Die Mahnung – Formulierungsbeispiele und Vorlagen

Aktuelle Infos zur Mahnung, mit Formulierungsbeispielen und Vorlagen  

Wurde eine bestellte Ware geliefert, ein erteilter Auftrag ausgeführt oder eine anderweitige Leistung erbracht, wird die Leistung entsprechend in Rechnung gestellt.

Die Rechnung hat dabei zwei wesentliche Funktionen. Zum einen dokumentiert die Rechnung, dass eine Forderung in der benannten Form besteht. Zum anderen fordert der Gläubiger den Schuldner durch die Rechnung dazu auf, die vereinbarte Zahlung zu leisten.

Bezahlt der Schuldner die Rechnung nicht, kann der Gläubiger seine Forderung durchsetzen. Meist wird der Gläubiger dabei zunächst auf die Mahnung zurückgreifen. Aber was ist eine Mahnung eigentlich genau, welche Folgen hat sie und welche formalen Vorgaben gelten für sie?

Die folgende Übersicht fasst die wichtigsten
Infos rund um die Mahnung zusammen:
 
 

Was ist eine Mahnung?

Eine Mahnung ist die eindeutige und unmissverständliche Aufforderung an den Schuldner, die Leistung, die er dem Gläubiger schuldet, zu erbringen. Durch die Mahnung fordert der Gläubiger den Schuldner also auf, die offene Rechnung zu bezahlen. Gleichzeitig setzt der Gläubiger den Schuldner durch die Mahnung in Verzug.

Damit der Verzug eintritt, müssen nämlich zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

1.       Die Forderung muss fällig sein.

Wann eine Forderung fällig ist, ergibt sich aus den Vereinbarungen zwischen dem Gläubiger und dem Schuldner, die beispielsweise durch den Kaufvertrag oder im Rahmen der AGB getroffen wurden. Gibt es keine ausdrücklichen Vereinbarungen zur Fälligkeit, wird die Leistung sofort fällig. Sobald die Fälligkeit gegeben ist, kann der Gläubiger verlangen, dass der Schuldner die Zahlung leistet.

2.       Der Gläubiger muss den Schuldner durch eine Mahnung
unmissverständlich zur Zahlung aufgefordert haben
.

Bezahlt der Schuldner eine Rechnung nicht, obwohl sie bereits fällig war, und reagiert er auch nicht auf eine Mahnung, kommt er in Verzug. Zusätzlich zum ursprünglichen Rechnungsbetrag kann der Gläubiger ab diesem Zeitpunkt den Verzugsschaden, den die verspätete oder bislang nicht erfolgte Zahlung verursacht hat, gegenüber dem Schuldner geltend machen.   

Ist eine Mahnung immer notwendig?

Begleicht der Schuldner eine fällige Forderung nicht, ist grundsätzlich eine Mahnung erforderlich, damit er in Verzug kommt. Allerdings nennt § 286 BGB Ausnahmefälle, bei denen der Verzug auch ohne eine Mahnung eintritt.

Demnach kann unter anderem dann auf eine Mahnung verzichtet werden, wenn:

·         die Fälligkeit nach dem Kalender bestimmt ist oder sich anhand des Kalenders berechnen lässt. Dies ist dann der Fall, wenn ein konkretes Datum als Zahlungsziel vereinbart wurde oder wenn sich das Zahlungsziel aus Angaben wie 10. Kalenderwoche, zwei Wochen nach Lieferung, 30 Tage ab Rechnungsdatum oder innerhalb von sechs Wochen nach Neujahr ergibt. Hat der Schuldner die Rechnung bis zum vereinbarten Zahlungsziel nicht bezahlt, kommt er automatisch in Verzug.

·         der Schuldner die Rechnung 30 Tage nach der Zustellung noch nicht beglichen hat. Ist der Rechnungsempfänger ein Verbraucher, gilt diese Regelung aber nur dann, wenn in der Rechnung auf den automatischen Eintritt von Verzug nach Ablauf der 30-Tages-Frist hingewiesen wurde.

·         der Schuldner selbst den Termin genannt hat, an dem er die Zahlung leisten wird, diesen Termin dann aber doch nicht einhält. Hierbei wird von einer Selbstmahnung des Schuldners gesprochen.

·         der Schuldner endgültig und ernsthaft erklärt hat, dass er die Zahlung nicht leisten wird.

·         der Rechnungsempfänger ein Kaufmann ist und es um die Geltendmachung von Zinsen geht. 

Welche formalen Vorgaben gelten für eine Mahnung?

Die Mahnung ist an keine besondere Form gebunden. Eine schriftliche Mahnung ist somit nicht zwingend notwendig, sondern die Mahnung kann auch mündlich oder durch schlüssiges Handeln erfolgen. Trotzdem sind in der Praxis schriftliche Mahnungen üblich.

In einem Mahnschreiben werden die wesentlichen Rechnungsdaten angegeben, damit der Schuldner eindeutig weiß, auf welche Forderung sich die Mahnung bezieht. Außerdem enthält das Mahnschreiben die unmissverständliche Aufforderung, die fällige Zahlung innerhalb einer bestimmten Frist zu leisten.  

Formulierungsbeispiele für eine Mahnung

Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass eine Forderung mehrfach angemahnt werden müsse. Sofern kein Ausnahmefall gemäß § 286 BGB vorliegt, ist von Gesetzes wegen nur eine einzige Mahnung notwendig. Allerdings entspricht es der kaufmännischen Gepflogenheit, einem Schuldner bis zu drei Mahnschreiben zuzuschicken: 

1. erste Mahnung (Musterbrief Vorlage)

Die erste Mahnung wird vielfach im Stil einer Zahlungserinnerung geschrieben. Das bedeutet, der Schuldner wird an die fällige Rechnung erinnert und höflich, aber trotzdem bestimmt aufgefordert, die Zahlung zu leisten. Häufig wird in der ersten Mahnung noch keine Zahlungsfrist gesetzt und weitere Konsequenzen werden ebenfalls noch nicht angedroht.

Teilweise steht im Betreff des Schreibens auch nicht Mahnung, sondern Zahlungserinnerung. Trotz einer solchen Überschrift bleibt das Schreiben aber eine Mahnung.

Formuliert werden kann eine erste Mahnung beispielsweise so: 

Sehr geehrte/r Frau/Herr ____________________, 

sicherlich haben Sie übersehen, dass  

Rechnungsnummer: __________________________________________
Ware/Leistung: ______________________________________________
Rechnungsdatum: ____________________________________________
Rechnungsbetrag: ____________________________________________ 

am ______________________ fällig war.  

Wir erlauben uns daher, Sie entsprechend zu erinnern und Sie darum zu bitten, den Rechnungsbetrag zeitnah zu begleichen.

Mit freundlichen Grüßen,

Unterschrift  

2. zweite Mahnung (Musterbrief Vorlage)

Reagiert der Schuldner auf die erste Mahnung nicht, erfolgt nach etwa 14 Tagen die zweite Mahnung. Auch dieses Schreiben kann inhaltlich wie eine Zahlungserinnerung formuliert sein. Allerdings enthält das Schreiben nun die ausdrückliche Aufforderung, die geschuldete Leistung zu erbringen. Außerdem wird in aller Regel eine Zahlungsfrist gesetzt.

Hier ein Formulierungsbeispiel: 

Sehr geehrte/r Frau/Herr ____________________, 

leider konnten wir bislang noch keinen Zahlungseingang zu  

Rechnungsnummer: __________________________________________
Ware/Leistung: ______________________________________________
Rechnungsdatum: ____________________________________________
Rechnungsbetrag: ____________________________________________ 

feststellen und auch auf unsere Zahlungserinnerung vom _________________ haben Sie bisher nicht reagiert. 

Wir möchten Sie deshalb noch einmal bitten, Ihrer Zahlungspflicht nachzukommen. Den Eingang des Gesamtbetrags von ___________ € (Rechnungsbetrag + Mahngebühren) erwarten wir bis zum _________________.

Mit freundlichen Grüßen,

Unterschrift  

 

3. dritte Mahnung (Musterbrief Vorlage)

Reagiert der Schuldner auch auf die zweite Mahnung nicht, wird meist weitere 14 Tage später die dritte und letzte Mahnung verschickt. In diesem Schreiben wird der Schuldner ein letztes Mal unmissverständlich dazu aufgefordert, die fällige Zahlung zu leisten. Außerdem wird er auf die möglichen Konsequenzen hingewiesen, falls die Zahlung innerhalb der gesetzten Frist nicht eingehen sollte.

Ein Formulierungsbeispiel kann so aussehen: 

Sehr geehrte/r Frau/Herr ____________________, 

obwohl wir folgende Forderung 

Rechnungsnummer: __________________________________________
Ware/Leistung: ______________________________________________
Rechnungsdatum: ____________________________________________
Rechnungsbetrag: ____________________________________________
Mahngebühren: ______________________________________________ 

nun schon zweimal angemahnt haben, konnten wir bislang weder einen Zahlungseingang verbuchen noch eine anderweitige Reaktion von Ihnen feststellen. 

Wir fordern Sie daher letztmalig auf, den Gesamtbetrag von ___________ € zu begleichen. Sollte der Betrag bis zum ________________ nicht oder nicht vollständig eingegangen sein, werden wir unsere Forderung ohne weitere Ankündigung gerichtlich geltend machen.


Mit freundlichen Grüßen,

Unterschrift

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