Urlaub beantragen – Infos, Tipps und Vorlage, Teil 1

Urlaub beantragen – Infos, Tipps und Vorlage, Teil 1

Bevor es in den wohlverdienten Urlaub gehen kann, muss der Arbeitgeber die arbeitsfreie Zeit erst einmal genehmigen.

Alles Wichtige rund um den Urlaubsantrag erklären wir in einem ausführlichen Ratgeber.

Selbst wenn der Job viel Spaß macht, das Arbeitsklima gut ist und das Verhältnis zu den Kollegen und Vorgesetzen stimmt, freut sich vermutlich jeder über ein paar Tage Urlaub. Und einem Arbeitnehmer steht bezahlter Urlaub zu. Dazu gibt es sogar gesetzliche Regelungen.

Denn der Gesetzgeber will, dass sich der Arbeitnehmer erholen kann, um sich dann wieder mit neuem Elan an die Arbeit zu machen. Allerdings kann der Arbeitnehmer seinen Urlaub nicht einfach so antreten, wenn ihm gerade danach ist, sondern muss sich mit seinem Arbeitgeber absprechen. Und der Arbeitgeber muss den Urlaub genehmigen.

Genau das kann aber zum Knackpunkt werden. Denn es gibt im Jahresverlauf immer wieder Zeiten, in denen ziemlich viele Mitarbeiter Urlaub haben möchten. Die Schulferien oder die Tage vor, zwischen und nach Feiertagen gehören zu diesen Phasen. Damit der Betrieb reibungslos weiterläuft, muss der Arbeitgeber deshalb entscheiden, wer Urlaub bekommt und wer auf einen anderen Termin ausweichen muss.

Für den Arbeitnehmer heißt das aber gleichzeitig auch, dass die Chancen auf die Bewilligung seines Urlaubsantrags steigen, wenn er seinen Urlaubswunsch plausibel begründen kann.

In einem ausführlichen Ratgeber haben wir wissenswerte Infos und hilfreiche Tipps rund um den Urlaub und den Urlaubsantrag zusammengestellt. Und eine Vorlage, mit der der Arbeitnehmer Urlaub beantragen kann, gibt’s obendrauf.

 

Wer hat Anspruch auf Urlaub?

Jeder, der angestellter Arbeitnehmer ist, hat Anspruch auf bezahlten Urlaub. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer in Vollzeit oder Teilzeit arbeitet, ob er als Aushilfe tätig ist, ob er einen Minijob macht, ob er eine Ausbildung absolviert oder ob er sich als Rentner ein paar Euro zur Rente dazuverdient. Denn: “Jeder Arbeitnehmer hat in jedem Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub.” So steht es in § 1 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG).

 

Wie viel Urlaub steht einem Arbeitnehmer zu?

Im BUrlG ist nicht nur geregelt, dass ein Arbeitnehmer Anspruch auf bezahlten Urlaub hat, sondern auch, wie umfangreich dieser Urlaubsanspruch ist. § 3 BUrlG besagt dazu, dass der Urlaub pro Jahr mindestens 24 Werktage beträgt. Als Werktage definiert der Gesetzgeber in diesem Zusammenhang alle Tage, die keine Sonntage und keine gesetzlichen Feiertage sind.

Demnach geht der Gesetzgeber von einer 6-Tage-Woche aus. Übertragen auf den Urlaubsanspruch bedeutet das, dass dem Arbeitnehmer pro Jahr vier Wochen bezahlten Urlaub zustehen. Und bei diesen vier Wochen bleibt es auch bei einer Arbeitswoche aus fünf Arbeitstagen.

In diesem Fall sinkt der gesetzlich verankerte Urlaubsanspruch nämlich auf 20 Werktage. Keine Rolle hingegen spielt die tägliche Arbeitszeit. Ob der Arbeitnehmer also zwei, vier, sechs oder acht Stunden pro Tag arbeitet, ist egal. Denn für das Gesetz ist nicht die tägliche Arbeitszeit, sondern ausschließlich die Anzahl der Arbeitstage maßgeblich.

Der im BUrlG definierte Urlaubsanspruch legt aber nur den Mindesturlaub fest. Vier Wochen bezahlten Urlaub muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer also gewähren. Weniger ist nicht zulässig. Andersherum kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer aber mehr Urlaub geben. Viele Arbeitgeber nutzen diese Möglichkeit auch, so dass ein Jahresurlaub von sechs Wochen in Deutschland durchaus üblich ist. Dennoch ist alles, was über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgeht, eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Die Grundlage dafür kann sich aus dem Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder dem geltenden Tarifvertrag ableiten.

 

Wann kann der Arbeitnehmer seinen Urlaub nehmen?

Grundsätzlich entscheidet der Arbeitnehmer selbst darüber, wann er Urlaub machen möchte. Der Arbeitgeber darf ihm nicht vorschreiben, wann er seinen Urlaub nehmen muss. Allerdings muss der Arbeitgeber dem Urlaubswunsch des Arbeitnehmers zustimmen.

Und wenn es darum geht, den Urlaubsantrag zu bewilligen, muss der Arbeitgeber neben den Wünschen des Arbeitnehmers auch den Betrieb im Blick behalten. Aus diesem Grund schreibt das BUrlG vor, dass bei der Entscheidung über einen Urlaubsantrag die Interessen des Arbeitnehmers und die Interessen des Arbeitgebers gleichermaßen miteinander in Einklang gebracht werden müssen.

Für die Praxis heißt das:

Wenn der Arbeitnehmer seinen Urlaubsantrag abgibt, muss der Arbeitgeber versuchen, den Urlaub im gewünschten Zeitraum zu bewilligen. Stehen dem Urlaubswunsch aber betriebliche oder soziale Gründe entgegen, kann der Arbeitgeber den Urlaubsantrag ablehnen.

Betriebliche Gründe wären beispielsweise gegeben, wenn bereits andere Kollegen Urlaub haben oder mehrere Mitarbeiter krank sind und die Personaldecke deshalb dünn ist. Oder wenn ein wichtiger Großauftrag ansteht und dafür jeder Mitarbeiter benötigt wird. Soziale Gründe können sein, dass der Arbeitnehmer während der Schulferien Urlaub beantragt, im Unterschied zu anderen Kollegen aber keine schulpflichtigen Kinder hat. Oder wenn der Arbeitnehmer schon Urlaub hatte und ein Kollege, der im gleichen Zeitraum Urlaub haben möchte, in diesem Jahr noch nicht.

Wichtig im Zusammenhang mit dem Urlaubsantritt sind außerdem die folgenden vier Punkte:

  1. Das BUrlG legt das Kalenderjahr zugrunde. Der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers für ein Jahr bezieht sich also auf den Zeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Und grundsätzlich ist vorgesehen, dass der Arbeitnehmer seinen Urlaubsanspruch innerhalb des jeweiligen Kalenderjahres verbraucht. Allerdings kann es eine betriebliche Regelung geben, nach der der Arbeitnehmer seinen Resturlaub ins nächste Kalenderjahr mitnehmen kann. In diesem Fall kann er seinen Resturlaub aus dem Vorjahr bis zum 31. März des Folgejahres aufbrauchen.
  2. Der Urlaub ist als Erholungsurlaub gedacht. Während des Urlaubs soll der Arbeitnehmer also die Möglichkeit haben, sich auszuruhen und vom stressigen Arbeitsalltag zu erholen. Und aus diesem Grund hat der Arbeitnehmer auch einen Anspruch darauf, dass ihm der Arbeitgeber einen längeren Urlaub am Stück gewährt. Immer nur einzelne Urlaubstage muss der Arbeitnehmer nicht akzeptieren. Allerdings kann er nicht verlangen, dass ihm der Arbeitgeber den kompletten Jahresurlaub an einem Stück bewilligt. In kleineren Firmen wäre das oft gar nicht umzusetzen. Die Rechtsprechung versteht einen Zeitraum von zwei Wochen als zusammenhängenden Urlaub. Der Arbeitnehmer kann folglich von seinem Arbeitgeber verlangen, dass er ihm einmal pro Jahr zwei Wochen Urlaub am Stück gibt.
  3. Grundsätzlich darf der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nicht vorschreiben, wann er seinen Urlaub nehmen muss. Eine Ausnahme gilt aber bei Betriebsferien. Ordnet der Arbeitgeber Betriebsferien an, ist das nämlich zulässig. Allerdings dürfen die Betriebsferien nicht den gesamten Urlaubsanspruch einnehmen. Aus Sicht der Rechtsprechung sind drei Wochen Betriebsferien erlaubt. Hintergrund hierzu ist, dass die meisten Arbeitnehmer sechs Wochen Urlaub pro Jahr haben. Folglich verbrauchen sie die Hälfte des Jahresurlaubs für die Betriebsferien und können die andere Hälfte dann frei planen.

Hat der Arbeitnehmer seinen Job erst kürzlich angetreten, erwirbt er mit jedem Monat einen anteiligen Anspruch auf den Jahresurlaub. Arbeitet er beispielsweise sechs Tage die Woche und beläuft sich der Urlaubsanspruch auf 36 Tage, erwirbt er mit jedem Monat Anspruch auf drei Urlaubstage.

Allerdings kann er seinen Urlaub erst dann nehmen, wenn er seit sechs Monaten für seinen Arbeitgeber tätig ist. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer zwar auch schon vor Ablauf der sechs Monate Urlaub geben. Einen Anspruch darauf hat der Arbeitnehmer aber nicht. Und wenn das Arbeitsverhältnis vor Ablauf der sechs Monate wieder endet und der Arbeitnehmer bis dahin noch keinen Urlaub hatte, wird ihm der bis dahin erworbene Urlaubsanspruch ausbezahlt.

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