10 Tipps für einen aufgeräumten Schreibtisch
Es gibt Leute, die gerne erklären, dass sie das kreative Chaos brauchen, um so richtig leistungsfähig zu sein. Andere verweisen auf die großen Papierstapel, die bereits auf ihrem Schreibtisch liegen, wenn sie Aufgaben nicht rechtszeitig fertig gestellt haben oder neue Aufgaben ablehnen möchten. Tatsächlich ist es aber so, dass ein aufgeräumter Schreibtisch die Konzentration fördert. Andernfalls befasst sich das Gehirn nämlich unbewusst ständig mit der Unordnung, die einen umgibt.
Außerdem macht es einfach einen besseren Eindruck, wenn der Arbeitsplatz Struktur hat und ordentlich aussieht. Doch wie verschwindet das Chaos?
Hier sind zehn Tipps für einen aufgeräumten Schreibtisch!:
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Inhalt
Die Sichtweise ändern
Um die nötige Motivation zum Aufräumen zu finden, hilft es oft, eine andere Perspektive einzunehmen. Angenommen, man selbst wäre ein Kunde oder der Chef, welchen Eindruck würde der Arbeitsplatz dann auf einen machen? Welche Reaktionen gäbe es wohl, wenn ein Foto vom Schreibtisch in den sozialen Medien veröffentlicht würde? Ein anderer Blickwinkel trägt dazu bei, die Dinge aufzuspüren, die das Gesamtbild stören.
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Eine Grundordnung schaffen
Ein Haufen mit Papieren und Notizzetteln, daneben Aktenberge und Ordner, darunter Schreibutensilien und irgendwo dazwischen die leere Kaffeetasse: Je größer das Chaos ist, desto schwerer wird es, sich einen Überblick zu verschaffen und wieder Struktur hineinzubringen.
Wichtig ist deshalb, eine Grundordnung zu etablieren und diese dann auch beizubehalten. Dazu gehört zum Beispiel, Ablagen zu verwenden und die Dokumente darin nach Datum, Thema oder Dringlichkeit einzusortieren. Außerdem sollten die Papiere regelmäßig durchgeschaut und ausgemistet werden.
Kaffeeflecken und andere Spuren werden direkt weggewischt, noch bevor sie eintrocknen. Und was nicht benötigt wird, muss auch nicht auf dem Schreibtisch gelagert werden.
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Gruppen bilden
Ist die Tischfläche sauber, bietet es sich an, die Gegenstände thematisch anzuordnen. So finden der Notizblock und der Becher mit den Stiften zum Beispiel ihren Platz direkt neben dem Telefon, während der Locher neben den Aktenordnern steht.
Auf diese Weise entsteht nicht nur eine übersichtliche Ordnung. Stattdessen werden die Abläufe auch beschleunigt, weil nicht jedes Mal erst herumgesucht werden muss.
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Ablegen mit System
Im Zuge der Grundordnung sollte auch gleich ein Ablagesystem etabliert werden, das für Übersicht sorgt. Damit ist aber nicht gemeint, dass einfach nur mehrere Papierstapel nebeneinander aufgetürmt werden, die es nach und nach abzuarbeiten gilt.
Stattdessen sollte es Ablagefächer, Ordner oder Mappen geben. Jedes Dokument, das auf den Schreibtisch gelangt, wird dann gleich dort einsortiert, wo es hingehört. Das vermeidet einerseits erneutes Chaos und sorgt andererseits dafür, dass immer klar ist, wo sich was befindet.
Eine bewährte Faustregel in diesem Zusammenhang besagt, dass Dinge, soweit möglich, nur einmal in die Hand genommen werden sollten. Kleinigkeiten wie ein Anruf oder eine E-Mail können direkt erledigt und danach abgehakt werden. Größere Aufgaben sollten mit einem Griff zur Hand sein.
Denn es ist überaus nervig und zeitaufwendig, die vielen Papierstapel komplett durchzuschauen, um das benötigte Dokument zu finden. Hier zahlt sich das Ablagesystem dann wieder aus.
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Einheitlich beschriften
Aktenordner und andere Ablagesysteme sollten einheitlich gestaltet sein. Das heißt natürlich nicht, dass Ordner in unterschiedlichen Farben tabu sind. Nur sollte das Design einem System folgen. Denn eine bunte Mischung aus Mappen, Ordnern und Schriftzügen lässt schnell ein zu unruhiges Bild entstehen, das es zudem unnötig schwer macht, sich flott zurechtzufinden.
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Eine beschreibbare Unterlage nutzen
Im Verlauf des Tages kommt es immer mal wieder vor, dass auf die Schnelle Notizen gemacht werden wollen. Oft landen diese dann auf irgendeinem Stück Papier, das gerade zur Hand ist.
Oder die Notiz kommt auf einen Klebezettel, der sich anschließend zu all den anderen Klebezetteln gesellt, die bereits um den Bildschirm herum oder an Ordnern haften. Dass bei einer solchen Zettelwirtschaft gerne mal ein paar Notizen abhanden kommen oder einfach in Vergessenheit geraten, ist kein Wunder.
Abhilfe schafft eine Schreibtischunterlage, die beschriftet werden kann. Die Fläche ist groß genug, um den Notizen eines Tages Platz zu bieten. Vor dem Feierabend können die Vermerke dann durchsortiert werden. Was erledigt ist, wird dabei durchgestrichen.
Notizen für spätere Aufgaben oder Termine kommen ordentlich in den Kalender. So ist sichergestellt, dass nichts mehr untergeht. Und die Fläche für den nächsten Arbeitstag ist wieder frei.
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Ausmisten
Das beste Ordnungssystem hält nicht lange an, wenn immer nur Neues dazukommt. Mindestens einmal pro Woche sollte der Schreibtisch daher entrümpelt werden. Doppelte Kopien, abgearbeitete Notizen, kaputte Stifte, Werbung und andere Dinge, die überflüssig sind, wandern in den Mülleimer.
Übrigens tun solche Aufräumaktionen auch dem Computer gut. Werden alte Dateien auf einen externen Datenträger übertragen und unnötiger Datenmüll gelöscht, wird Speicherplatz frei und der digitale Arbeitsplatz gewinnt an Übersichtlichkeit.
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Arbeit und Privates trennen
Natürlich darf auf dem Schreibtisch auch der eine oder andere private Gegenstand stehen. Doch Fotos von der Familie, Schnappschüsse aus dem Urlaub oder Bastelarbeiten der Kinder sollten mit Bedacht ausgewählt werden.
Der Schreibtisch ist nun einmal keine persönliche Galerie, sondern in erster Linie der Arbeitsplatz. Außerdem müssen weder die Kollegen und der Chef noch Kunden und andere Besucher zu tiefe Einblicke ins Privatleben bekommen.
Im Home-Office sollte etwa bei Videokonferenzen auch der Hintergrund im Blick bleiben. Schließlich wirkt es seltsam, wenn sich gleich hinter dem Schreibtischstuhl die Spielsachen der Kinder, Bügelwäsche oder leere Weinflaschen von der letzten Party stapeln.
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Für Atmosphäre sorgen
Das Licht, die Geräuschkulisse und die Luft im Raum beeinflussen die Leistungsfähigkeit. Optimal ist, wenn der Schreibtisch in der Nähe eines Fensters steht. So ist für Tageslicht gesorgt und das Fenster kann zum Lüften jederzeit geöffnet werden. Den Blick zwischendurch kurz nach draußen schweifen zu lassen, ist außerdem wie eine Mini-Pause.
Wer kein Fenster in der Nähe hat, sollte auf eine gute Ausleuchtung achten. Ein, zwei Zimmerpflanzen schaffen Ambiente und verbessern die Raumluft. Auch ein schönes Wandbild oder ein Fotokalender kann inspirieren. Wichtig ist aber, dass die Deko nicht überhand nimmt, Platz raubt und die Konzentration stört.
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Abends für den nächsten Tag aufräumen
Nach Feierabend sollte es zur Routine werden, die Spuren des Tages zu beseitigen. Dadurch wird es einfacher, am nächsten Tag einzusteigen und sich gut strukturiert an die Arbeit zu machen.
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Thema: 10 Tipps für einen aufgeräumten Schreibtisch
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Ich habe bemerkt, dass ich mich immer mal wieder mit Kleinigkeiten, die auf dem Schreibtisch herumliegen, beschäftigte und mich somit unnötigerweise ablenke.
Aufgrund dieses Artikels habe ich vorgestern meinen Schreibtisch komplett aufgeräumt, sodass darauf nur noch der Bildschirm und die Peripherie des Computers steht (Tastatur & Maus) und schon bin ich wesentlich konzentrierter!