Tipps und Infos zu Spendenbriefen

Tipps und Infos rund um gelungene Spendenbriefe 

Der Spendenbrief ist natürlich eines der wichtigsten Elemente bei einer geplanten Spendenaktion. Schließlich ist der Spendenbrief das Schreiben, durch das sich die Organisation an einen potenziellen Spender wendet, um ihn um seine Mithilfe zu bitten und ihn gleichzeitig mit allen benötigten Informationen über die geplante Aktion zu versorgen.

Aber damit der Spendenbrief die gewünschte und erhoffte Aufmerksamkeit erhält, muss das Gesamtpaket stimmen, sowohl optisch als auch inhaltlich. 

 

Die wichtigsten Tipps und Infos rund um gelungene Spendenbriefe und was ansonsten zu dem Gesamtpaket dazugehört, erklärt die folgende Übersicht: 

Die Bestandteile des Gesamtpakets

Ein interessant gestalteter und ansprechend formulierter Spendenbrief ist natürlich einer der Schlüssel zu einer erfolgreichen Spendenaktion. Aber zunächst einmal muss ein potenzieller Spender dazu gebracht werden, den Spendenbrief überhaupt zu lesen.

Entscheidend ist daher das Gesamtpaket, zu dem neben dem Spendenbrief auch ein ansprechender Briefumschlag und ein Überweisungsträger gehören. Weitere mögliche Bestandteile, die nicht unbedingt enthalten sein müssen, sich in der Praxis aber bewährt haben, sind zusätzliche Informationen zu der Organisation sowie ein kleines Geschenk.

Das Gesamtpaket wird bei einer Spendenaktion an alle Empfänger in gleicher Form verschickt, an Unternehmen, Sponsoren und Bekannte somit genauso wie an unbekannte Personen.  

Der Briefumschlag

Damit der Empfänger, der zunächst nur den Briefumschlag sieht, die Sendung nicht für irgendeinen Werbebrief hält und ungeöffnet in den Papierkorb wirft, muss schon der Briefumschlag so gestaltet sein, dass das Interesse des Empfängers geweckt wird.

Das bedeutet, der Empfänger sollte auf den ersten Blick erkennen können, wer der Absender ist und worum es bei der Sendung geht. Bewährt hat es sich daher, einen Briefumschlag zu verwenden, auf dem das Logo, der Slogan der Organisation oder ein thematisch passendes Bild zu sehen ist. Zudem sollte der Umschlag mit einer richtigen Briefmarke frankiert sein, denn solche Briefe werden eher geöffnet als maschinell gestempelte Sendungen.  

Der Spendenbrief

Das Herzstück des Gesamtpakets ist der Spendenbrief. Dieser muss zunächst optisch zu der Organisation passen, also so gestaltet sein, dass die Organisation sofort erkennbar ist. Ein kleines, aber wichtiges Detail in diesem Zusammenhang ist auch das Papier. Engagiert sich die Organisation beispielsweise im Bereich Umwelt- und Naturschutz, sollte sie unbedingt umweltfreundliches Recyclingpapier verwenden, denn ansonsten besteht schnell die Gefahr, unglaubwürdig zu wirken.  

Inhaltlich kennzeichnet sich ein gelungener Spendenbrief zunächst durch eine aussagekräftige Betreffzeile, die nach dem Briefkopf mit Wiedererkennungswert und der richtig geschriebenen Empfängeradresse folgt.

Die Betreffzeile sollte auf den Punkt bringen, um was es bei der Spendenaktion geht, aber gleichzeitig so interessant formuliert sein, dass der Empfänger den Brief lesen möchte. Eine Betreffzeile wie beispielsweise “Spendensammlung zum Schutz der heimischen Wälder” erklärt zwar, um was es geht, klingt aber langweilig. Besser wäre eine Betreffzeile wie beispielsweise “Der Schutz unserer heimischen Wälder geht uns alle an – helfen auch Sie mit?!”.

Ebenso wichtig wie die Betreffzeile ist die persönliche Anrede des Empfängers, nach der dann der eigentliche Text folgt. In der Praxis hat es sich dabei bewährt, im Einleitungssatz auf die letzte Spendenaktion hinzuweisen. So kann geschrieben werden, dass die letzte Aktion ein Erfolg war und den Grundstein gelegt hat, die Arbeit damit aber noch nicht abgeschlossen ist. Der Empfänger erkennt dadurch, dass die Organisation tatsächlich an ihren Zielen arbeitet. Der Brieftext selbst sollte nicht länger sein als eine DIN A4-Seite und in übersichtliche Abschnitte aufgeteilt sein.

Wichtig ist außerdem, dass der Text klar und verständlich geschrieben ist, denn der Empfänger muss den Brief auch dann verstehen können, wenn er weder die Organisation und deren Arbeit noch die Hintergründe für die Spendenaktion kennt. Den Abschluss des Textes bildet die Bitte um die Mithilfe. Hier ist wichtig, dass vermittelt wird, dass wirklich jede Spende willkommen ist und weiterhilft, auch wenn es sich nur um einen kleinen Betrag handelt.

Die Unterschrift unter dem Spendenbrief sollte immer handschriftlich sein. Natürlich muss nicht jeder Spendenbrief von Hand unterschrieben werden, eine gescannte und abgedruckte persönliche Unterschrift reicht aus. Unter der handschriftlichen Unterschrift sollten dann der Vor- und Nachname sowie die Position des Unterschreibenden abgedruckt sein. Sinnvoll ist außerdem, den Brief mit einer PS-Zeile zu beenden, denn oft wird diese Zeile zuerst gelesen.

Die PS-Zeile kann beispielsweise eine Aufforderung, einen Dank oder Kurzinformationen zu vergangenen Aktionen und künftigen Zielen enthalten. Insgesamt sollte die PS-Zeile aber nicht länger sein als zwei Zeilen. 

Der Überweisungsträger, weitere Informationen und ein kleines Geschenk

Es ist eher die Ausnahme, dass jemand spendet, wenn dem Spendenbrief kein Überweisungsträger beiliegt, selbst wenn der Empfänger den beigelegten Überweisungsträger nicht nutzt, sondern online überweist. Auf dem Überweisungsträger sollten alle relevanten Daten bereits aufgedruckt sein, so dass der Empfänger nur noch den Betrag und seine Bankverbindung eintragen muss.   

Mit dem Umschlag, dem Spendenbrief und dem Überweisungsträger sind die wesentlichen Elemente vollständig. Bewährt hat es sich jedoch, wenn die Organisation weitere Informationen in Form von beispielsweise einem Prospekt beilegt, durch den sie sich vorstellt. Um die Glaubwürdigkeit zu erhöhen, sollte sich die Organisation dabei buchstäblich ein Gesicht geben.

Das bedeutet, die Organisation sollte sich mit einem Foto des Vorstandes, der Mitarbeiter oder auch prominenter Paten präsentieren, damit der Empfänger einen Eindruck davon erhält, wer hinter der Organisation steht. Zudem können kleine Geschenke den Anreiz erhöhen, zu spenden. Die Geschenke müssen aber zu dem Thema der Spendenaktion passen und sollten auch wirklich nur sehr klein und kostengünstig sein.

Ansonsten entsteht schnell der Eindruck, dass die Organisation die Spendengelder vor allem für teure Werbekampagnen und nicht für die angekündigten Hilfsleistungen verwendet. So bieten sich im Bereich Umweltschutz beispielsweise Tütchen mit Blumensamen oder Grußkarten mit Naturmotiven an, im Bereich Tierschutz können Aufkleber verschenkt werden und bei Spendenaktionen für die Dritte Welt beispielsweise Freundschaftsbändchen.

Weiterführende Musterbriefe, Briefvorlagen und Ratgeber:

 

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