3. Mahnung – Infos & Vorlage
Dass eine Rechnung übersehen wird, kann jedem passieren. Genauso kann jeder einmal so knapp bei Kasse sein, dass ihm nichts anderes übrig bleibt, als eine eigentlich fällige Zahlung etwas hinauszuschieben. Nur ist ein Unternehmen eben auch auf pünktliche Geldeingänge angewiesen.
Bleibt eine Rechnung offen, wird das Unternehmen den Kunden deshalb zunächst an die Zahlung erinnern. Passiert daraufhin nichts, kommt eine Mahnung. Reagiert der Kunde auch darauf nicht, ist die 3. Mahnung die letzte Chance, unangenehme Konsequenzen zu vermeiden.
Doch wie wird eine 3. Mahnung geschrieben? Wann ist der richtige Zeitpunkt dafür? Was ist mit den Mahngebühren? Und sind drei Mahnungen überhaupt notwendig?
In einem zweiteiligen Beitrag fassen wir die wichtigsten Infos zur 3. Mahnung zusammen und stellen eine Vorlage als Muster bereit!:
Inhalt
Wann wird eine Mahnung verschickt?
War eine Rechnung fällig und ist keine Zahlung erfolgt, kann das Unternehmen den Kunden durch eine Mahnung an die Zahlung erinnern. Wie lange das Unternehmen mit der Mahnung abwartet, bestimmt es grundsätzlich selbst.
Allerdings ist eine Mahnung nicht immer nur eine bloße Zahlungserinnerung. Stattdessen kann sie erforderlich sein, um den Kunden in Verzug zu setzen. Allein der Umstand, dass eine Rechnung fällig war, führt nämlich nicht automatisch dazu, dass der Kunde mit seiner Zahlung auch in Verzug ist.
Wann eine Zahlung fällig ist, legt das Unternehmen fest, indem es ein Zahlungsziel in der Rechnung angibt. Ist dieser Stichtag erreicht, tritt die Fälligkeit ein. Zu einem Verzug kommt es aber erst und nur dann, wenn das Unternehmen schon in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen hat, dass der Kunde nach Ablauf des Zahlungsziels in Verzug gerät.
Besagt die Rechnung nichts zu den Folgen einer ausbleibenden Zahlung, muss das Unternehmen den Kunden durch die Mahnung in Verzug setzen.
Etwas anders ist die Sachlage, wenn es sich beim Kunden nicht um einen Verbraucher, sondern um einen Geschäftskunden handelt. Ein gewerblicher Kunde ist 30 Tage nach Ablauf des Zahlungsziels automatisch in Verzug. Einen entsprechenden Hinweis in der Rechnung oder eine Mahnung braucht es dafür nicht.
Wie ist der Ablauf bei einem dreistufigen Mahnverfahren?
Eines gleich vorweg:
Ein Unternehmen ist nicht dazu verpflichtet, einen säumigen Kunden dreimal anzumahnen. Vielmehr kann es ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten, wenn es eine erfolglose Mahnung verschickt hat oder sobald der Kunde in Zahlungsverzug ist.
In der Praxis hat es sich lediglich etabliert, drei Mahnungen einzusetzen. Auf diese Weise soll verhindert werden, treue Kunden zu verärgern. Schließlich muss hinter der ausgebliebenen Zahlung nicht unbedingt böse Absicht stecken.
Ist die Rechnung zum Beispiel tatsächlich nur im Alltagstrubel untergegangen, könnte der Kunde eingeschnappt sein, wenn er sofort ein Inkasso-Schreiben im Briefkasten vorfindet oder ein gerichtliches Mahnverfahren im Raum steht. Die Kundenbeziehung könnte Schaden nehmen oder schlimmstenfalls komplett enden.
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Mahnung
Ist die Rechnung noch nicht bezahlt, obwohl das Zahlungsziel verstrichen ist, kann das Unternehmen den Kunden an die fällige Zahlung erinnern. Wichtig dabei ist, einen höflichen Ton zu wählen. Noch sollte das Unternehmen unterstellen, dass es sich um ein Versehen handelt.
In der 1. Mahnung sollte das Unternehmen freundlich darauf hinweisen, dass die jeweilige Rechnung offen und fällig ist. Ratsam ist außerdem, eine Frist für den Zahlungseingang zu setzen. Üblich an dieser Stelle sind 14 Tage. Natürlich kann das Unternehmen auch jetzt schon auf die Folgen hinweisen, die bei einer ausbleibenden Zahlung drohen.
Ob das Unternehmen das Schreiben als Mahnung tituliert oder lieber die Bezeichnung „Zahlungserinnerung“ verwendet, bleibt dem eigenen Geschmack überlassen. Eine eindeutige Zahlungserinnerung ist nichts anderes als eine Mahnung und erfüllt die gleiche Funktion. Nur klingt der Name netter.
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Mahnung
Erfolgte auf die 1. Mahnung keine Reaktion, kann das Unternehmen die 2. Mahnung auf den Weg bringen. Dieses Schreiben sollte dann auch eindeutig als Mahnung tituliert sein. Und neben einem deutlicheren Ton kann es sinnvoll sein, Mahngebühren und Verzugszinsen zu berechnen.
Denn zum einen unterstreicht das Unternehmen damit, dass es den Zahlungseingang endlich erwartet. Zum anderen ist es legitim, wenn sich das Unternehmen die Kosten, die die Mahnschreiben und der fehlende Geldeingang verursacht haben, erstatten lässt.
Die 2. Mahnung sollte noch einmal klar auf die überfällige Zahlung hinweisen. Außerdem sollte das Unternehmen eine weitere Frist setzen. Diese kann jetzt aber kürzer sein. Hat das Unternehmen dem Kunden in der 1. Mahnung zum Beispiel zwei Wochen gegeben, reicht in der 2. Mahnung eine einwöchige Zahlungsfrist aus.
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Mahnung
Ist die Zahlungsfrist der 2. Mahnung ebenfalls erfolglos verstrichen, bleibt noch eine 3. Mahnung. Sie wird manchmal auch als „letzte Mahnung“ bezeichnet, um zu unterstreichen, dass der Kunde letztmalig die Chance hat, die Zahlung zu leisten und die Angelegenheit ohne weitere Konsequenzen aus der Welt zu schaffen.
Der Tonfall in der 3. Mahnung darf rauer werden. Das Unternehmen sollte unmissverständlich zum Ausdruck bringen, dass es nicht mehr länger warten wird.
Dazu stellt es die konkreten Folgen in Aussicht, die auf den Kunden zukommen, wenn die Rechnung zum angegebenen Zeitpunkt nicht bezahlt ist. Meistens wird das Unternehmen dabei auf ein gerichtliches Mahnverfahren hinweisen.
Wann machen drei Mahnungen keinen Sinn?
Oft möchte ein Unternehmen nicht gleich große Geschütze auffahren. Hat ein Kunde die Rechnung übersehen, wird ihm die Zahlungserinnerung schließlich schon unangenehm genug sein. Aber auf der anderen Seite macht es keinen Sinn, wenn das Unternehmen seine eigene Liquidität aus falscher Rücksichtnahme gefährdet.
Muss das Unternehmen davon ausgehen, dass der Kunde die Zahlung trotz mehrfacher Aufforderungen nicht leisten wird, kann es sich den Aufwand mit den Mahnungen sparen.
Eine Mahnung, die den Kunden rechtssicher in Verzug setzt, genügt in diesem Fall. Nach Ablauf der Zahlungsfrist kann das Unternehmen direkt gerichtliche Schritte einleiten, um nicht unnötig Zeit zu verlieren.
Welche Vorgehensweise richtig ist, kann das Unternehmen an mehreren Faktoren festmachen:
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Wie lange kennt das Unternehmen den Kunden?
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Was ist über seine Zahlungsmoral bekannt?
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Wie hoch ist die Forderung?
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Wie steht es um die eigene Liquidität und ist das Unternehmen auf den Geldeingang angewiesen?
Letztlich kann auch die Intuition weiterhelfen. Je eher das Unternehmen befürchtet, kein Geld zu sehen, desto kürzer kann es die Zahlungsfrist wählen und desto schneller kann es rechtliche Schritte erwägen.
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Thema: 3. Mahnung – Infos & Vorlage
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