein Kleinbetrag im juristischen Sinne ist ein Rechnungsbetrag, der die Grenze von 150 Euro (inklusive Umsatzsteuer) nicht übersteigt.
Eine Kleinbetragsrechnung muss als Pflichtangaben lediglich
- den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers,
- das Rechnungsdatum,
- eine Beschreibung der Lieferung oder Leistung nach Art und Menge oder Umfang und
- das Entgelt mit Steuersatz
- enthalten. Verglichen mit einer regulären Rechnung fallen somit die Angaben zum Rechnungsempfänger, die Steuernummer, die Rechnungsnummer und die Angabe des Leistungszeitraums als Pflichtangaben weg.
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