Einen Brief richtig beschriften – so geht’s, Teil 1
Heutzutage wird viel über digitale Wege kommuniziert. Trotzdem hat der klassische Brief noch längst nicht ausgedient. Denn es gibt Inhalte und Dokumente, die nicht am Telefon übermittelt oder per E-Mail verschickt werden können. Das betrifft offizielle Schreiben genauso wie die persönliche Privatpost. Sind die Unterlagen fertig, kommen sie in einen Briefumschlag.
Je nach Format und Umfang kann das ein normales Kuvert oder eine Versandtasche sein. Anschließend muss der Briefumschlag gut lesbar adressiert werden. Zum Schluss wird noch die Briefmarke aufgeklebt und dann kann sich der Brief auch schon auf den Weg zum Empfänger machen.
Damit das Schreiben sein Ziel sicher und zeitnah erreicht, ist aber wichtig, den Brief richtig zu beschriften. Und dabei gibt es einige Dinge zu beachten.
In einem zweiteiligen Ratgeber haben wir alles Wissenswerte rund ums Adressieren zusammengestellt:
Inhalt
Einen Brief richtig beschriften – die Grundregeln
In den Briefzentren werden die Briefe automatisch sortiert. Damit die Schreiben maschinell ausgelesen, zugeordnet und verteilt werden können, sollte der Absender folgende grundlegenden Punkte beachten:
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Beschriftet wird immer nur die Vorderseite des Briefumschlags. Die Rückseite bleibt leer.
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Die Absenderadresse steht in der Ecke links oben.
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Die Anschrift des Empfängers gehört in die rechte, untere Hälfte des Umschlags.
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Briefmarken und andere Frankierformen wie zum Beispiel ein Stempel kommen in die rechte obere Ecke.
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Aufkleber, Aufdrucke, Verzierungen und Ähnliches, die mit Briefmarken, postalischen Labeln oder Vermerken verwechselt werden könnten, sollten auf dem Umschlag nicht vorhanden sein.
Hält der Absender diese Grundregeln ein, sind die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass die Sortiermaschinen den Brief verarbeiten können. Und das ist deshalb ein Vorteil, weil der Brief den Empfänger so schneller erreicht.
Ist ein Brief nicht maschinell auslesbar, muss das Versandunternehmen den Umschlag manuell sortieren. Allerdings nimmt das mehr Zeit in Anspruch und in der Folge kann der Brief länger unterwegs sein.
Die Anschrift des Empfängers richtig notieren
Die Gestaltung der Adresse ist in DIN-Vorgaben definiert. Demnach werden der Name und die Anschrift linksbündig angeordnet. Für die gesamte Anschrift wird die gleiche Schriftart und Schriftgröße verwendet. Auch der Zeilenabstand innerhalb der Anschrift sollte einheitlich sein. Leerzeilen gibt es keine.
Die Beschriftung sollte der Absender mit einer dunklen Farbe auf einem hellen, einfarbigen Untergrund vornehmen. Auf Fettdruck, Unterstreichungen und andere Hervorhebungen sollte er verzichten. Genauso sollte er die Anschrift nicht in einen Rahmen setzen.
Auf dem Briefumschlag muss der Abstand zwischen der Anschrift und dem linken, unteren und rechten Kuvertrand mindestens 15 mm betragen. Vom oberen Rand muss die Anschrift mindestens 40 mm entfernt sein.
Wie die einzelnen Elemente auf dem Umschlag angeordnet werden, schauen wir uns im 2. Teil des Ratgebers genauer an. Jetzt kümmern wir uns erst einmal um die Angaben, die zur Empfängeranschrift gehören.
Die Hausanschrift
Schickt der Absender seinen Brief an eine Hausanschrift, besteht die Adresse aus dem Namen des Empfängers, der Straße mit Hausnummer, der Postleitzahl und dem Ort.
Geht das Schreiben an einen Ansprechpartner in einem Unternehmen, einem Amt oder einer Behörde, kann der Absender zwischen zwei Reihenfolgen auswählen. Gibt er zuerst den Namen der Firma oder Behörde an und setzt den Namen des Ansprechpartners in die Zeile darunter, erreicht das Schreiben den Ansprechpartner.
Ist dieser aber zum Beispiel gerade im Urlaub, krank oder aus anderen Gründen längere Zeit nicht da, darf auch ein anderer Mitarbeiter den Brief bearbeiten. Der früher übliche Hinweis “zu Händen” ist inzwischen nicht mehr notwendig. Im Unterschied dazu ist das Schreiben ausschließlich für den Ansprechpartner bestimmt, wenn sein Name an erster Stelle steht. Eine andere Person darf den Brief nicht öffnen.
Bei einer Adresse, die neben der Stadt auch einen Ortsteil enthält, fügt der Absender den Namen des Ortsteils zwischen den Empfängernamen und die Straße ein. Der Ortsteil steht also direkt unter dem Namen des Empfängers und nicht neben der Stadt.
Auf dem Briefumschlag sieht eine Hausadresse folglich so aus:
| Name des Empfängers oder Firmenname
Ansprechpartner Ortsteil Straße Hausnummer Postleitzahl Ort |
Einzelne Angaben davon, die der Absender in seinem Fall nicht braucht, lässt er einfach weg. Die restlichen Zeilen zieht er dann zusammen und ordnet sie direkt untereinander an.
Die Postfachadresse
Bei einer Postfachadresse fallen die Straße und die Hausnummer weg. Sie werden durch den Vermerk “Postfach” und die Nummer des Postfachs ersetzt. Einen Ortsteil muss der Absender bei einer Postfachadresse grundsätzlich nicht angeben. Denn die Postfächer befinden sich meist an einer zentralen Stelle, die zum Teil ihre eigene Postleitzahl hat.
Beim Beschriften des Briefes setzt der Absender alle Angaben wieder ohne Leerzeilen dazwischen untereinander:
| Name des Empfängers
Postfach 12 34 56 Postleitzahl Ort |
Eine Packstation als Adresse
Eine Packstation ist zwar in erster Linie für Päckchen und Pakete gedacht. Doch der Empfänger kann sich hierhin auch Großbriefe, Maxibriefe und Bücher-/Warensendungen zustellen lassen.
Ähnlich wie beim Postfach hat der Empfänger seine eigene Postnummer. Zusätzlich dazu muss der Absender die Nummer der Packstation angeben.
In die erste Zeile der Anschrift setzt der Absender den Empfängernamen. Darunter folgt die Postnummer des Empfängers als Ziffer. In der nächsten Zeile steht der Hinweis „Packstation“ und deren Nummer. Zum Schluss folgen noch die Postleitzahl und der Ort.
Auf der Versandtasche sieht das Ganze dann so aus:
| Name des Empfängers
12345678 Packstation 000 Postleitzahl Ort |
Im 2. Teil schauen wir uns an, wie Briefe beschriftet werden, die ins Ausland gehen. Außerdem erklären wir die Aufteilung des Briefumschlags in die Zonen für die Absenderadresse, die Empfängeranschrift und die Frankierzone.
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Thema: Einen Brief richtig beschriften – so geht’s, Teil 1
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