Urlaub beantragen – Infos, Tipps und Vorlage, Teil 2

Urlaub beantragen – Infos, Tipps und Vorlage, Teil 2

Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf bezahlten Urlaub. Doch bevor es in die Ferien gehen kann, muss der Urlaub beantragt und genehmigt werden.

Auch wenn der Arbeitnehmer seinen Job wirklich gerne macht, tut Urlaub gut. Und jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub.

Das ist gesetzlich so geregelt. Allerdings muss sich der Arbeitnehmer mit seinem Arbeitgeber absprechen, wann es in den Urlaub gehen soll. In sehr vielen Betrieben muss der Arbeitnehmer dafür einen Urlaubsantrag einreichen.

Gerade was den Urlaub und den Urlaubsantrag angeht, bestehen aber oft viele Unsicherheiten. Wir haben deshalb in einem ausführlichen Ratgeber Infos und Tipps zu diesem Thema zusammengestellt. Dabei ging es im 1. Teil um den Urlaubsanspruch und die Frage, wann der Arbeitnehmer Urlaub nehmen kann.

Jetzt, im 2. Teil, steht der Urlaubsantrag im Mittelpunkt:

 

Wann und wie muss der Arbeitnehmer seinen Urlaubsantrag stellen?

Zu welchem Zeitpunkt und in welcher Form der Arbeitnehmer Urlaub beantragen muss, richtet sich nach den Regelungen im Betrieb. In einigen Firmen genügt es, wenn der Arbeitnehmer seinen Chef mündlich über seine Urlaubswünsche informiert.

Vor allem in kleinen Betrieben ist das oft gängige Praxis. In anderen Unternehmen reicht als Urlaubsantrag eine kurze Notiz aus. Darauf vermerkt der Arbeitnehmer, wann er gerne Urlaub möchte. Die Notiz legt er dann entweder seinem Chef ins Fach oder gibt sie bei demjenigen ab, der für die Personaleinsatzplanung zuständig ist. In größeren Firmen gibt es aber mitunter spezielle Formulare. Möchte der Arbeitnehmer Urlaub beantragen, muss er das Antragsformular ausfüllen und einreichen.

In sehr vielen Betrieben ist es außerdem üblich, dass der Arbeitnehmer seine Urlaubsplanung für das Jahr schon zu Jahresbeginn abgibt. Der Arbeitgeber kann dadurch die Urlaubszeiten seiner Mitarbeiter schon einmal ungefähr einplanen. Ungefähr deshalb, weil die Urlaubsplanung nicht in Stein gemeißelt ist, sondern im Jahresverlauf natürlich noch verändert werden kann.

Zudem muss der Arbeitnehmer bei seiner jährlichen Urlaubsplanung nicht den gesamten Urlaub planen. Denn in erster Linie geht es um die längeren Urlaubszeiten. Ein paar Tage Urlaub als Reserve kann der Arbeitnehmer außen vor lassen und dann zwischendurch nehmen.

 

Wie kann der Arbeitnehmer seinen Urlaubsantrag begründen?

Der Arbeitnehmer muss seinem Arbeitgeber nicht mitteilen, warum er gerne Urlaub möchte. Bezahlter Urlaub steht ihm schließlich zu und durch seinen Urlaubsantrag macht der Arbeitnehmer lediglich von seinem Anspruch auf bezahlten Urlaub Gebrauch. Grundsätzlich reicht es also völlig aus, wenn der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber mitteilt, dass und wann er Urlaub will.

Allerdings kann es sinnvoll sein, anzugeben, was der Arbeitnehmer vorhat und warum er folglich zum entsprechenden Zeitpunkt Urlaub bräuchte. Denn durch die Begründung hat der Arbeitnehmer möglicherweise bessere Chancen darauf, dass sein Urlaubsantrag genehmigt wird.

Das gilt vor allem dann, wenn der Arbeitnehmer seinen Urlaub recht kurzfristig beantragt oder wenn er einen Zeitraum gewählt hat, in dem auch andere Kollegen gerne Urlaub möchten. Je nach Urlaubsgrund kann es außerdem sein, dass der Arbeitnehmer Anspruch auf Sonderurlaub hat. In diesem Fall hat er bezahlte Freizeit, verbraucht aber weniger seiner Urlaubstage.

Nun stellt sich jedoch die Frage, welche Gründe der Arbeitnehmer anführen kann, um seinen Urlaubsantrag zu erklären. Möglich ist beispielsweise folgendes:

  • Hochzeit: Für seine eigene Hochzeit wird der Arbeitnehmer sicher frei bekommen. Und auch wenn es nach der Hochzeitsfreier in die Flitterwochen geht, wird der Arbeitgeber den Urlaubsantrag mit großer Wahrscheinlichkeit genehmigen.
  • Nachwuchs: Erwartet der Arbeitnehmer Nachwuchs oder wurde sein Kind gerade geboren, sollte er seinen Urlaubsantrag damit begründen. Der Arbeitgeber wird Verständnis dafür haben, dass der Arbeitnehmer die ersten Tage zusammen mit seiner frischgebackenen Familie verbringen möchte.
  • Familienfeier: Steht eine große, wichtige Familienfeier an, kann er Arbeitnehmer das seinem Arbeitgeber mitteilen. Vor allem bei nahen Verwandten wird sich bestimmt eine Möglichkeit finden, um dem Arbeitnehmer frei zu geben.
  • Beerdigung: Ist ein Verwandter oder eine Person aus dem nahen Umfeld des Arbeitnehmers gestorben, wird der Arbeitnehmer für die Beerdigung frei bekommen. Ob er zusätzlichen Urlaub bekommt, hängt von den Umständen ab. Je enger das Verhältnis zum Verstorbenen war und je weiter entfernt die Trauerfeier stattfindet, desto eher wird der Urlaubsantrag bewilligt. Das gilt auch dann, wenn die Personaldecke eigentlich schon ziemlich dünn ist.
  • Klassentreffen: Ein Klassentreffen kann ebenfalls ein guter Grund für den Wunsch nach Urlaub sein. Ist es machbar, wird der Arbeitgeber den Antrag genehmigen. Denn auch der Arbeitgeber weiß, dass ein Klassentreffen ein schönes Ereignis ist, aber nur alle paar Jahre stattfindet.
  • Umzug: Nach Feierabend oder am Wochenende umzuziehen, kann ganz schön an die Substanz gehen. Da der Arbeitgeber möchte, dass sein Arbeitnehmer fit zur Arbeit erscheint, wird er ihm für seinen Umzug nach Möglichkeit freigeben.
  • Familienurlaub: Hat der Arbeitnehmer schulpflichtige Kinder und möchte er die Ferien zusammen mit seiner Familie verbringen, sollte er das im Urlaubsantrag angeben. Gleiches gilt, wenn die Verwandtschaft weiter weg wohnt und der Arbeitnehmer beispielsweise über Feiertage zu seiner Familie reisen möchte. Oder wenn die Verwandtschaft zu Besuch kommt. Gerade in Zeiten, in denen viele Mitarbeiter frei möchten, kann das die Chancen auf die Genehmigung des Urlaubs deutlich erhöhen.
  • Resturlaub: Ein guter Urlaubsgrund ist, dass noch recht viel Urlaub übrig ist. Konnte der Arbeitnehmer seinen Urlaub bisher nicht nehmen und nähert sich allmählich das Jahresende oder der 31. März, müsste der Arbeitgeber den nicht verbrauchten Urlaub auszahlen. Die Vergütung des Urlaubsanspruchs ist vom Gesetzgeber aber nur als Notlösung gedacht, wenn es gar nicht anders geht.
  • Überarbeitet: Ist in den vergangenen Wochen viel Arbeit angefallen, hatte der Arbeitnehmer kaum frei oder haben sich auf seinem Konto viele Überstunden angesammelt, kann er als Grund angeben, dass er sich erholen möchte. Genau dafür ist der Urlaub nämlich gedacht. Und der Arbeitgeber wird dem Arbeitnehmer lieber eine Auszeit gönnen, als zu riskieren, dass der Arbeitnehmer so überarbeitet ist, dass ihm Fehler unterlaufen oder er gar krank wird.
  • Brückentag: Möchte der Arbeitnehmer auch einmal zu den Mitarbeitern gehören, die Brückentage geschickt nutzen, um auf diese Weise ein paar zusätzliche Urlaubstage herauszuholen, kann er genau das in seinen Urlaubsantrag schreiben. Es kann gut sein, dass der Arbeitgeber die offene und ehrliche Begründung mit der Genehmigung des Urlaubsantrags honoriert.

Dass der Arbeitnehmer bereits eine Reise gebucht hat, ist hingegen kein triftiger Grund. Denn es ist seine Entscheidung und am Ende auch sein Problem, wenn er schon bucht, obwohl er noch gar nicht weiß, ob sein Urlaubsantrag überhaupt genehmigt wird. Und: Es versteht sich von selbst, dass der Arbeitnehmer bei seiner Begründung bei der Wahrheit bleiben muss. Er sollte keine Verwandten oder Ereignisse erfinden, nur damit er Urlaub bekommt. Fliegt der Schwindel auf, droht nämlich mächtig Ärger.

Wie schnell muss über den Urlaubsantrag entschieden werden?

Wie viel Zeit sich der Arbeitgeber für die Entscheidung über einen Urlaubsantrag lassen kann, ist gesetzlich nicht geregelt. Allerdings kann in einer Betriebsvereinbarung oder im geltenden Tarifvertrag eine Frist für die Bearbeitung von Urlaubsanträgen festgelegt sein.

Ansonsten gilt, dass der Arbeitgeber dazu angehalten ist, dem Arbeitnehmer zeitnah mitzuteilen, ob er seinen Urlaub bekommt. Zeitnah heißt eine bis zwei Wochen.

Hat der Arbeitnehmer nach zwei Wochen noch keine Antwort, sollte er nachfragen. Denn ein Urlaubsantrag, der (bislang) nicht genehmigt ist, kommt einem abgelehnten Urlaubsantrag gleich. Seinen Urlaub antreten, kann der Arbeitnehmer aber erst und nur dann, wenn er das Okay seines Arbeitgebers hat.

Er sollte auf keinen Fall auf die Idee kommen, den Urlaub eigenmächtig anzutreten, ohne die Entscheidung seines Arbeitgebers abzuwarten. Ebenso sollte er sich keinesfalls krankmelden, um doch frei zu haben, wenn sein Urlaubsantrag abgelehnt wurde. In beiden Fällen riskiert er nämlich eine außerordentliche, fristlose Kündigung.

Hat der Arbeitgeber den Urlaubsantrag genehmigt, kann der Arbeitnehmer seinen Urlaub hingegen ruhig planen. Ein bereits genehmigter Urlaub kann nämlich nur dann noch widerrufen werden, wenn ein sehr dringender betrieblicher Grund gegeben ist und der Arbeitnehmer seinen Urlaub noch nicht angetreten hat.

Passiert das und hatte der Arbeitnehmer eine Reise gebucht, kann er von seinem Arbeitgeber die Erstattung der Stornokosten verlangen. Denn durch den Widerruf des Urlaubs hat der Arbeitgeber die Stornokosten überhaupt erst verursacht.

 

Urlaub beantragen – allgemeine Vorlage für den Antrag

 

Name des Arbeitnehmers
Anschrift

Personalnummer: _________________________

 

Hiermit beantrage ich vom __________ bis einschließlich zum __________ Urlaub. Das entspricht _____ Urlaubstagen.

Begründung: … (Hier kann der Arbeitnehmer begründen, warum er Urlaub möchte, z.B. so: Mein Badezimmer muss dringend renoviert werden. Ich habe hierfür zwar Handwerker beauftragt, möchte die Arbeiten aber gerne beaufsichtigen.) …

 

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Ort, Datum                                         Unterschrift

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