Offene Rechnungen richtig anmahnen
Der Auftrag ist abgeschlossen und die Rechnung längst verschickt, doch der Kunde hat die Zahlung trotz Fälligkeit noch nicht geleistet. Für ein Unternehmen entsteht dadurch eine unangenehme Situation.
Denn einerseits möchte das Unternehmen die Gegenleistung für die erbrachte Arbeit haben und ist auf die Zahlungseingänge seiner Kunden angewiesen. Andererseits will es die gute, womöglich schon seit Jahren bestehende Geschäftsbeziehung nicht unnötig belasten oder riskieren, den Kunden zu verlieren.
Aber keine Sorge, so schwer ist es nicht, die Angelegenheit aus der Welt zu schaffen.
Der folgende Beitrag erklärt, wie das Unternehmen offene Rechnungen richtig anmahnen sollte:
Inhalt
Freundlich an die offene Rechnung erinnern.
Vermutlich ist es jedem schon einmal passiert, dass er schlichtweg vergessen hat, eine Rechnung zu bezahlen. Möchte das Unternehmen an eine säumige Zahlung erinnern, muss es deshalb nicht gleich eine formelle Mahnung verschicken.
Vor allem bei einem Kunden, der schon seit längerem zu den Bestandskunden gehört und seine Rechnungen bislang immer pünktlich bezahlt hat, ist eine freundliche Zahlungserinnerung der bessere Weg. Durch die Zahlungserinnerung ruft das Unternehmen die fällige Rechnung auf nette Art ins Gedächtnis, ohne den Kunden durch einen zu barschen Ton zu verärgern oder ihm gleich die Pistole auf die Brust zu setzen.
Vielleicht hat der Kunde die Rechnung ja wirklich nur übersehen. Womöglich ist er im Moment aber auch knapp bei Kasse und braucht ein paar Tage länger, bis er die Zahlung leisten kann. Möglicherweise hat sich der Kunde verkalkuliert und nimmt eine Alternativlösung, beispielsweise eine Ratenzahlung oder eine Teilrückgabe von bestellter Ware, dankend an.
Oft lässt sich die Angelegenheit auf dem kurzen Dienstweg bereinigen und die Geschäftsbeziehung nimmt keinen Schaden. Und das Unternehmen muss sich um seine Forderungsansprüche keine Sorgen machen:
Auch wenn das Schreiben nett klingt und als Zahlungserinnerung tituliert ist, handelt es sich letztlich um die erste Mahnung. Wie so eine Zahlungserinnerung aussehen kann, zeigt die Vorlage am Ende dieses Beitrags.
Die offene Rechnung formell anmahnen.
Folgt auf die Zahlungserinnerung keine Reaktion oder leistet der Kunde die Zahlung trotz Absprache nicht, sollte das Unternehmen seiner Forderung allerdings Nachdruck verleihen. Ist die Frist, die das Unternehmen in der Zahlungserinnerung gesetzt hat, verstrichen, sollte es dem Kunden dazu eine formelle Mahnung zuschicken.
Passiert danach noch immer nichts, kann das Unternehmen eine weitere Mahnung erstellen. Notwendig ist das aber nicht, denn der Gesetzgeber schreibt nicht vor, wie viele Mahnungen erforderlich sind.
Spätestens im letzten Mahnschreiben sollte das Unternehmen allerdings ein klares Zahlungsziel nennen und gleichzeitig ankündigen, dass es ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten wird, wenn die Zahlung nicht erfolgt.
Bleibt die Rechnung nach wie vor offen, kann das Unternehmen einen Mahnbescheid beim zuständigen Mahngericht beantragen. Für diesen Antrag gibt es ein offizielles Formular, das mittlerweile als Online-Formular zur Verfügung steht und auch in Schreibwarengeschäften erhältlich ist.
Das ausgefüllte Formular reicht das Unternehmen dann bei Gericht ein. Gegen eine vergleichsweise geringe Gebühr erlässt das Gericht daraufhin einen Mahnbescheid, der dem Kunden förmlich zugestellt wird. Der Kunde hat nun zwei Wochen lang Zeit, um die Zahlung zu leisten oder dem Mahnbescheid zu widersprechen.
Ein Widerspruch hat zur Folge, dass das Mahnverfahren an dieser Stelle endet und in ein normales Gerichtsverfahren übergeht. Um sicherzustellen, dass das Unternehmen am Ende nicht für die Verfahrenskosten aufkommen muss, sollte es darauf achten, dass es über einen Beleg für die erbrachte Leistung und daraus entstandene Forderung verfügt.
Sind die zwei Wochen verstrichen, ohne dass der Kunde bezahlt oder dem Mahnbescheid widersprochen hat, kann das Unternehmen bei Gericht einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Hierfür hat es sechs Monate lang Zeit. Auch beim Vollstreckungsbescheid muss das Unternehmen die Gebühren vorstrecken.
Der Vollstreckungsbescheid wird dem Kunden förmlich zugestellt und nun hat der Kunde erneut zwei Wochen lang Zeit, um die Zahlung zu leisten oder Einspruch zu erheben. Erhebt der Kunde Einspruch gegen den Vollstreckungsbescheid, kommt es zu einem Gerichtsverfahren. Andernfalls hat das Unternehmen nach Ablauf der zweiwöchigen Frist einen rechtkräftigen Vollstreckungstitel erwirkt. Damit kann es einen Gerichtsvollzieher mit der Zwangsvollstreckung beauftragen.
Verzugszinsen und weitere Kosten geltend machen.
Gerät der Kunde mit seiner Zahlung in Verzug, kann das Unternehmen neben der eigentlichen Forderung auch Verzugszinsen in Rechnung stellen. Die Verzugszinsen belaufen sich gemäß § 288 BGB bei Verbrauchern auf fünf Prozentpunkte und bei Geschäften, an denen kein Verbraucher beteiligt ist, auf neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.
Der Basiszinssatz wiederum bestimmt sich nach § 247 BGB und wird jeweils zum 1. Januar und zum 1. Juli eines Jahres angepasst. Berechnet werden dürfen die Verzugszinsen ab dem Zeitpunkt, an dem der Kunde die erste Mahnung erhalten hat.
Die Kosten, die dem Unternehmen bei der Durchsetzung seiner Forderung entstehen, kann es als Verzugsschaden ebenfalls vom Kunden verlangen. Dabei kann es sich um die Kosten für das gerichtliche Mahnverfahren handeln. Schaltet das Unternehmen ein Inkassounternehmen oder einen Rechtsanwalt ein, können dessen Kosten dem Kunden auferlegt werden.
Vorlage für eine Zahlungserinnerung
Unternehmen
Anschrift
Kontaktdaten
Bankverbindung
Steuernummer
Kunde
Anschrift
Ort, Datum
Rechnung Nr. _____________________ Kundennummer ____________________
Zahlungserinnerung
Sehr geehrte/r Frau/Herr (Name),
im Alltagstrubel kann auch einmal etwas untergehen. Daher möchten wir Sie heute an unsere Rechnung Nr. _________ vom __________ erinnern.
Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag von ________ Euro vollständig bis zum __________ auf eines unserer oben genannten Konten.
Bei Rückfragen oder Anliegen zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Und falls Sie die Rechnung zwischenzeitlich beglichen haben, betrachten Sie dieses Schreiben selbstverständlich als gegenstandslos!
Freundliche Grüße
Firmenname, i. A. Unterschrift
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