Tipps beim Schreiben von Briefen

Wichtige Tipps beim Schreiben von Briefen  

Insbesondere Geschäftsbriefe wirken auf den Leser in vielen Fällen sehr aufgesetzt, sehr um einen absolut korrekten Sprachstil bemüht und letztlich voller unpersönlicher, gekünstelter Floskeln.

Selbstverständlich bedeutet das nicht, dass ein Brief im sonst üblichen Stil der gesprochenen Sprache verfasst werden sollte, aber es gibt durchaus Möglichkeiten, auch einen sehr wichtigen Brief etwas persönlicher und insgesamt moderner zu gestalten.

 

 Hier dazu die wichtigsten Tipps und Tricks:

•        Kein Amtsdeutsch.

Es ist nicht notwendig, auf hochtrabende Ausdrücke zurückzugreifen. Sehr viel freundlicher klingt es, wenn einfache, deutliche Aussagen verwendet werden, die dem heutigen Sprachgebrauch entsprechen.

Anstelle von Formulierungen wie “bezugnehmend auf Ihr Schreiben vom…” kann ebenso auf ein sehr viel modernes “Vielen Dank für Ihr Schreiben vom…” ausgewichen werden, denn die Aussage bleibt letztlich gleich. Allerdings haben umgangsprachliche Ausdrücke auch in einem modernen Geschäftsbrief nichts zu suchen.

•        Ziele und Vorteile.

Durch den Brief sollte deutlich werden, welche Absicht der Absender verfolgt und welche konkreten Vorteile er bieten kann. Dabei gilt der Tipp, dass in einem Brief nicht mehr als drei Ziele enthalten sein sollten, diese jedoch klar und unmissverständlich.

•        Keine Bandwurmsätze.

Zu lange, ineinander verschachtelte Sätze stören den Lesefluss und neigen gerne dazu, unverständlich zu werden. Daher sollten Sätze im günstigsten Fall aus 14 bis 19 Wörtern, jedoch auf keinen Fall aus mehr als 35 Wörtern bestehen. Für klare, deutliche Aussagen ist es ratsam, einen sehr langen Satz lieber in mehrere kurze Sätze aufzuteilen.

•        Direkte Anrede.

Grundsätzlich sollte der Leser immer wieder direkt angesprochen werden, denn dies klingt schlichtweg sehr viel persönlicher. Insofern kann ein “Die von Ihnen angeforderten Informationen lassen wir Ihnen hiermit zukommen.” getrost durch “Sie finden in der Anlage die angeforderten Informationen, Herr/Frau…” ersetzt werden.

•        Aktiv schreiben.

Sätze, die in der aktiven Form formuliert sind, wirken weitaus weniger kompliziert. Zudem ist es sinnvoll, komplexe Konstruktionen durch einfache Worte aufzulösen.

So klingt “Daher bieten wir Ihnen an,… Den Auftrag werden wir in voraussichtlich zwei Wochen abschließen können.” wesentlich unkomplizierter als “Daher möchten wir Ihnen das folgende Angebot unterbreiten… Die Fertigstellung des Auftrags kann aller Voraussicht nach in zwei Wochen erfolgen.”

•        Kein Konjunktiv.

Ähnlich wie für Bewerbungen gilt auch für Briefe, dass der Konjunktiv vermieden werden sollte. Dies hat den einfachen Grund, dass sich die Firma nicht freuen würde, einen Kunden erneut begrüßen zu können, sondern sich freut, ihn in Kürze erneut zu begrüßen.

•        Positive Aussagen.

Grundsätzlich sollte immer versucht werden, positive Formulierungen zu finden, weil diese sich einfach besser lesen. Anstatt “leider können wir die Ware erst nächste Woche ausliefern” , liest sich ein “die Ware werden wir nächste Woche ausliefern” wesentlich angenehmer.

•        Überflüssiges Streichen.

Es ist nicht notwendig, mit Füllwörtern oder unnötigen Doppelaussagen zu arbeiten. So reicht es beispielsweise aus, zu schreiben, “der Warenwert beläuft sich auf xx Euro”, ein “der Warenwert beläuft sich auf eine Gesamtsumme in Höhe von xx Euro.” ist überflüssig.

•        PS.

Ein guter Tipp ist, wichtige Informationen in das PS zu schreiben oder Kernaussagen dort zu wiederholen, denn das PS wird grundsätzlich immer gelesen, selbst beim bloßen Überfliegen eines Briefes und sehr häufig sogar noch vor dem eigentlichen Text.

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